นักบัญชีใช้ AI กับข้อมูลลูกค้าได้แค่ไหน

บทความนี้ต่อจากบทพื้นฐาน AI สำหรับนักบัญชี ซึ่งเหมาะกับคนที่ยังไม่เคยใช้ AI ในงานบัญชี บทนี้ว่าด้วยเรื่องข้อมูลลูกค้าเมื่อใช้ AI กับงานจริง

กติกาก่อนส่งข้อมูลลูกค้าเข้า AI

ผู้เขียนแนะนำให้แยกตามประเภทบัญชีที่ใช้ ไม่ใช่ตามว่าปกปิดข้อมูลไปมากแค่ไหน กติกาที่ใช้ในบทความนี้มีดังนี้

• บัญชี AI ฟรี หรือบัญชีส่วนตัวที่จ่ายเงินเอง ใช้กับข้อมูลสมมติ หรือข้อมูลสาธารณะที่ไม่ผูกกับลูกค้ารายใดเท่านั้น
• บัญชีสำหรับองค์กรที่สำนักงานอนุมัติแล้ว เป็นบัญชีเดียวที่ใช้กับข้อมูลลูกค้าจริง เมื่อลูกค้าเห็นชอบ และยังต้องตัดชื่อ เลขประจำตัว และข้อมูลที่งานนั้นไม่ต้องใช้ออกก่อนส่งทุกครั้ง
• ทุกบัญชี ไม่ส่งรหัสผ่าน รหัส OTP และลิงก์แชร์ไฟล์ เพราะสิ่งเหล่านี้ใช้เข้าระบบหรือเปิดไฟล์ได้โดยตรง

ลบชื่อลูกค้าออกแล้วก็ยังไม่ควรส่งเข้าบัญชีฟรีหรือบัญชีส่วนตัว เพราะข้อมูลที่เหลืออาจยังย้อนกลับไปถึงตัวคนได้ ผู้ให้บริการบางรายระบุเองว่ามีคนตรวจแชตบางส่วนและเก็บแชตที่ตรวจแล้วได้ถึง 3 ปี ส่วนความจำของ AI จำรายละเอียดงานข้ามแชตได้ รายละเอียดอยู่ในสองหัวข้อถัดไป

ข้อบังคับจรรยาบรรณและ PDPA ว่าอย่างไร

ตัวบทจรรยาบรรณและ PDPA ไม่ได้พูดถึง AI โดยตรง การนำหลักในตัวบทมาใช้กับการส่งข้อมูลเข้า AI ในหัวข้อนี้เป็นความเห็นของผู้เขียน

ข้อบังคับสภาวิชาชีพบัญชี ว่าด้วยจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2569 ข้อ 9 (ง) เรื่องการรักษาความลับ วางหลักให้ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีให้ความสำคัญกับความลับของข้อมูลที่ได้มาจากความสัมพันธ์ทางวิชาชีพและทางธุรกิจ และไม่พึงเปิดเผยข้อมูลนั้นให้บุคคลที่สามโดยไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างถูกต้องและเฉพาะเจาะจง ข้อความที่พิมพ์และไฟล์ที่แนบเข้า AI ไปอยู่ในระบบของผู้ให้บริการภายนอก จึงควรคิดเรื่องการรักษาความลับก่อนส่งทุกครั้ง

การรักษาความลับเป็นหลักการพื้นฐานข้อหนึ่งของจรรยาบรรณ อ่านภาพรวมได้ที่บทความ หลักการพื้นฐานของจรรยาบรรณผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี

คู่มือประมวลจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ที่แนบท้ายประกาศสภาวิชาชีพบัญชีที่ 19/2568 หมวดย่อย 114 การรักษาความลับ ลงรายละเอียดอีกชั้น ส่วนที่ใกล้กับการใช้ AI มีดังนี้

