การจัดการลูกหนี้การค้าก่อนปิดงบ ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ และตัดหนี้สูญอย่างไร

บทความนี้พาไล่งานลูกหนี้การค้าก่อนปิดงบ ตั้งแต่กระทบยอดและทำรายงานอายุลูกหนี้ ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ตัดหนี้สูญทางบัญชี ไปจนถึงเกณฑ์ภาษีที่ไม่เหมือนทางบัญชี พร้อมตัวอย่างตัวเลขสมมติ รายการบันทึกบัญชี และเช็กลิสต์

ลูกหนี้การค้าคืออะไร

ลูกหนี้การค้า คือ เงินที่ลูกค้ายังค้างจ่ายจากการขายสินค้าหรือให้บริการ ที่กิจการส่งใบแจ้งหนี้หรือตกลงอย่างเป็นทางการกับผู้ซื้อแล้ว บางรายการอาจอยู่ในรูปตั๋วเงินรับ ความหมายนี้มาจากมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs) ฉบับปรับปรุง 2565 ต่อจากนี้จะเรียกสั้น ๆ ว่ามาตรฐาน

ลูกหนี้ที่ไม่เข้าความหมายของลูกหนี้การค้า เช่น ลูกหนี้และเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการและลูกจ้าง เป็นลูกหนี้อื่น

บทความนี้ใช้กับกิจการที่ใช้มาตรฐาน NPAEs คือกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ เช่น ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทจำกัดทั่วไป กิจการที่มีส่วนได้เสียสาธารณะ เช่น สถาบันการเงิน บริษัทประกัน บริษัทหลักทรัพย์ และบริษัทมหาชน ไม่อยู่ในกลุ่มนี้ ถ้ากิจการเลือกใช้มาตรฐานชุดเต็ม (TFRS for PAEs) ทั้งชุด บทความนี้ไม่ครอบคลุม ส่วนเรื่องภาษีพูดเฉพาะภาษีเงินได้นิติบุคคล

ก่อนปิดงบ ไล่ลูกหนี้ให้ครบทุกราย

มาตรฐานบอกว่าลูกหนี้ต้องแสดงด้วยยอดที่คาดว่าจะเก็บได้ แต่ไม่ได้บอกวิธีเตรียมข้อมูล งานในหัวข้อนี้จึงเป็นแนวปฏิบัติที่ผู้เขียนแนะนำ ทำให้เสร็จก่อนตั้งค่าเผื่อหรือตัดหนี้สูญ ตัวเลขที่ได้จะเชื่อถือได้กว่า

1. กระทบยอดลูกหนี้รายตัวกับบัญชีคุม ยอดรวมของลูกหนี้ทุกรายในรายละเอียดลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวด ควรเท่ากับยอดบัญชีลูกหนี้การค้าในบัญชีแยกประเภท ถ้าไม่เท่า ให้หาสาเหตุ เช่น รับเงินแล้วแต่ยังไม่ตัดยอดของลูกค้ารายนั้น ออกใบลดหนี้แล้วลงไว้ฝั่งเดียว หรือบันทึกผิดราย
2. ส่งใบแจ้งยอดคงค้างให้ลูกค้า ให้ลูกค้าตรวจว่ายอดที่เราบันทึกตรงกับยอดที่เขาค้างจริง ยอดที่ลูกค้าโต้แย้งให้หาสาเหตุก่อนปิดงบ ใบแจ้งยอดควรส่งโดยคนที่ไม่ได้รับเงินจากลูกค้า เหตุผลอยู่ในหัวข้อการแบ่งหน้าที่ด้านล่าง
3. ทำรายงานอายุลูกหนี้ (Aging Report) แยกยอดค้างของแต่ละรายตามจำนวนวันที่เลยกำหนดชำระ เช่น ยังไม่ถึงกำหนด, เกินกำหนด 1 ถึง 30 วัน, 31 ถึง 90 วัน, 91 ถึง 180 วัน และเกิน 180 วัน ช่วงอายุเหล่านี้เป็นตัวอย่าง กิจการกำหนดเองได้ตามเงื่อนไขการให้เครดิตของตัวเอง
4. ไล่รายที่ค้างนาน ดูว่าทวงไปแล้วกี่ครั้ง ลูกค้าตอบว่าอะไร ยังติดต่อได้ไหม และเก็บหลักฐานการทวงถามไว้ทุกครั้ง หลักฐานนี้ใช้ทั้งตอนพิจารณาตัดหนี้สูญทางบัญชีและทางภาษี

ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ตั้งอย่างไร

ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คือยอดที่กิจการประมาณว่าจะเก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้ ตั้งไว้หักจากยอดลูกหนี้ งบการเงินจะได้แสดงยอดที่คาดว่าจะเก็บได้จริง ไม่ใช่ยอดเต็มตามใบแจ้งหนี้

มาตรฐานกำหนดให้ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นวัดมูลค่าภายหลังด้วยมูลค่าที่จะได้รับ คือมูลค่าหลังหักค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

หนี้สงสัยจะสูญที่ประมาณได้ให้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน คู่กับบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ซึ่งเป็นบัญชีปรับมูลค่าลูกหนี้ในงบแสดงฐานะการเงิน ยอดลูกหนี้จึงยังอยู่เต็มจำนวน แต่มีค่าเผื่อมาหักให้เหลือยอดสุทธิ

มาตรฐานให้เลือกวิธีประมาณได้สามวิธี

• ร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ คิดหนี้สงสัยจะสูญเป็นสัดส่วนของยอดขายเชื่อสุทธิ
• ร้อยละของลูกหนี้ตามอายุ จัดกลุ่มลูกหนี้ตามอายุของหนี้ที่ค้าง กลุ่มที่ค้างนานใช้อัตราสูงกว่ากลุ่มที่เพิ่งเลยกำหนด เพราะถือว่ายิ่งค้างนานยิ่งมีโอกาสไม่ได้รับชำระมากกว่า
• พิจารณาลูกหนี้เป็นรายตัว ดูความสามารถชำระหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย และเงินที่คาดว่าจะได้รับจริงจากรายนั้น

มาตรฐานไม่ได้กำหนดอัตราร้อยละไว้ ผู้เขียนแนะนำให้ใช้อัตราจากประสบการณ์เก็บเงินของกิจการเอง เช่น ดูย้อนหลังว่าลูกหนี้แต่ละช่วงอายุเก็บไม่ได้ในสัดส่วนเท่าไร แล้วเขียนวิธีและอัตราไว้เป็นนโยบายบัญชีให้ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีของกิจการเห็นตรงกัน

ตอนปิดงบ เมื่อประมาณค่าเผื่อใหม่จากข้อมูลล่าสุดแล้วได้ตัวเลขต่างจากที่ตั้งไว้ ให้ปรับผลต่างในงวดนั้น ไม่ต้องย้อนไปแก้งบปีก่อน เพราะการเปลี่ยนแปลงจำนวนหนี้สงสัยจะสูญเป็นการเปลี่ยนแปลงประมาณการทางบัญชี ซึ่งรับรู้ผลในงวดปัจจุบันและงวดอนาคตที่ได้รับผลกระทบ

แต่ถ้าตัวเลขปีก่อนผิดเพราะไม่ได้ใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วตอนอนุมัติงบปีก่อน หรือคำนวณผิด นั่นคือข้อผิดพลาดในงวดก่อน ซึ่งต้องแก้โดยปรับย้อนหลังถ้ามีสาระสำคัญ

ตัวอย่าง คำนวณค่าเผื่อจากอายุลูกหนี้

ตัวเลขในตัวอย่างทุกจุดของบทความนี้เป็นตัวเลขสมมติ ไม่แยกภาษีมูลค่าเพิ่ม อัตราร้อยละก็สมมติขึ้นให้เห็นวิธีคิด ไม่ใช่อัตราที่มาตรฐานกำหนด ชื่อบัญชีให้ใช้ตามผังบัญชีของกิจการ

บริษัทแห่งหนึ่งปิดงบวันที่ 31 ธันวาคม 2569 ใช้วิธีร้อยละของลูกหนี้ตามอายุ รายงานอายุลูกหนี้ ณ วันนั้นมียอดลูกหนี้การค้ารวม 1,000,000 บาท

• ยังไม่ถึงกำหนดชำระ 600,000 บาท อัตราร้อยละ 1 ได้ 6,000 บาท
• เกินกำหนด 1 ถึง 30 วัน 200,000 บาท อัตราร้อยละ 3 ได้ 6,000 บาท
• เกินกำหนด 31 ถึง 90 วัน 100,000 บาท อัตราร้อยละ 10 ได้ 10,000 บาท
• เกินกำหนด 91 ถึง 180 วัน 60,000 บาท อัตราร้อยละ 25 ได้ 15,000 บาท
• เกินกำหนดเกิน 180 วัน 40,000 บาท อัตราร้อยละ 50 ได้ 20,000 บาท

