ไม่มีใบเสร็จ ทำอย่างไร? จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้อง (อัปเดต 2569)

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ตอบสั้น ๆ คือ เอกสารที่กิจการทำขึ้นเองเพื่อพิสูจน์ว่าจ่ายเงินจริง เมื่อผู้ขายออกใบเสร็จให้ไม่ได้

เป็นเอกสารที่ให้ พนักงานผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรองการจ่าย ในกรณีที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการไม่ออกใบเสร็จให้ (เช่น ร้านค้าย่อย แผงตลาด คนขับรถรับจ้าง) เพื่อให้กิจการนำรายจ่ายนั้นมาลงเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ หลักกฎหมายคือ มาตรา 65 ทวิ (4) ที่กำหนดว่ารายจ่ายต้องมีหลักฐานเพียงพอพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริง

หมายเหตุ: หลายคนสับสนระหว่าง “ใบสำคัญรับเงิน” กับ “ใบรับรองแทนใบเสร็จ” ทั้งคู่ใช้แทนใบเสร็จได้ แต่ต่างกันที่ ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อ “ผู้รับเงินยอมเซ็นรับ” (มีชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนผู้รับ) ส่วน ใบรับรองแทนใบเสร็จ ใช้เมื่อ “ผู้รับเงินไม่ยอมเซ็นเอกสารใด ๆ” จึงต้องให้พนักงานของกิจการเองเป็นผู้รับรอง

ในใบรับรองแทนใบเสร็จต้องมีอะไรบ้าง

ข้อมูลต้องครบพอให้พิสูจน์ได้ว่า “ใคร จ่ายอะไร เท่าไร เมื่อไร เพื่ออะไร”

องค์ประกอบที่ควรมี (ข้อที่เป็น “บังคับ” ขาดไม่ได้):

1. วันที่จ่ายเงินจริง (ไม่ใช่วันที่ทำเอกสาร) >> บังคับ
2. ชื่อ-นามสกุลและตำแหน่งของพนักงานผู้จ่าย >> บังคับ
3. รายละเอียดสินค้า/บริการ ระบุชัดว่าซื้ออะไร จำนวนเท่าไร >> บังคับ
4. จำนวนเงิน เป็นตัวเลขและตัวอักษร >> บังคับ
5. ชื่อผู้รับเงิน/ร้านค้า (ถ้าทราบ) เพื่อความน่าเชื่อถือ >> แนะนำ
6. วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (Business Purpose) อธิบายว่าจ่ายเพื่ออะไร เกี่ยวกับกิจการอย่างไร >> บังคับ และ สำคัญที่สุด
7. ลายเซ็นพนักงานผู้จ่ายเงิน พร้อมวันที่ >> บังคับ
8. ลายเซ็นผู้อนุมัติ (ผู้จัดการ/ผู้มีอำนาจ) เพื่อยืนยันว่ารายการเกิดขึ้นจริงและเหมาะสม >> บังคับ

รายจ่ายมูลค่าน้อยกับมูลค่าสูง จัดการเอกสารต่างกัน

ยิ่งมูลค่าสูง ยิ่งต้องแนบหลักฐานประกอบมากขึ้น

แบ่งรายจ่ายเป็น 2 กลุ่ม:

• กลุ่มที่ 1 รายจ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าน้อย เช่น ค่าแมสเซนเจอร์ ค่ารถรับจ้าง ค่าของชำเล็กน้อย เขียนรายละเอียดลงในใบรับรองแทนใบเสร็จได้เลย ไม่ต้องแนบเอกสารเพิ่ม เพราะเป็นจำนวนเงินไม่สูงและเกิดขึ้นทั่วไป
• กลุ่มที่ 2 รายจ่ายมูลค่าสูง/มีนัยสำคัญ เช่น ซื้อสินค้าจำนวนมาก ค่าบริการมูลค่าสูงที่ซัพพลายเออร์ไม่ออกใบเสร็จ ต้องแนบหลักฐานให้แน่น ได้แก่ หลักฐานการสั่งซื้อ (ใบเสนอราคา แชต อีเมล), หลักฐานการรับของ (รูปถ่ายสินค้า ใบส่งของที่เซ็นรับ) และที่สำคัญที่สุดคือ หลักฐานการชำระเงิน (สลิปโอนเงินที่ระบุชื่อผู้รับชัดเจน)

ยิ่งมูลค่าสูง การมี “สลิปโอนเงิน” ที่ระบุตัวผู้รับ จะช่วยให้น่าเชื่อถือกว่าการจ่ายเงินสดมาก

ข้อจำกัดสำคัญ คือ ใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้

ทำความเข้าใจกันก่อน เราทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเพื่อนำมาหักค่าใช้จ่ายภาษีเงินได้ได้ แต่ขอคืน VAT ไม่ได้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ได้เฉพาะเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้เท่านั้น ไม่สามารถใช้แทน ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เพื่อขอเครดิตภาษีซื้อ (Input VAT) ได้ ถ้าต้องการนำ VAT มาหักลบ ต้องมีใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น และต้องระวังว่ารายจ่ายนั้นต้อง ไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี ด้วย จึงจะถือเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

ข้อควรระวัง

• ใช้บ่อยจนผิดสังเกต กฎหมายอนุญาตให้ใช้ได้ แต่ถ้าบริษัทมีสัดส่วนรายจ่ายที่ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ “สูงผิดปกติ” เมื่อเทียบกับรายจ่ายทั้งหมด จะถูกสรรพากรเพ่งเล็ง ดังนั้น ควรพยายามขอใบเสร็จหรือเลือกซัพพลายเออร์ที่ออกเอกสารได้ก่อนเสมอ
• ลืมลายเซ็นผู้อนุมัติ มีแค่ลายเซ็นผู้จ่ายฝ่ายเดียวถือว่าไม่ครบ ต้องมีผู้อนุมัติยืนยันตามหลักควบคุมภายในด้วยเสมอ
• เขียนวัตถุประสงค์ลอย ๆ เช่น เขียนแค่ “ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด” ไม่พอ ต้องระบุ Business Purpose ให้ชัดว่าเกี่ยวกับกิจการอย่างไร (ใช้หลัก 5W1H >> ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทำไม เกี่ยวกับธุรกิจยังไง)
• รายจ่ายสูงแต่จ่ายเงินสดไม่มีสลิป ทำให้พิสูจน์ตัวผู้รับยาก >> รายการมูลค่าสูงควรโอนเงินเพื่อให้มีร่องรอยการใช้จ่าย
• เข้าใจผิดว่าใช้ขอคืน VAT ได้ ย้ำอีกครั้งว่าใช้ได้แค่ภาษีเงินได้ ไม่ใช่ภาษีซื้อ

บทความนี้เรียบเรียงตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4) และมาตรา 65 ตรี รวมถึงแนวปฏิบัติและคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีของกรมสรรพากร ณ ปี 2569 กรณีรายจ่ายมูลค่าสูงหรือมีข้อสงสัย แนะนำให้ปรึกษานักบัญชี/ผู้สอบบัญชี และตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่กรมสรรพากร (rd.go.th) ก่อนดำเนินการ