e-Tax Invoice by Time Stamp คืออะไร — คู่มือสมัครและใช้งานสำหรับ SME (อัปเดต 2569)
สรุปสั้น
ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice by Time Stamp (ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email) เป็นระบบฟรีของกรมสรรพากรที่ให้ผู้ประกอบการ SME ที่จด VAT และมีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี สามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นไฟล์ทางอีเมลให้ลูกค้า แล้ว CC ไปที่ระบบของ ETDA จะประทับรับรองเวลา ส่งกลับมาให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ใช้เป็นหลักฐานทางภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมายได้ทันที เพื่อนๆ สามารถสมัครได้ฟรี
ระบบนี้เหมาะกับใคร
เหมาะกับ SME ที่ออกใบกำกับภาษีไม่เยอะและไม่อยากลงทุนซอฟต์แวร์ e-Tax เต็มรูปแบบ ซึ่งเงื่อนไขของผู้สมัครคือ ต้องเป็นผู้ประกอบการที่ จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มี รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และ ยังไม่เคยได้รับอนุมัติ ให้จัดทำ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt
ผมคิดว่าจุดเด่นที่เพื่อนๆ ได้รับเลย คือฟรี! เราไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ และไม่ต้องมี Digital Certificate ของตัวเอง เพราะ สพธอ (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA) เป็นผู้ประทับเวลารับรองให้
ดังนั้น ถ้าเพื่อนๆ ออกใบกำกับภาษีวันละไม่กี่ใบ ระบบนี้คุ้มที่สุด แต่ถ้าออกจำนวนมากต่อวัน การส่งทีละฉบับทางอีเมลอาจไม่เหมาะ เราอาจจะต้องพิจารณาระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แบบเต็มแทน
ใบกำกับภาษีต้องเป็นรูปแบบไหน
ต้องเป็นไฟล์ PDF/A-3 ขนาดไม่เกิน 3 MB ต่อหนึ่งอีเมล
อย่าเพิ่งงงกันครับ PDF/A-3 คือมาตรฐาน PDF สำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาว ที่ฝังข้อมูลและฟอนต์ไว้ในไฟล์ทั้งหมด เราสามารถเปิดอ่านได้เหมือนเดิมโดยไม่เพี้ยน ต่างจาก PDF ทั่วไปที่เซฟจาก Word หรือโปรแกรมบัญชีตรงๆ ซึ่ง มักไม่ใช่ PDF/A-3 ดังนั้นต้องตั้งค่าตอน export หรือใช้เครื่องมือแปลงไฟล์ให้เป็น PDF/A-3 ก่อนส่ง นอกจากนี้ ตัวใบกำกับภาษีต้องมีรายการครบตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร (เลขผู้เสียภาษีผู้ขาย-ผู้ซื้อ เลขที่ วันที่ รายการสินค้า มูลค่า VAT ฯลฯ) เหมือนใบกำกับภาษีกระดาษที่เราออกโดยทั่วไปเลยครับ
ขั้นตอนสมัคร ก.อ.01
- เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร หรือไปตาม Link นี้เลยครับ (https://www.rd.go.th/27659.html)
- คลิกที่ “ขอรหัสผ่านใหม่” กรอก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และระบุ อีเมลของกิจการ ที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี (ควรเป็นอีเมลกลางขององค์กร ไม่ใช่อีเมลส่วนตัวพนักงาน) และกดส่งคำขอได้เลยครับ
- ระบบจะส่งอีเมล และมีกระบวนการยืนยันตัวตนตามขั้นตอนที่ระบบกำหนด (รหัส OTP / ยืนยันผ่านอีเมล)
- เมื่อเรายืนยันข้อตกลงเรียบร้อยแล้ว ให้นำส่งแบบ ก.อ.01 ตามแนวทางที่กำหนดได้เลย
- เมื่ออนุมัติแล้ว ทางสรรพากรจะมีจดหมายแจ้งมาให้เราครับ
ขั้นตอนส่งใบกำกับภาษี
- จัดทำใบกำกับภาษีให้ครบถ้วน แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PDF/A-3 (≤ 3 MB)