รวมค่าเผื่อที่ควรมี ณ วันสิ้นงวด 57,000 บาท

ก่อนปรับปรุง บัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญมียอดคงเหลืออยู่แล้ว 35,000 บาท จึงตั้งเพิ่มเฉพาะส่วนที่ขาด 22,000 บาท (57,000 บาท หัก 35,000 บาท) ไม่ใช่ตั้งใหม่ทั้ง 57,000 บาท

• เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ 22,000 บาท
• เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 22,000 บาท

ในงบแสดงฐานะการเงิน ลูกหนี้การค้าแสดง 1,000,000 บาท หักค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 57,000 บาท เหลือมูลค่าที่จะได้รับ 943,000 บาท และหนี้สงสัยจะสูญ 22,000 บาทเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนของปี 2569

ถ้ายอดคงเหลือก่อนปรับปรุงมากกว่ายอดที่ควรมี เช่น มีอยู่ 65,000 บาท ให้ลดค่าเผื่อลง 8,000 บาทโดยเดบิตค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ และรับรู้ผลต่าง 8,000 บาทในงบกำไรขาดทุนของงวดนี้เช่นกัน มาตรฐานไม่ได้กำหนดชื่อบัญชีฝั่งเครดิต ให้ใช้ตามนโยบายบัญชีของกิจการ

การตั้งเพิ่มเฉพาะส่วนต่างแบบนี้ใช้กับวิธีตามอายุและวิธีรายตัว เพราะตัวเลขที่ได้คือยอดค่าเผื่อที่ควรมี ณ วันสิ้นงวด ถ้าใช้วิธีร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ ตัวเลขที่คิดได้คือหนี้สงสัยจะสูญของงวด จึงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน แต่ยอดค่าเผื่อคงเหลือหลังบันทึกยังต้องทำให้ลูกหนี้แสดงด้วยมูลค่าที่จะได้รับ ถ้ายอดสะสมมากหรือน้อยเกินไป ให้ทบทวนอัตราที่ใช้

ตัดหนี้สูญทางบัญชี ทำเมื่อไร

หนี้สูญ คือลูกหนี้ที่กิจการตัดออกจากบัญชีเพราะค่อนข้างแน่นอนว่าเก็บเงินไม่ได้ ต่างจากหนี้สงสัยจะสูญ ซึ่งเป็นยอดที่ประมาณไว้ว่าอาจเก็บไม่ได้ โดยยอดลูกหนี้ยังอยู่ในบัญชีเต็มจำนวน

มาตรฐานกำหนดว่าต้องตัดลูกหนี้ออกจากบัญชีเมื่อครบสามข้อ

1. ลูกหนี้ยังไม่ชำระหนี้เมื่อครบกำหนดแล้ว
2. กิจการทวงถามหนี้จากลูกหนี้จนถึงที่สุดแล้ว
3. คาดหมายได้ค่อนข้างแน่นอนว่าจะไม่ได้รับชำระ

ตอนตัด ให้ลดค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่เกี่ยวข้องลงด้วย

มาตรฐานไม่ได้กำหนดให้ฟ้องลูกหนี้ก่อนตัดหนี้สูญ สภาวิชาชีพบัญชีเคยตอบไว้ในเอกสารถาม-ตอบด้านมาตรฐานการรายงานทางการเงิน หัวข้อการตัดหนี้สูญ (เมษายน 2559) ว่ากิจการตัดหนี้สูญได้เมื่อพิจารณาแล้วว่าค่อนข้างแน่นอนว่าเรียกเก็บเงินไม่ได้ และการดำเนินคดีเป็นเรื่องทางกฎหมาย ไม่ได้เป็นข้อบ่งชี้ของการตัดหนี้สูญ คำตอบนั้นตอบไว้ตอนที่มาตรฐานฉบับก่อนปรับปรุงยังใช้อยู่ แต่ฉบับนั้นเขียนเงื่อนไขการตัดหนี้สูญไว้ด้วยถ้อยคำเดียวกับฉบับปัจจุบัน

ทางภาษีไม่เหมือนกัน กฎกระทรวงแบ่งเกณฑ์ตามจำนวนหนี้ต่อราย และบางวงเงินต้องฟ้องคดีหรือยื่นคำขอในคดี ถ้าไม่เข้ากรณีอื่นที่กฎกระทรวงกำหนด รายละเอียดอยู่ในหัวข้อตัดหนี้สูญทางภาษีด้านล่าง

ผู้เขียนแนะนำให้การตัดหนี้สูญทุกรายการมีเอกสารอนุมัติ ระบุชื่อลูกหนี้ ยอดเงิน เหตุผล และแนบหลักฐานการทวงถาม

