ไม่มีใบเสร็จ ทำอย่างไร? จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้อง (อัปเดต 2569)
สรุปสั้น
จ่ายเงินซื้อของหรือบริการแล้ว ผู้ขายออกใบเสร็จให้ไม่ได้ กิจการแก้ได้ด้วยการจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินขึ้นเอง โดยให้พนักงานผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรอง ระบุรายละเอียดให้ครบ มีลายเซ็นทั้งผู้จ่ายและผู้อนุมัติ และแนบหลักฐานเพิ่มตามมูลค่ารายการ เอกสารนี้ใช้เป็น ค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้ได้ ไม่เป็นรายจ่ายต้องห้าม จุดสำคัญที่ต้องจำคือ ใบรับรองแทนใบเสร็จ ใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
ตอบสั้น ๆ คือ เอกสารที่กิจการทำขึ้นเองเพื่อพิสูจน์ว่าจ่ายเงินจริง เมื่อผู้ขายออกใบเสร็จให้ไม่ได้
เป็นเอกสารที่ให้ พนักงานผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรองการจ่าย ในกรณีที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการไม่ออกใบเสร็จให้ (เช่น ร้านค้าย่อย แผงตลาด คนขับรถรับจ้าง) เพื่อให้กิจการนำรายจ่ายนั้นมาลงเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ หลักกฎหมายคือ มาตรา 65 ทวิ (4) ที่กำหนดว่ารายจ่ายต้องมีหลักฐานเพียงพอพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริง
หมายเหตุ: หลายคนสับสนระหว่าง “ใบสำคัญรับเงิน” กับ “ใบรับรองแทนใบเสร็จ” ทั้งคู่ใช้แทนใบเสร็จได้ แต่ต่างกันที่ ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อ “ผู้รับเงินยอมเซ็นรับ” (มีชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนผู้รับ) ส่วน ใบรับรองแทนใบเสร็จ ใช้เมื่อ “ผู้รับเงินไม่ยอมเซ็นเอกสารใด ๆ” จึงต้องให้พนักงานของกิจการเองเป็นผู้รับรอง
ในใบรับรองแทนใบเสร็จต้องมีอะไรบ้าง
ข้อมูลต้องครบพอให้พิสูจน์ได้ว่า “ใคร จ่ายอะไร เท่าไร เมื่อไร เพื่ออะไร”
องค์ประกอบที่ควรมี (ข้อที่เป็น “บังคับ” ขาดไม่ได้):
- วันที่จ่ายเงินจริง (ไม่ใช่วันที่ทำเอกสาร) >> บังคับ
- ชื่อ-นามสกุลและตำแหน่งของพนักงานผู้จ่าย >> บังคับ
- รายละเอียดสินค้า/บริการ ระบุชัดว่าซื้ออะไร จำนวนเท่าไร >> บังคับ
- จำนวนเงิน เป็นตัวเลขและตัวอักษร >> บังคับ
- ชื่อผู้รับเงิน/ร้านค้า (ถ้าทราบ) เพื่อความน่าเชื่อถือ >> แนะนำ
- วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (Business Purpose) อธิบายว่าจ่ายเพื่ออะไร เกี่ยวกับกิจการอย่างไร >> บังคับ และ สำคัญที่สุด
- ลายเซ็นพนักงานผู้จ่ายเงิน พร้อมวันที่ >> บังคับ
- ลายเซ็นผู้อนุมัติ (ผู้จัดการ/ผู้มีอำนาจ) เพื่อยืนยันว่ารายการเกิดขึ้นจริงและเหมาะสม >> บังคับ
รายจ่ายมูลค่าน้อยกับมูลค่าสูง จัดการเอกสารต่างกัน
ยิ่งมูลค่าสูง ยิ่งต้องแนบหลักฐานประกอบมากขึ้น
แบ่งรายจ่ายเป็น 2 กลุ่ม:
- กลุ่มที่ 1 รายจ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าน้อย เช่น ค่าแมสเซนเจอร์ ค่ารถรับจ้าง ค่าของชำเล็กน้อย เขียนรายละเอียดลงในใบรับรองแทนใบเสร็จได้เลย ไม่ต้องแนบเอกสารเพิ่ม เพราะเป็นจำนวนเงินไม่สูงและเกิดขึ้นทั่วไป
- กลุ่มที่ 2 รายจ่ายมูลค่าสูง/มีนัยสำคัญ เช่น ซื้อสินค้าจำนวนมาก ค่าบริการมูลค่าสูงที่ซัพพลายเออร์ไม่ออกใบเสร็จ ต้องแนบหลักฐานให้แน่น ได้แก่ หลักฐานการสั่งซื้อ (ใบเสนอราคา แชต อีเมล), หลักฐานการรับของ (รูปถ่ายสินค้า ใบส่งของที่เซ็นรับ) และที่สำคัญที่สุดคือ หลักฐานการชำระเงิน (สลิปโอนเงินที่ระบุชื่อผู้รับชัดเจน)
ยิ่งมูลค่าสูง การมี “สลิปโอนเงิน” ที่ระบุตัวผู้รับ จะช่วยให้น่าเชื่อถือกว่าการจ่ายเงินสดมาก
ข้อจำกัดสำคัญ คือ ใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้