- เปิดอีเมล แล้วส่งจาก อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ เท่านั้น
- ช่อง To: ใส่อีเมลลูกค้า (ผู้ซื้อ)
- ช่อง CC: ใส่ csemail@etax.teda.th
- แนบไฟล์ใบกำกับภาษี PDF/A-3 แล้วส่ง
- ระบบ สพธอ. จะ ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ลงบนไฟล์ แล้วส่งไฟล์ที่ประทับเวลาแล้วกลับมายังทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ — ไฟล์ฉบับที่มี Time Stamp นี้คือฉบับที่ใช้เป็นหลักฐานทางภาษีและต้องเก็บรักษาไว้
ข้อควรระวัง สำหรับสิ่งที่ผมเจอเอง
- PDF/A-3 คือด่านแรกที่คนพลาดมากที่สุด ตอนแรกผมเซฟ PDF จากโปรแกรมบัญชีตรงๆ แล้วนึกว่าใช้ได้ แต่จริงๆ ไม่ใช่ PDF/A-3 ต้องไปตั้งค่า export หรือแปลงไฟล์ก่อน
- ต้องส่งจากอีเมลที่ลงทะเบียนเท่านั้น ถ้าเผลอส่งจากอีเมลอื่น ระบบจะไม่ประทับเวลาให้นะครับ
- ขนาดไฟล์เกิน 3 MB ส่งไม่ผ่าน โดยเฉพาะถ้าใบกำกับภาษีมีโลโก้หรือรูปความละเอียดสูง ต้องลดขนาดก่อน
- อย่าลืมรอไฟล์ที่ประทับเวลากลับมา ฉบับที่ส่งออกไปเองยังไม่ใช่หลักฐานสมบูรณ์ เพื่อนๆ ต้องเก็บฉบับที่มี Time Stamp ที่ระบบส่งกลับ
- เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบ กฎหมายให้เก็บเอกสารทางภาษีอย่างน้อย 5 ปี เพราะงั้น ผมแนะนำให้ตั้งโฟลเดอร์/ระบบจัดเก็บแยกชัดเจนตั้งแต่วันแรกที่เราเริ่มใช้เลยครับ
บทความนี้อ้างอิงแนวทางของกรมสรรพากร และ สพธอ. (ETDA) ในปี 2569 ตามที่ผมเพิ่งสมัครใช้งานไปนะครับ สำหรับรายละเอียดและเงื่อนไขอาจมีการปรับปรุง ผมแนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่เว็บไซต์กรมสรรพากร (rd.go.th) อีกครั้งครับ
คำถามที่พบบ่อย
ถ้าเราออกใบผิด จะแก้ไข หรือยกเลิกยังไง
จัดทำใหม่อ้างเลขเดิมครับ ไม่ต้องส่งใบยกเลิกแยก ถ้าเป็นการปรับยอดให้ใช้ใบลดหนี้-เพิ่มหนี้ครับ
ต่างจาก e-Tax Invoice & Receipt ยังไง เราควรเลือกแบบไหน
ต่างครับ แบบ Time Stamp ฟรี เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายเล็ก (รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท)
มีค่าใช้จ่ายหรือเปล่า
ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายเลยครับ ไม่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมรายปี ไม่ต้องซื้อ certificate ใด ๆ ทุกอย่างฟรี!
เราจะตรวจสอบว่าประทับเวลาสำเร็จยังไง
เรารอไฟล์ส่งอีเมลกลับมาครับ และสามารถตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้จากเว็บของ ETDA ครับ (search ใน google ได้เลยครับ ว่า "ETDA ตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์")
ต้องจัดเก็บเอกสารยังไง ระยะเวลาเท่าไร
จัดเก็บเอกสารเป็นไฟล์รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ครับ จัดเก็บระยะเวลาอย่างน้อย 5 ปี
เกี่ยวกับผู้เขียน
Sornron Thongprasert
CIA, CISA
Areas of Expertise : Internal Control Design and Implementation | Internal Audit and IT Audit | Enterprise Risk Management (ERM) Advisory | Accounting and Tax Advisory Services | Personal Data Protection Act (PDPA) Consulting | Corporate Governance and Compliance
อยากเก็บชั่วโมง CPD ให้ครบปีนี้?
ดูคอร์สอบรมออนไลน์ของ cpdclass — เรียนจบรับใบประกาศพร้อมยื่นสภาฯ
ดูคอร์สทั้งหมด