• ระวังการเปิดเผยโดยพลั้งเผลอ คู่มือกำหนดให้ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีต้องระมัดระวังความเป็นไปได้ที่จะเปิดเผยข้อมูลโดยพลั้งเผลอ การวางตารางของลูกค้าลงแชตเพื่อขอให้ช่วยดูเร็ว ๆ ก็เป็นความเสี่ยงแบบนี้
• ข้อมูลภายในสำนักงานก็เป็นความลับ คู่มือกำหนดให้รักษาความลับของข้อมูลภายในสำนักงานหรือองค์กรผู้ว่าจ้างด้วย
• ดูแลคนในทีม คู่มือกำหนดให้ทำตามขั้นตอนที่สมเหตุสมผล เพื่อให้มั่นใจว่าบุคลากรที่อยู่ภายใต้การควบคุมปฏิบัติตามหลักการรักษาความลับ ผู้เขียนเห็นว่าสำนักงานจึงควรมีกติกาการใช้ AI ที่พนักงานทุกคนรู้ ไม่ปล่อยให้แต่ละคนตัดสินเอง
• เผยแพร่แล้วก็ยังต้องระวัง คู่มือกำหนดว่า เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นที่คู่มือเขียนไว้ ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีต้องไม่ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลที่อยู่ภายใต้หน้าที่รักษาความลับ แม้ข้อมูลนั้นจะเผยแพร่สาธารณะแล้ว บทความนี้จึงใช้คำว่า “ข้อมูลสาธารณะที่ไม่ผูกกับลูกค้ารายใด” เช่น ตัวบทและมาตรฐานที่หน่วยงานเผยแพร่ ไม่ใช่ “ข้อมูลลูกค้าที่เปิดเผยแล้ว”

ฝั่งกฎหมาย พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) มาตรา 6 นิยามข้อมูลส่วนบุคคลว่าเป็นข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลซึ่งทำให้สามารถระบุตัวบุคคลนั้นได้ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม และนิยามคำว่าบุคคลว่าหมายถึงบุคคลธรรมดา ข้อมูลของบริษัทลูกค้าเองจึงอาจไม่ใช่ข้อมูลส่วนบุคคล แต่ยังเป็นความลับตามจรรยาบรรณ ส่วนชื่อกรรมการ พนักงาน และลูกค้าที่เป็นบุคคลธรรมดาของกิจการ ระบุตัวคนได้ จึงเป็นข้อมูลส่วนบุคคล

ถ้าลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดาหรือกิจการเจ้าของคนเดียว ผู้เขียนเห็นว่าข้อมูลการเงินของกิจการผูกกับตัวคนนั้นโดยตรง จึงควรถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล

คำว่า “ทางอ้อม” ทำให้การลบชื่ออย่างเดียวไม่พอ รหัสลูกค้าที่อยู่คู่กับยอดเงิน จังหวัด และสินค้าที่ซื้อ อาจย้อนกลับไปถึงตัวคนได้ โดยเฉพาะในกิจการที่มีลูกค้าไม่มาก

มาตรา 37 (1) ของกฎหมายเดียวกันกำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการเข้าถึง ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ และต้องทบทวนมาตรการเมื่อมีความจำเป็นหรือเมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงไป ผู้เขียนเห็นว่าการเริ่มใช้ AI แชตกับงานเป็นจังหวะที่ควรทบทวนมาตรการของสำนักงาน บทความนี้ไม่ลงรายละเอียดหน้าที่อื่นตามกฎหมายนี้

ปิดการฝึกโมเดลแล้ว ทำไมยังไม่พอ

เพราะการฝึกโมเดลเป็นเพียงทางหนึ่งที่ข้อมูลถูกใช้ หน้าความเป็นส่วนตัวของผู้ให้บริการระบุเองว่าข้อความยังถูกเก็บช่วงหนึ่ง บางรายมีคนตรวจ และปุ่ม feedback กับความจำของ AI แยกจากสวิตช์ฝึกโมเดล