ตัวอย่างบันทึกตัดหนี้สูญ

ต่อจากตัวอย่างข้างบน ในเดือนสิงหาคม 2570 ร้านค้ารายหนึ่งที่อยู่ในกลุ่มเกิน 180 วันตอนปิดงบปี 2569 ซึ่งค้างอยู่ 18,000 บาท ปิดกิจการ บริษัททวงถามจนถึงที่สุดแล้วไม่ได้รับชำระ ผู้มีอำนาจเห็นว่าค่อนข้างแน่นอนว่าจะไม่ได้รับเงิน จึงอนุมัติให้ตัดเป็นหนี้สูญ

• เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 18,000 บาท
• เครดิต ลูกหนี้การค้า (ร้านค้ารายนั้น) 18,000 บาท

ค่าเผื่อที่คิดจากอายุลูกหนี้เป็นยอดประมาณของทั้งกลุ่ม ไม่ได้แยกเป็นรายตัว การตัดหนี้สูญจึงล้างลูกหนี้กับค่าเผื่อออกคู่กัน รายการนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในวันที่ตัด ลูกหนี้ลด 18,000 บาท ค่าเผื่อก็ลด 18,000 บาท มูลค่าที่จะได้รับยังเท่าเดิม ถ้าค่าเผื่อที่เหลือไม่พอกับยอดที่ควรมี จะเห็นตอนประมาณค่าเผื่อ ณ สิ้นงวดถัดไป แล้วตั้งเพิ่มตามส่วนต่างเหมือนตัวอย่างแรก

ลูกหนี้ที่ตัดไปแล้วกลับมาจ่าย

เมื่อได้รับเงินคืน มาตรฐานให้บันทึกได้สองแบบ และต้องเปิดเผยในนโยบายบัญชีว่าเลือกแบบไหน สมมติร้านค้ารายเดิมโอนเงินมาชำระ 10,000 บาทในเดือนกันยายน 2570

แบบที่ 1 ทำสองรายการ รายการแรกโอนกลับบัญชีลูกหนี้และค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญด้วยจำนวนที่ได้รับคืน

• เดบิต ลูกหนี้การค้า (ร้านค้ารายนั้น) 10,000 บาท
• เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 10,000 บาท

รายการที่สองบันทึกรับชำระตามปกติ

• เดบิต เงินฝากธนาคาร 10,000 บาท
• เครดิต ลูกหนี้การค้า (ร้านค้ารายนั้น) 10,000 บาท

แบบที่ 2 บันทึกจำนวนที่ได้รับคืนเป็นรายได้อื่นในงบกำไรขาดทุน

• เดบิต เงินฝากธนาคาร 10,000 บาท
• เครดิต หนี้สูญได้รับคืน (รายได้อื่น) 10,000 บาท

เปิดเผยอะไรในหมายเหตุประกอบงบ

มาตรฐานกำหนดให้เปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบการเงินสามเรื่อง

• มูลค่าหนี้สูญที่ตัดจำหน่ายระหว่างงวด
• หนี้สูญได้รับคืนสำหรับงวด
• จำนวนและรายละเอียดของลูกหนี้ที่ใช้เป็นหลักทรัพย์ค้ำประกัน

ควรจดรายการตัดหนี้สูญและรับคืนไว้ตลอดปี ตอนทำหมายเหตุจะได้ไม่ต้องไล่หาย้อนหลัง

ตัดหนี้สูญทางภาษี เกณฑ์ไม่เหมือนทางบัญชี

ภาษีเงินได้นิติบุคคลมีเกณฑ์ของตัวเอง ตัวเลขที่ถูกต้องตามมาตรฐาน NPAEs จึงอาจเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้ หัวข้อนี้บอกเฉพาะรายการที่ทางภาษีต่างจากทางบัญชี ไม่ได้ลงถึงการคำนวณภาษี

ค่าเผื่อ หักเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้

บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลทั่วไปนำหนี้สงสัยจะสูญที่ตั้งในบัญชีมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้ ในตัวอย่างข้างบน หนี้สงสัยจะสูญ 22,000 บาทเป็นค่าใช้จ่ายในงบการเงิน แต่ไม่ใช่รายจ่ายทางภาษี

ที่มาคือประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (1) ซึ่งไม่ให้ถือเงินสำรองต่าง ๆ เป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ยกเว้นเงินสำรองบางประเภทของธุรกิจประกันภัย และค่าเผื่อหนี้สูญหรือหนี้สงสัยจะสูญของธนาคารพาณิชย์ บริษัทเงินทุน บริษัทหลักทรัพย์ และบริษัทเครดิตฟองซิเอร์ ตามเงื่อนไขในมาตรานั้น