ทำความเข้าใจกันก่อน เราทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเพื่อนำมาหักค่าใช้จ่ายภาษีเงินได้ได้ แต่ขอคืน VAT ไม่ได้
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ได้เฉพาะเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้เท่านั้น ไม่สามารถใช้แทน ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เพื่อขอเครดิตภาษีซื้อ (Input VAT) ได้ ถ้าต้องการนำ VAT มาหักลบ ต้องมีใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น และต้องระวังว่ารายจ่ายนั้นต้อง ไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี ด้วย จึงจะถือเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้
ข้อควรระวัง
- ใช้บ่อยจนผิดสังเกต กฎหมายอนุญาตให้ใช้ได้ แต่ถ้าบริษัทมีสัดส่วนรายจ่ายที่ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ “สูงผิดปกติ” เมื่อเทียบกับรายจ่ายทั้งหมด จะถูกสรรพากรเพ่งเล็ง ดังนั้น ควรพยายามขอใบเสร็จหรือเลือกซัพพลายเออร์ที่ออกเอกสารได้ก่อนเสมอ
- ลืมลายเซ็นผู้อนุมัติ มีแค่ลายเซ็นผู้จ่ายฝ่ายเดียวถือว่าไม่ครบ ต้องมีผู้อนุมัติยืนยันตามหลักควบคุมภายในด้วยเสมอ
- เขียนวัตถุประสงค์ลอย ๆ เช่น เขียนแค่ “ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด” ไม่พอ ต้องระบุ Business Purpose ให้ชัดว่าเกี่ยวกับกิจการอย่างไร (ใช้หลัก 5W1H >> ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทำไม เกี่ยวกับธุรกิจยังไง)
- รายจ่ายสูงแต่จ่ายเงินสดไม่มีสลิป ทำให้พิสูจน์ตัวผู้รับยาก >> รายการมูลค่าสูงควรโอนเงินเพื่อให้มีร่องรอยการใช้จ่าย
- เข้าใจผิดว่าใช้ขอคืน VAT ได้ ย้ำอีกครั้งว่าใช้ได้แค่ภาษีเงินได้ ไม่ใช่ภาษีซื้อ
บทความนี้เรียบเรียงตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4) และมาตรา 65 ตรี รวมถึงแนวปฏิบัติและคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีของกรมสรรพากร ณ ปี 2569 กรณีรายจ่ายมูลค่าสูงหรือมีข้อสงสัย แนะนำให้ปรึกษานักบัญชี/ผู้สอบบัญชี และตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่กรมสรรพากร (rd.go.th) ก่อนดำเนินการ
คำถามที่พบบ่อย
ใบรับรองแทนใบเสร็จใช้แทนใบกำกับภาษี (ขอคืน VAT) ได้ไหม?
ไม่ได้ ใช้ได้เฉพาะเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้เท่านั้น การขอเครดิตภาษีซื้อต้องมีใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น
ใบรับรองแทนใบเสร็จ ต่างจากใบสำคัญรับเงินอย่างไร?
ใบสำคัญรับเงินใช้เมื่อผู้รับเงินยอมเซ็นรับ (มีชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรผู้รับ) ส่วนใบรับรองแทนใบเสร็จใช้เมื่อผู้รับเงินไม่ยอมเซ็นเอกสารใด ๆ จึงต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเอง
ต้องมีลายเซ็นใครบ้าง?
ต้องมี 2 ส่วนเสมอ คือ พนักงานผู้จ่ายเงิน และผู้อนุมัติ (ผู้จัดการ/ผู้บริหาร) ถ้ามีฝ่ายเดียวถือว่าไม่ครบ
รายจ่ายมูลค่าน้อย ต้องแนบหลักฐานเพิ่มไหม?
ไม่ต้อง รายจ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าน้อย เช่น ค่าแมสเซนเจอร์ ค่ารถ เขียนลงในใบรับรองแทนใบเสร็จได้เลย แต่รายจ่ายมูลค่าสูงควรแนบหลักฐานการสั่งซื้อ การรับของ และสลิปโอนเงิน
ต้องเก็บใบรับรองแทนใบเสร็จไว้นานเท่าไร?
เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีตามกฎหมายบัญชีและประมวลรัษฎากร พร้อมเอกสารแนบทั้งหมด จัดเป็นระบบในแฟ้มรายจ่ายเพื่อพร้อมให้ตรวจสอบ
เกี่ยวกับผู้เขียน
บุณฑริก กลิ่นภักดี
ที่ปรึกษาฝ่ายภาษีบริษัทข้ามชาติ และที่ปรึกษาการประกอบธุรกิจให้กับผู้ประกอบการ SMEs
อยากเก็บชั่วโมง CPD ให้ครบปีนี้?
ดูคอร์สอบรมออนไลน์ของ cpdclass — เรียนจบและเจ้าหน้าที่ตรวจยืนยันตัวตน รับหนังสือรับรองไว้ยื่นชั่วโมงต่อสภาฯ ด้วยตนเอง
ดูคอร์สทั้งหมด