• ยังถูกเก็บไว้ช่วงหนึ่ง Gemini เมื่อปิด Keep Activity หรือใช้แชตชั่วคราว ยังเก็บแชตไว้กับบัญชี 72 ชั่วโมง ChatGPT ที่ปิดสวิตช์ฝึกโมเดลแล้ว แชตใหม่ยังอยู่ในประวัติแชต แชตชั่วคราว (Temporary chat) ของ ChatGPT อาจเก็บไว้ได้ถึง 30 วันเพื่อความปลอดภัย และแชตแบบไม่ระบุตัวตน (Incognito) ของ Claude เก็บ 30 วันตามค่าเริ่มต้น
• มีคนตรวจ Gemini Apps Privacy Hub ของ Google ระบุว่าผู้ตรวจที่เป็นคน รวมทั้งผู้ตรวจจากผู้ให้บริการภายนอกของ Google อ่านข้อมูลบางส่วน และขอให้ไม่ใส่ข้อมูลลับที่ไม่อยากให้ผู้ตรวจเห็นหรือไม่อยากให้ Google นำไปปรับปรุงบริการ หน้าเดียวกันบอกว่าแม้ปิด Keep Activity หรือใช้แชตชั่วคราว Google ยังใช้แชตเพื่อตอบเรา และเพื่อปกป้อง Google ผู้ใช้ และสาธารณะ ซึ่งรวมถึงการใช้ผู้ตรวจที่เป็นคน
• ลบแล้วไม่หายทั้งหมด หน้าเดียวกันระบุว่าแชตที่ผู้ตรวจอ่านแล้วไม่ถูกลบเมื่อเราลบกิจกรรม แต่เก็บไว้ได้ถึง 3 ปี
• แชตที่ติดธงตรวจความปลอดภัย หน้าเรื่องการฝึกโมเดลของ Claude เขียนว่า นอกจากกรณีที่เราเลือกอนุญาต แชตที่ถูกติดธงเพื่อตรวจความปลอดภัยอาจถูกใช้หรือวิเคราะห์ เพื่อปรับปรุงการตรวจจับและการบังคับใช้นโยบายการใช้งาน (Usage Policy) รวมถึงใช้ฝึกโมเดลที่ทีม Safeguards ใช้
• ปุ่มถูกใจหรือไม่ถูกใจส่งทั้งบทสนทนา Claude เก็บบทสนทนาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องไว้ได้ถึง 5 ปีเมื่อกดปุ่มนี้ ChatGPT บอกว่าบทสนทนาทั้งหมดที่ผูกกับ feedback อาจถูกใช้ฝึกโมเดล และ Gemini ระบุว่าแชตหลังปิด Keep Activity ไม่ถูกใช้ฝึก เว้นแต่เราเลือกส่ง feedback ซึ่ง feedback ที่ตรวจแล้วพร้อมบทสนทนาเก็บได้ถึง 3 ปี โดยแยกจากบัญชี Google
• ความจำของ AI แยกจากสวิตช์ฝึกโมเดล Claude เปิดความจำเป็นค่าเริ่มต้นในแผน Free, Pro และ Max บนเว็บ แอปเดสก์ท็อป และแอปมือถือ ความจำเก็บบทบาท โปรเจกต์ และบริบทงาน คนและสถานที่ในงานและชีวิต และรายละเอียดงานที่ทำอยู่ เมื่อลบแชต ความจำที่สร้างจากแชตนั้นไม่ถูกลบไปด้วย ChatGPT บอกว่าความจำกับการฝึกโมเดลเป็นการตั้งค่าแยกกัน ส่วน Copilot ระบุว่าปิดความจำแล้ว ความจำที่บันทึกไว้แล้วไม่ถูกลบอัตโนมัติ

ข้อมูลไหน ไม่ส่งเข้าบัญชีฟรีหรือส่วนตัว

ตามกติกาของบทนี้ ข้อมูลที่ได้มาจากงานของลูกค้าหรือของสำนักงานไม่ส่งเข้าบัญชีฟรีหรือบัญชีส่วนตัวเลย รายการด้านล่างเป็นตัวอย่างในงานบัญชี ไม่ใช่รายการครบถ้วน