หนี้สูญ เป็นรายจ่ายทางภาษีได้เมื่อไร

หนี้สูญที่ตัดในบัญชีไม่ได้เป็นรายจ่ายทางภาษีโดยอัตโนมัติ ต้องทำครบตามกฎกระทรวงก่อน ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (9) ให้จำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ได้ต่อเมื่อเป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่กำหนดโดยกฎกระทรวง ซึ่งคือกฎกระทรวงฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534) ที่แก้ไขเกณฑ์วงเงินล่าสุดโดยฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564) กฎกระทรวงนี้ใช้กับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล

ภาพรวมตามจำนวนหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย

• ไม่เกิน 200,000 บาท ถ้ามีหลักฐานการทวงถามตามสมควรแล้วไม่ได้รับชำระ และถ้าฟ้องจะเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ ไม่ต้องฟ้อง
• ไม่เกิน 2,000,000 บาท ทวงถามโดยมีหลักฐานแล้วไม่ได้รับชำระ และลูกหนี้เข้ากรณีใดกรณีหนึ่ง คือตายหรือสาบสูญโดยไม่มีทรัพย์สิน หรือเลิกกิจการตามเงื่อนไข (ทางที่ 1) อีกทางคือฟ้องคดีหรือยื่นคำขอในคดี จนศาลหรือเจ้าพนักงานพิทักษ์ทรัพย์มีคำสั่งรับ (ทางที่ 2 และ 3)
• เกิน 2,000,000 บาท ใช้ทางที่ 1 แบบเดียวกันได้ อีกทางคือฟ้องคดีหรือยื่นคำขอในคดี จนถึงขั้นบังคับคดีแล้วพบว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สิน หรือถึงขั้นที่กำหนดในคดีล้มละลาย (ทางที่ 2 และ 3)

ทุกวงเงินต้องเป็นหนี้ที่มีลักษณะครบทั้งสามอย่างนี้ก่อน

• เป็นหนี้จากการประกอบกิจการหรือเนื่องจากการประกอบกิจการ หรือหนี้ที่ได้รวมเป็นเงินได้ในการคำนวณกำไรสุทธิแล้ว
• ไม่ใช่หนี้ที่ผู้เป็นหรือเคยเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการเป็นลูกหนี้ ไม่ว่าหนี้นั้นจะเกิดก่อนหรือในขณะที่ผู้นั้นเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการ
• ยังไม่ขาดอายุความ และมีหลักฐานโดยชัดแจ้งที่ฟ้องลูกหนี้ได้

รายละเอียดแต่ละวงเงินเป็นดังนี้ เลขข้อในวงเล็บคือข้อของกฎกระทรวง เผื่ออยากเปิดตัวบทดูเอง

หนี้แต่ละรายไม่เกิน 200,000 บาท (ข้อ 6) ถ้ามีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ตามสมควรแล้วแต่ไม่ได้รับชำระ และถ้าจะฟ้องลูกหนี้จะเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับชำระ ก็จำหน่ายเป็นหนี้สูญได้โดยไม่ต้องทำตามเกณฑ์ของสองวงเงินด้านล่าง จึงไม่ต้องฟ้องคดี แต่หนี้นั้นยังต้องมีลักษณะครบทั้งสามอย่างข้างบน

หนี้แต่ละรายไม่เกิน 2,000,000 บาท (ข้อ 5) ต้องทำทางใดทางหนึ่ง

ทางที่ 1 ติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ตามสมควร มีหลักฐานการทวงถามอย่างชัดแจ้ง แต่ไม่ได้รับชำระ และเข้ากรณีใดกรณีหนึ่ง

• ลูกหนี้ตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญไป และไม่มีทรัพย์สินจะชำระหนี้ได้
• ลูกหนี้เลิกกิจการ และมีหนี้ของเจ้าหนี้รายอื่นที่มีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อน เป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้

ทั้งสองกรณีต้องมีหลักฐานการทวงถามก่อน

ทางที่ 2 ฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่งและศาลมีคำสั่งรับคำฟ้องแล้ว หรือยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีแพ่งที่เจ้าหนี้รายอื่นฟ้องและศาลมีคำสั่งรับคำขอแล้ว

ทางที่ 3 ฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลาย หรือในคดีที่ผู้ชำระบัญชีร้องขอให้ศาลพิพากษาให้ลูกหนี้ล้มละลาย และศาลมีคำสั่งรับคำฟ้องแล้ว หรือยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลายที่เจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง และเจ้าพนักงานพิทักษ์ทรัพย์หรือศาลมีคำสั่งรับคำขอแล้ว

