e-Tax Invoice by Time Stamp คืออะไร คู่มือสมัครและใช้งานสำหรับ SME (อัปเดต 2569)

ระบบนี้เหมาะกับใคร

เหมาะกับ SME ที่ออกใบกำกับภาษีไม่เยอะและไม่อยากลงทุนซอฟต์แวร์ e-Tax เต็มรูปแบบ ซึ่งเงื่อนไขของผู้สมัครคือ ต้องเป็นผู้ประกอบการที่ จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มี รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และ ยังไม่เคยได้รับอนุมัติ ให้จัดทำ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt

ผมคิดว่าจุดเด่นที่เพื่อนๆ ได้รับเลย คือฟรี! เราไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ และไม่ต้องมี Digital Certificate ของตัวเอง เพราะ สพธอ (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA) เป็นผู้ประทับเวลารับรองให้

ดังนั้น ถ้าเพื่อนๆ ออกใบกำกับภาษีวันละไม่กี่ใบ ระบบนี้คุ้มที่สุด แต่ถ้าออกจำนวนมากต่อวัน การส่งทีละฉบับทางอีเมลอาจไม่เหมาะ เราอาจจะต้องพิจารณาระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แบบเต็มแทน

ใบกำกับภาษีต้องเป็นรูปแบบไหน

ต้องเป็นไฟล์ PDF/A-3 ขนาดไม่เกิน 3 MB ต่อหนึ่งอีเมล

อย่าเพิ่งงงกันครับ PDF/A-3 คือมาตรฐาน PDF สำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาว ที่ฝังข้อมูลและฟอนต์ไว้ในไฟล์ทั้งหมด เราสามารถเปิดอ่านได้เหมือนเดิมโดยไม่เพี้ยน ต่างจาก PDF ทั่วไปที่เซฟจาก Word หรือโปรแกรมบัญชีตรงๆ ซึ่ง มักไม่ใช่ PDF/A-3 ดังนั้นต้องตั้งค่าตอน export หรือใช้เครื่องมือแปลงไฟล์ให้เป็น PDF/A-3 ก่อนส่ง นอกจากนี้ ตัวใบกำกับภาษีต้องมีรายการครบตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร (เลขผู้เสียภาษีผู้ขาย-ผู้ซื้อ เลขที่ วันที่ รายการสินค้า มูลค่า VAT ฯลฯ) เหมือนใบกำกับภาษีกระดาษที่เราออกโดยทั่วไปเลยครับ

ขั้นตอนสมัคร ก.อ.01

1. เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร หรือไปตาม Link นี้เลยครับ (https://www.rd.go.th/27659.html)
2. คลิกที่ “ขอรหัสผ่านใหม่” กรอก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และระบุ อีเมลของกิจการ ที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี (ควรเป็นอีเมลกลางขององค์กร ไม่ใช่อีเมลส่วนตัวพนักงาน) และกดส่งคำขอได้เลยครับ
3. ระบบจะส่งอีเมล และมีกระบวนการยืนยันตัวตนตามขั้นตอนที่ระบบกำหนด (รหัส OTP / ยืนยันผ่านอีเมล)
4. เมื่อเรายืนยันข้อตกลงเรียบร้อยแล้ว ให้นำส่งแบบ ก.อ.01 ตามแนวทางที่กำหนดได้เลย
5. เมื่ออนุมัติแล้ว ทางสรรพากรจะมีจดหมายแจ้งมาให้เราครับ

ขั้นตอนส่งใบกำกับภาษี

1. จัดทำใบกำกับภาษีให้ครบถ้วน แล้วบันทึกเป็นไฟล์ PDF/A-3 (≤ 3 MB)
2. เปิดอีเมล แล้วส่งจาก อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ เท่านั้น
3. ช่อง To: ใส่อีเมลลูกค้า (ผู้ซื้อ)
4. ช่อง CC: ใส่ csemail@etax.teda.th
5. แนบไฟล์ใบกำกับภาษี PDF/A-3 แล้วส่ง
6. ระบบ สพธอ. จะ ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ลงบนไฟล์ แล้วส่งไฟล์ที่ประทับเวลาแล้วกลับมายังทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ ไฟล์ฉบับที่มี Time Stamp นี้คือฉบับที่ใช้เป็นหลักฐานทางภาษีและต้องเก็บรักษาไว้

ข้อควรระวัง สำหรับสิ่งที่ผมเจอเอง

1. PDF/A-3 คือด่านแรกที่คนพลาดมากที่สุด ตอนแรกผมเซฟ PDF จากโปรแกรมบัญชีตรงๆ แล้วนึกว่าใช้ได้ แต่จริงๆ ไม่ใช่ PDF/A-3 ต้องไปตั้งค่า export หรือแปลงไฟล์ก่อน
2. ต้องส่งจากอีเมลที่ลงทะเบียนเท่านั้น ถ้าเผลอส่งจากอีเมลอื่น ระบบจะไม่ประทับเวลาให้นะครับ
3. ขนาดไฟล์เกิน 3 MB ส่งไม่ผ่าน โดยเฉพาะถ้าใบกำกับภาษีมีโลโก้หรือรูปความละเอียดสูง ต้องลดขนาดก่อน
4. อย่าลืมรอไฟล์ที่ประทับเวลากลับมา ฉบับที่ส่งออกไปเองยังไม่ใช่หลักฐานสมบูรณ์ เพื่อนๆ ต้องเก็บฉบับที่มี Time Stamp ที่ระบบส่งกลับ
5. เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบ ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 ผู้จดทะเบียน VAT ต้องเก็บใบกำกับภาษีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี (และอธิบดีอาจสั่งให้เก็บได้ถึง 7 ปี) เพราะงั้นผมแนะนำให้ตั้งโฟลเดอร์/ระบบจัดเก็บแยกชัดเจนตั้งแต่วันแรกที่เราเริ่มใช้เลยครับ

บทความนี้อ้างอิงแนวทางของกรมสรรพากร และ สพธอ. (ETDA) ในปี 2569 ตามที่ผมเพิ่งสมัครใช้งานไปนะครับ สำหรับรายละเอียดและเงื่อนไขอาจมีการปรับปรุง ผมแนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่เว็บไซต์กรมสรรพากร (rd.go.th) อีกครั้งครับ