• ข้อมูลระบุตัวบุคคล ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล ของกรรมการ ผู้ถือหุ้น พนักงาน หรือลูกค้าบุคคลธรรมดาของกิจการ
• เงินเดือนและข้อมูลพนักงาน ทะเบียนเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายคน ข้อมูลประกันสังคม รวมถึงใบรับรองแพทย์และใบเสร็จค่ารักษาที่แนบมาเบิกสวัสดิการ
• ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของกิจการลูกค้า รวมถึงชื่อคู่ค้าในใบกำกับภาษีและรายงานภาษีซื้อภาษีขาย
• บัญชีธนาคาร เลขที่บัญชี statement และสลิปโอนเงิน
• ตัวเลขทางการเงินของลูกค้า งบทดลอง ร่างงบการเงิน และรายการปรับปรุง
• สัญญาและเงื่อนไขการค้า ราคาซื้อขาย ส่วนลด เครดิตเทอม สัญญาเช่า และสัญญาเงินกู้
• ข้อมูลของสำนักงานเอง รายชื่อลูกค้า ค่าธรรมเนียม และกระดาษทำการ ผู้เขียนจัดเป็นข้อมูลภายในสำนักงานซึ่งคู่มือประมวลจรรยาบรรณให้รักษาความลับ และกระดาษทำการยังมีข้อมูลของลูกค้าอยู่ด้วย
• ภาพถ่ายหรือสแกนเอกสารทั้งฉบับ ภาพใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จหนึ่งภาพอาจมีทั้งชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ และยอดเงินอยู่ด้วยกัน
• รหัสผ่าน รหัส OTP และลิงก์แชร์ไฟล์ กลุ่มนี้ไม่ส่งในบัญชีใดเลย รวมถึงบัญชีองค์กร

ในแง่การรักษาความลับ สิ่งที่ส่งเข้าบัญชีฟรีได้ตามกติกานี้ คือ ข้อมูลสมมติที่แต่งขึ้นเอง หัวคอลัมน์ทั่วไปของตารางพร้อมแถวสมมติ ตัวบทหรือมาตรฐานที่หน่วยงานเผยแพร่แล้ว และคำถามหลักการที่ไม่ระบุกิจการ เช่น ถามวิธีบันทึกบัญชีเงินมัดจำรับแบบทั่วไป

คำถามหลักการก็ต้องดูรายละเอียดที่เล่าด้วย ถ้าเล่าเหตุการณ์ละเอียดจนคนที่รู้จักกิจการเดาได้ว่าเป็นลูกค้ารายไหน ผู้เขียนเห็นว่าเท่ากับเปิดเผยข้อมูลของลูกค้ารายนั้นแล้ว

ใช้บัญชีองค์กร ยังต้องทำอะไรบ้าง

หน้าทางการของผู้ให้บริการแยกเงื่อนไขข้อมูลของบัญชีองค์กรออกจากบัญชีส่วนตัว ตัวอย่างมีดังนี้

• Google ระบุว่าการใช้ Gemini ด้วยบัญชี Google สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน อาจอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการจัดการข้อมูลที่ต่างออกไป และ Microsoft แยกหน้าข้อมูลของบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนที่ใช้ Microsoft Entra ออกจากหน้าของแอปสำหรับบุคคล
• OpenAI ระบุว่าโดยค่าเริ่มต้นไม่ใช้เนื้อหาจาก workspace ของ ChatGPT Business, Enterprise, Edu และ ChatGPT for Healthcare ไปฝึกโมเดล
• Anthropic ระบุว่าในแผน Team และ Enterprise เจ้าของบัญชีองค์กรเป็นผู้กำหนดว่าจะเปิดให้ใช้ความจำของ Claude หรือไม่ และความจำปิดไว้สำหรับสมาชิกแต่ละคนจนกว่าสมาชิกจะเปิดเอง

บัญชีองค์กรไม่ได้ทำให้ส่งข้อมูลลูกค้าได้ทุกอย่าง ตามกติกาของบทนี้ยังต้องมีอีก 3 อย่าง

1. สำนักงานอนุมัติ สำนักงานเลือกเครื่องมือและแผนที่ใช้ อ่านเงื่อนไขของแผนนั้น แล้วกำหนดว่าพนักงานใช้กับงานแบบไหนได้ ผู้เขียนเห็นว่าข้อนี้เป็นส่วนหนึ่งของการทำตามขั้นตอนที่สมเหตุสมผลให้บุคลากรรักษาความลับตามคู่มือประมวลจรรยาบรรณ
2. ลูกค้าเห็นชอบเป็นหนังสือ บอกลูกค้าว่าจะใช้เครื่องมือใด กับข้อมูลแบบไหน เพื่องานอะไร และข้อมูลที่ส่งจะระบุตัวลูกค้าหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องได้หรือไม่ ที่มาของข้อนี้อยู่ใต้รายการ
3. ตัดข้อมูลก่อนส่ง แม้เป็นบัญชีองค์กรก็ส่งเฉพาะส่วนที่งานต้องใช้ ตัดชื่อ เลขประจำตัว และข้อมูลที่งานนั้นไม่ต้องใช้ออกตามขั้นตอนในหัวข้อถัดไป