ทางที่ 2 และทางที่ 3 ยังต้องมีคำสั่งอนุมัติของกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการภายในเวลาที่กำหนด รายละเอียดอยู่ในหัวข้อถือเป็นรายจ่ายในรอบบัญชีไหนด้านล่าง

หนี้แต่ละรายเกิน 2,000,000 บาท (ข้อ 4) ต้องทำทางใดทางหนึ่ง

ทางที่ 1 เหมือนทางที่ 1 ของหนี้ไม่เกิน 2,000,000 บาท คือติดตามทวงถามตามสมควร มีหลักฐานการทวงถามอย่างชัดแจ้ง แต่ไม่ได้รับชำระ และลูกหนี้เข้ากรณีใดกรณีหนึ่ง คือตายหรือสาบสูญโดยไม่มีทรัพย์สิน หรือเลิกกิจการโดยมีหนี้บุริมสิทธิของเจ้าหนี้รายอื่นมากกว่าทรัพย์สิน

ทางที่ 2 ฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่ง หรือยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีแพ่งที่เจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง จนมีหมายบังคับคดีของศาล และมีรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดีว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินจะชำระหนี้ได้

ทางที่ 3 ฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลาย หรือยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลายที่เจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง หรือในคดีที่ผู้ชำระบัญชีร้องขอให้ศาลพิพากษาให้ลูกหนี้ล้มละลาย แล้วมีการประนอมหนี้ที่ศาลเห็นชอบ หรือลูกหนี้ถูกพิพากษาให้ล้มละลายและมีการแบ่งทรัพย์สินครั้งแรก หรือศาลสั่งปิดคดีแล้ว

เกณฑ์วงเงินชุดนี้ใช้กับการดำเนินการที่เริ่มในรอบระยะเวลาบัญชีที่เริ่มในหรือหลังวันที่ 1 มกราคม 2563 ถ้าเจอข้อหารือหรือบทความเก่าที่ใช้วงเงินต่างจากนี้ ให้ดูปีที่ออกก่อนนำมาใช้ กฎกระทรวงยังมีกรณีพิเศษ เช่น สถาบันการเงิน การปรับโครงสร้างหนี้ และหนี้ที่ปลดหรือประนอมให้ตามแผนฟื้นฟูกิจการที่ศาลเห็นชอบ ซึ่งบทความนี้ไม่ได้พูดถึง

ถือเป็นรายจ่ายในรอบบัญชีไหน

กฎกระทรวงกำหนดว่า หนี้รายที่ทำครบตามเกณฑ์ในรอบระยะเวลาบัญชีใด ให้จำหน่ายเป็นหนี้สูญและถือเป็นรายจ่ายในรอบนั้น

ยกเว้นหนี้ไม่เกิน 2,000,000 บาทที่ใช้ทางที่ 2 หรือทางที่ 3 ซึ่งถือเป็นรายจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีที่ศาลมีคำสั่งรับคำฟ้องหรือคำขอเฉลี่ยหนี้ หรือที่เจ้าพนักงานพิทักษ์ทรัพย์หรือศาลมีคำสั่งรับคำขอรับชำระหนี้

สำหรับสองทางนี้ กฎกระทรวงยังกำหนดให้กรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการของกิจการที่เป็นเจ้าหนี้ต้องมีคำสั่งอนุมัติให้จำหน่ายหนี้นั้นเป็นหนี้สูญภายใน 30 วันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น ผู้เขียนแนะนำให้เตรียมเอกสารเสนอกรรมการไว้ตั้งแต่ก่อนปิดงบ

ร้านค้าในตัวอย่างค้าง 18,000 บาท อยู่ในกลุ่มไม่เกิน 200,000 บาท ถ้าหนี้มีลักษณะตามที่กฎกระทรวงกำหนด มีหลักฐานการทวงถามตามสมควร และถ้าฟ้องจะเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ ก็จำหน่ายเป็นหนี้สูญทางภาษีได้โดยไม่ต้องฟ้อง ถ้าครบทุกเงื่อนไขในรอบบัญชีปี 2570 หนี้ 18,000 บาทนี้ถือเป็นรายจ่ายทางภาษีในรอบนั้น แม้ในบัญชีจะตัดกับค่าเผื่อโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเกิดในวันที่ตัด

