วิธีจัดเก็บเอกสารทางบัญชี ให้ถูกต้องตามกฎหมาย เก็บกี่ปี เก็บไฟล์ได้ไหม (อัปเดต 2569)

ต้องเก็บเอกสารบัญชีกี่ปี

ตอบสั้น ๆ คือ อย่างน้อย 5 ปี ขยายได้ถึง 7 ปี และบางกรณีควรเก็บ 10 ปี

กฎหมายหลักมี 2 ฉบับที่สอดคล้องกันแต่ “เริ่มนับคนละจุด” สรุปแบบนี้ครับ

1. พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 (มาตรา 14) เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี อธิบดี (โดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี) อาจสั่งให้เก็บเกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี กำกับโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
2. ประมวลรัษฎากร (มาตรา 87/3) ผู้จดทะเบียน VAT เก็บรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายและเอกสารประกอบ ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันยื่นแบบ และอธิบดีกรมสรรพากรอาจสั่งให้เก็บเกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี

จุดสำคัญที่มักพลาดคือ วันยื่นแบบภาษีช้ากว่าวันปิดบัญชี (เช่น ภ.ง.ด.50 ยื่นภายใน 150 วันหลังปิดบัญชี) จึงควรนับ 5 ปีจากวันยื่นแบบ ไม่ใช่วันปิดบัญชี และควรเก็บถึง 10 ปี ในกรณีเสี่ยง เช่น มีผลขาดทุนสะสมยกไปใช้สิทธิ, กรณีที่อยู่ระหว่างถูกตรวจสอบ/ข้อพิพาทคดี หรือกรณีมีเจตนาหลีกเลี่ยงภาษีที่อายุความขยายได้ตามกฎหมายแพ่ง

เอกสารอะไรบ้างที่ต้องเก็บ

ตอบสั้น ๆ คือ เอกสารประกอบการลงบัญชี สมุดบัญชี รายงานภาษี และงบการเงิน

แบ่งได้เป็น 4 กลุ่มหลัก:

(1) เอกสารประกอบการลงบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบเพิ่มหนี้-ลดหนี้ ใบสำคัญรับ-จ่าย

(2) สมุดบัญชี เช่น สมุดรายวัน สมุดบัญชีแยกประเภท

(3) รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รายงานสินค้าและวัตถุดิบ และ

(4) งบการเงิน เช่น งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน หมายเหตุประกอบงบ

ทั้งนี้ เอกสารที่เกี่ยวกับผลขาดทุนสะสมยกไป แนะนำให้เก็บถึง 10 ปี

เก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ไหม

ตอบสั้น ๆ คือ ได้ครับ แต่ต้องครบ 3 หลัก "ครบถ้วน เรียกดูได้ และตรวจสอบได้"

กฎหมายเปิดให้เก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และแนวทางของกรมสรรพากร โดยต้องมีคุณสมบัติครบ 3 ประการ:

1. ความครบถ้วน (Integrity) ข้อมูลต้องไม่ถูกแก้ไข/ลบนับแต่วันสร้างจนถึงวันตรวจสอบ ควรใช้ PDF/A หรือ XML ที่มีลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
2. การเข้าถึงได้ (Accessibility) เรียกดูและพิมพ์ออกมาอ่านได้ครบถ้วนตลอดอายุการจัดเก็บ และแสดงผลจากสถานที่ที่แจ้งไว้ได้
3. ความตรวจสอบได้ (Auditability) มี Audit Trail บันทึกว่าเอกสารถูกสร้าง/รับเข้า/แก้ไขเมื่อใด โดยใคร

ในทางระบบ ควรสำรองข้อมูล (Backup) อย่างน้อย 2 แห่ง (เช่น Cloud + External Drive) จัดทำดัชนี (Indexing) ให้ค้นหาง่าย และจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control)

ส่งสแกนบิลให้สำนักงานบัญชีแล้ว ยังต้องเก็บต้นฉบับไหม

แน่นอนครับ ยังต้องเก็บต้นฉบับกระดาษไว้ที่กิจการ เว้นแต่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แท้

ต้องแยก “วิธีรับส่ง” กับ “หน้าที่จัดเก็บ” ออกจากกัน การส่งไฟล์สแกนทาง Line หรือ Email ให้สำนักงานบัญชี เป็นเพียง “การส่งข้อมูลเพื่อลงบัญชี” ไม่ถือเป็นการจัดเก็บที่สมบูรณ์ตามกฎหมาย เพราะขาด Audit Trail และไม่มีหลักประกันความครบถ้วนของไฟล์ ดังนั้น:

1. ยังต้องเก็บต้นฉบับกระดาษ เช่น ใบกำกับภาษีที่พิมพ์จากเครื่อง บิลลายมือ ใบเสร็จร้านค้าทั่วไป เอกสารที่มีลายเซ็นสด/ตราประทับ
2. ไม่ต้องเก็บกระดาษ เฉพาะเอกสารที่ออกผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของสรรพากร หรือไฟล์ XML/PDF ที่มี Digital Signature จากผู้ออก เพราะไฟล์นั้น “คือต้นฉบับในตัวเอง”

เมื่อสรรพากรขอตรวจ เจ้าหน้าที่มีสิทธิเรียกดู ต้นฉบับ เพื่อตรวจตราประทับและลายเซ็นสด หากแสดงไม่ได้ อาจกระทบสิทธิหักภาษีซื้อและค่าใช้จ่าย

ข้อควรระวังในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี

1. เข้าใจผิดว่าเก็บ 5 ปีแล้วทิ้งได้ทันที เราควรนับจากวันยื่นแบบ ไม่ใช่วันปิดบัญชี และเอกสารกลุ่มเสี่ยง เช่น ผลขาดทุนสะสม หรือข้อพิพาทภาษี ควรเก็บถึง 10 ปี
2. ทำลายต้นฉบับกระดาษหลังสแกนทันที ปัจจุบัน ยังทำลายต้นฉบับโดยอิสระไม่ได้ เว้นแต่ใช้สื่อ/ไมโครฟิล์มที่ได้รับการรับรองตามหลักเกณฑ์ของ พ.ร.บ. การบัญชี >> สแกนเก็บไว้ได้ แต่ต้นฉบับยังต้องอยู่
3. คิดว่าส่งบิลเข้า Line สำนักงานบัญชีแล้วจบ อย่าลืมครับ นั่นเป็นแค่การส่งข้อมูล แต่ต้นฉบับยังต้องเก็บที่กิจการ
4. ฝากเก็บที่อื่นโดยไม่แจ้งได้มั้ย การจัดเก็บ ต้องเก็บ ณ สถานที่ที่แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไว้ การย้ายที่เก็บหรือใช้ Cloud ต้องมั่นใจว่าแสดงข้อมูลให้ผู้ตรวจดูจากสำนักงานใหญ่ได้
5. บิลเงินสดหมึกจาง เป็นเรื่องปกติเลยที่ใบเสร็จความร้อน (thermal) หมึกจะจางหายตามเวลา เพราะงั้น เราควรสแกนเก็บไว้ตั้งแต่ยังชัด ก่อนต้นฉบับอ่านไม่ออก
6. ไม่มี Backup ได้มั้ย ไฟล์บัญชีอยู่เครื่องเดียว พอเครื่องเสียหรือโดนแรนซัมแวร์ก็หายหมด ดังนั้น เราควรสำรองอย่างน้อย 2 ที่ และตรวจความสมบูรณ์ปีละครั้ง