เงื่อนไขให้ลูกค้าเห็นชอบมาจากข้อบังคับจรรยาบรรณ ข้อ 9 (ง) ซึ่งวางหลักว่าไม่พึงเปิดเผยข้อมูลให้บุคคลที่สามโดยไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจอย่างถูกต้องและเฉพาะเจาะจง และคู่มือประมวลจรรยาบรรณเขียนข้อยกเว้นไว้ว่า ผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีอาจเปิดเผยหรือใช้ข้อมูลที่เป็นความลับได้ เมื่อได้รับอนุมัติจากลูกค้าหรือบุคคลอื่นที่มีอำนาจอนุมัติ และไม่ต้องห้ามตามกฎหมายหรือข้อบังคับ ตัวบทไม่ได้พูดถึง AI การนำมาใช้กับ AI เป็นความเห็นของผู้เขียน

รายการที่บอกลูกค้า ผู้เขียนปรับมาจากข้อพิจารณาที่คู่มืออธิบายว่าควรสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อสำนักงานขออนุมัติใช้ข้อมูลที่เป็นความลับในเรื่องอื่น เช่น การวิจัยหรือการพัฒนาเทคโนโลยี

เตรียมไฟล์ในเครื่องก่อนส่ง

ขั้นที่ 1 ใช้กับบัญชีฟรีหรือบัญชีส่วนตัวได้ ขั้นที่ 2 เป็นต้นไปใช้กับข้อมูลจริงในบัญชีองค์กรที่สำนักงานอนุมัติและลูกค้าเห็นชอบแล้วเท่านั้น ทำครบทุกขั้นแล้วก็ยังไม่ใช่เหตุให้ส่งข้อมูลจริงเข้าบัญชีฟรีหรือบัญชีส่วนตัว

ขั้นตอนนี้เป็นวิธีที่ผู้เขียนแนะนำ ไม่ใช่ข้อกำหนดของตัวบท หลักคือให้ข้อมูลจริงอยู่ในเครื่อง แล้วส่งเข้า AI เฉพาะส่วนที่งานต้องใช้