ทางบัญชี ค่าใช้จ่ายรับรู้ผ่านการตั้งค่าเผื่อ ส่วนทางภาษี รายจ่ายเกิดในรอบที่กฎกระทรวงกำหนด

ถ้าหนี้ที่จำหน่ายเป็นหนี้สูญตามกฎกระทรวงไปแล้วได้รับชำระคืนในรอบใด ประมวลรัษฎากรให้นำมาคำนวณเป็นรายได้ในรอบนั้น

แบ่งหน้าที่ในงานลูกหนี้

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของสำนักงาน ก.ล.ต. ข้อ 10.5 ถามถึงการแยกสามหน้าที่ออกจากกันโดยเด็ดขาด คือ อนุมัติ บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน แบบประเมินนี้ทำมาสำหรับบริษัทจดทะเบียนและไม่ใช่กฎหมาย แต่ยืมมาใช้กับงานลูกหนี้ได้ โดยทรัพย์สินในงานนี้คือเงินที่รับจากลูกค้า ภาพรวมของการควบคุมภายในอ่านได้ที่ การควบคุมภายในคืออะไร กรอบ COSO 5 องค์ประกอบ 17 หลักการ

• อนุมัติ การให้เครดิตและวงเงิน ใบลดหนี้ และการตัดหนี้สูญ
• บันทึกบัญชี ออกใบแจ้งหนี้ บันทึกรับชำระ และดูแลรายละเอียดลูกหนี้
• ดูแลทรัพย์สิน รับเงินสดและเช็ค และดูแลบัญชีธนาคารที่ลูกค้าโอนเข้า

ข้อที่ผู้เขียนแนะนำในงานลูกหนี้

• คนอนุมัติใบลดหนี้หรือการตัดหนี้สูญ ไม่ควรเป็นคนรับเงินจากลูกค้าหรือคนบันทึกบัญชีลูกหนี้ ถ้าคนรับเงินอนุมัติลดหนี้หรือตัดหนี้สูญเองได้ เงินที่ลูกค้าจ่ายมาอาจไม่เข้ากิจการ แล้วยอดค้างถูกปิดด้วยใบลดหนี้หรือหนี้สูญโดยไม่มีใครเห็น
• ใบแจ้งยอดคงค้างควรส่งโดยคนที่ไม่ได้รับเงิน และให้ลูกค้าแจ้งยอดที่ไม่ตรงกลับมาที่คนนั้น ลูกค้าที่จ่ายแล้วแต่ยอดยังค้างจะได้ทักท้วงถึงคนที่ไม่ได้ถือเงิน
• เก็บหลักฐานการทวงถามทุกครั้ง เช่น หนังสือทวงถาม อีเมล ข้อความ และบันทึกการโทรที่ระบุวันที่กับผู้ที่ติดต่อ ทั้งมาตรฐานและกฎกระทรวงพูดถึงการทวงถาม แต่กฎกระทรวงไม่ได้บอกว่าหลักฐานแบบไหนใช้ได้ และทางที่ 1 เขียนว่าต้องมีหลักฐานการทวงถามอย่างชัดแจ้ง ผู้เขียนจึงแนะนำให้มีหนังสือทวงถามที่พิสูจน์ได้ว่าส่งถึงลูกหนี้ด้วย ไม่ใช่มีแต่บันทึกการโทร
• ระดับผู้อนุมัติใบลดหนี้และการตัดหนี้สูญตามจำนวนเงิน ให้เขียนไว้ในตารางอำนาจอนุมัติของกิจการ สำหรับหนี้ไม่เกิน 2,000,000 บาทที่ใช้ทางที่ 2 หรือทางที่ 3 กฎกระทรวงกำหนดให้กรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการเป็นผู้มีคำสั่งอนุมัติ ตารางจึงไม่ควรมอบการอนุมัติกรณีนี้ให้ระดับที่ต่ำกว่า

กิจการที่มีพนักงานไม่กี่คนอาจแยกครบทุกหน้าที่ไม่ได้ อย่างน้อยให้เจ้าของกิจการอนุมัติใบลดหนี้และการตัดหนี้สูญเอง ดูรายงานอายุลูกหนี้กับรายการใบลดหนี้ทุกเดือน และให้คนที่ไม่ได้รับเงินเป็นผู้ส่งใบแจ้งยอด วิธีชดเชยแบบนี้อ่านต่อได้ที่บทความ การแบ่งแยกหน้าที่ในระบบ IT (Segregation of Duties) ความรู้เบื้องต้นที่นักบัญชีควรรู้

เช็กลิสต์ ลูกหนี้การค้าก่อนปิดงบ

• กระทบยอดลูกหนี้รายตัวกับบัญชีคุม ณ วันสิ้นงวด และหาสาเหตุของผลต่าง
• ส่งใบแจ้งยอดคงค้างโดยคนที่ไม่ได้รับเงิน และตามยอดที่ลูกค้าโต้แย้งให้จบ
• ทำรายงานอายุลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวด
• ไล่รายที่ค้างนาน รวบรวมหลักฐานการทวงถาม แล้วเสนอผู้อนุมัติตัดรายที่ครบเงื่อนไขตัดหนี้สูญทางบัญชี ก่อนคำนวณค่าเผื่อ
• ประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามวิธีในนโยบายบัญชี ถ้าใช้วิธีตามอายุหรือรายตัว บันทึกเฉพาะส่วนต่างจากยอดคงเหลือที่มีอยู่ ถ้าใช้วิธีร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ ดูด้วยว่ายอดค่าเผื่อคงเหลือยังทำให้ลูกหนี้แสดงด้วยมูลค่าที่จะได้รับ
• แยกรายการที่ทางภาษีต่างจากบัญชี ได้แก่ ค่าเผื่อที่หักเป็นรายจ่ายไม่ได้ หนี้สูญที่ต้องทำครบตามกฎกระทรวงฉบับที่ 186 ตามวงเงินต่อราย หนี้ของผู้เป็นหรือเคยเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการ ซึ่งจำหน่ายเป็นหนี้สูญทางภาษีไม่ได้ และหนี้สูญตามกฎกระทรวงที่ได้รับชำระคืน (ถ้าบันทึกหนี้สูญได้รับคืนแบบที่ 1 คือโอนกลับลูกหนี้และค่าเผื่อ ในบัญชีจะไม่มีรายได้)
• หนี้ไม่เกิน 2,000,000 บาทที่ใช้ทางที่ 2 หรือทางที่ 3 ให้มีคำสั่งอนุมัติของกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการภายใน 30 วันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น
• สรุปหนี้สูญที่ตัดและหนี้สูญได้รับคืนระหว่างปี กับลูกหนี้ที่ใช้เป็นหลักทรัพย์ค้ำประกัน สำหรับหมายเหตุประกอบงบ
• เก็บรายงาน เอกสารอนุมัติ และหลักฐานการทวงถามไว้คู่กับเอกสารประกอบการลงบัญชี อ่านวิธีเก็บได้ที่ วิธีจัดเก็บเอกสารทางบัญชี เก็บกี่ปี เก็บไฟล์ได้ไหม

งานปิดงบส่วนอื่นที่ใช้หลักเดียวกัน อ่านต่อได้ที่ นับสต็อกสิ้นปี การตรวจนับสินค้าคงเหลือทำอย่างไร และ ทะเบียนทรัพย์สิน และการตรวจนับสิ้นปี ทำอย่างไรให้ตรงกับบัญชี

การกระทบยอด การอนุมัติ และการแบ่งหน้าที่ในบทความนี้ เป็นการควบคุมภายในงานลูกหนี้ ใช้หลักชุดเดียวกับงานส่วนอื่น ถ้าอยากเข้าใจเหตุผลของหลักเหล่านี้ cpdclass มีหลักสูตร e-Learning ความรู้พื้นฐานของระบบการควบคุมภายในสำหรับนักบัญชี นับชั่วโมงด้านการบัญชี 3 ชั่วโมง ได้ทั้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ราคา 300 บาท รอบนี้เปิดรับสมัครถึงวันที่ 18 ธันวาคม 2569 และเรียนได้ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2569

บทความนี้เรียบเรียงจากบทที่ 5 และบทที่ 7 ของมาตรฐาน TFRS for NPAEs (ปรับปรุง 2565) ประมวลรัษฎากร และกฎกระทรวงฉบับที่ 186 ณ ปี 2569 ตัวเลขในตัวอย่างเป็นกรณีสมมติ และขั้นตอนการควบคุมเป็นคำแนะนำของผู้เขียน ไม่ใช่ข้อกฎหมาย แนะนำให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการก่อนนำไปใช้ และตรวจประเด็นภาษีกับกรมสรรพากร (rd.go.th)

เปิดอ่านเอกสารต้นฉบับ: มาตรฐาน TFRS for NPAEs บนเว็บไซต์สภาวิชาชีพบัญชี, กฎกระทรวงฉบับที่ 186 บนเว็บไซต์กรมสรรพากร, ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ถึง 76 บนเว็บไซต์กรมสรรพากร และ แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน (ไฟล์ PDF บนเว็บไซต์ ก.ล.ต.)