1. ส่งโครงสร้างแทนข้อมูล งานที่ต้องการสูตร Excel หรือวิธีจัดตาราง ไม่ต้องใช้ตัวเลขจริง ส่งหัวคอลัมน์กับแถวสมมติไม่กี่แถว ขอสูตร แล้วนำสูตรไปใช้กับไฟล์จริงในเครื่อง
2. ใช้ยอดสรุปแทนรายการ ถ้าคำถามตอบได้จากยอดรวมรายเดือนหรือรายหมวด ไม่ต้องส่งรายการรายใบ
3. สร้างไฟล์ใหม่ วางเฉพาะค่าที่ใช้ อย่าแนบไฟล์งานตัวจริงที่มีหลายชีต ให้สร้างไฟล์ใหม่แล้ววางเฉพาะค่าของคอลัมน์และแถวที่งานต้องใช้ การเริ่มไฟล์ใหม่ช่วยเรื่องข้อมูลแฝงที่ลบยาก เพราะหน้าเรื่อง Document Inspector ของ Microsoft ระบุว่าข้อมูลแคชของ PivotTable, PivotChart, Slicer, timeline และสูตร Cube รวมทั้งตัวกรอง เป็นสิ่งที่ Document Inspector หาเจอแต่ลบให้ไม่ได้
4. คัดลอกเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น หน้า Copy visible cells only ของ Microsoft ระบุว่าโดยค่าเริ่มต้น Excel คัดลอกเซลล์ที่ซ่อนหรือถูกกรองไปพร้อมเซลล์ที่มองเห็น ถ้าต้องคัดลอกจากตารางที่กรองไว้ ให้เลือก Home > Find & Select > Go To Special > Visible cells only ก่อนคัดลอก
5. แทนชื่อด้วยรหัส และเก็บตารางจับคู่ไว้ในเครื่อง เช่น ลูกค้า C001 ผู้ขาย V001 ตารางจับคู่ไม่ส่งเข้า AI รหัสไม่ได้ทำให้ระบุตัวไม่ได้เสมอไป ถ้าคอลัมน์อื่นยังบอกได้ว่าเป็นใคร ให้ตัดคอลัมน์นั้นออกด้วย
6. ไล่คอลัมน์ข้อความอิสระ คอลัมน์คำอธิบายรายการ หมายเหตุ ชื่อชีต และชื่อไฟล์ อาจมีชื่อคน ชื่อบริษัท หรือเลขที่บัญชีติดมา ให้ไล่ดูทีละช่อง
7. รัน Document Inspector กับสำเนา เปิด File > Info > Check for Issues > Inspect Document เพื่อลบความคิดเห็น คุณสมบัติเอกสาร หัวกระดาษและท้ายกระดาษ แถวและคอลัมน์ที่ซ่อน และชีตที่ซ่อน Microsoft แนะนำให้ใช้กับสำเนาของเอกสาร เพราะข้อมูลที่ถูกลบอาจกู้คืนไม่ได้ อ่านรายละเอียดได้ที่หน้า Remove hidden data and personal information by inspecting documents
8. อย่าปัดหรือแก้จำนวนเงินเพื่อปกปิด ให้ปิดตัวระบุ ไม่แตะตัวเลข ถ้าแก้ตัวเลข ยอดจะกระทบกันไม่ลง และคำตอบของ AI นำไปใช้กับไฟล์จริงไม่ได้
9. อย่าให้ AI ช่วยปิดข้อมูล การแนบไฟล์จริงแล้วสั่งให้ AI ลบชื่อออก เท่ากับส่งข้อมูลที่ต้องการปิดเข้าไปครบแล้วตั้งแต่ตอนแนบไฟล์

การตั้งค่าที่ควรดู ก่อนใช้กับงานจริง

สิ่งที่ควรเปิดดูมีสี่เรื่อง คือ สวิตช์ฝึกโมเดล ความจำ แชตชั่วคราว และปุ่ม feedback ข้อมูลในหัวข้อนี้มาจากหน้าความเป็นส่วนตัวและหน้าช่วยเหลือของผู้ให้บริการแต่ละราย ณ เดือนตุลาคม 2569 ชื่อเมนูและเงื่อนไขเปลี่ยนได้ ให้เปิดดูเองก่อนใช้

การตั้งค่าเหล่านี้ลดสิ่งที่ถูกเก็บหรือถูกนำไปใช้ได้บางส่วน แต่ไม่ได้เปลี่ยนกติกาว่าบัญชีฟรีหรือบัญชีส่วนตัวใช้กับข้อมูลสมมติหรือข้อมูลสาธารณะที่ไม่ผูกกับลูกค้ารายใดเท่านั้น

ข้อแนะนำที่ใช้ได้กับทุกเครื่องมือ คือ ในแชตที่เกี่ยวกับงาน ไม่กดถูกใจหรือไม่ถูกใจ และไม่ส่ง feedback เพราะหน้าของ Gemini, ChatGPT และ Claude ระบุว่า feedback พาบทสนทนาไปเก็บต่อหรือใช้ฝึกโมเดล

Gemini

• เปิดดูว่าสวิตช์ Keep Activity เปิดอยู่หรือไม่ ถ้าปิด แชตต่อจากนั้นไม่ขึ้นใน Activity และไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล เว้นแต่เราเลือกส่ง feedback
• ถ้าเปิด Keep Activity ไว้ ดูระยะลบกิจกรรมอัตโนมัติ ค่าเริ่มต้นคือ 18 เดือน เลือกเป็น 3 เดือน 36 เดือน หรือไม่ลบเลยได้
• แชตชั่วคราว (Temporary chat) ไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล

อ่านเงื่อนไขเต็มได้ที่ Gemini Apps Privacy Hub

ChatGPT

• ที่ Settings > Data controls ปิด “Improve the model for everyone” แชตใหม่จะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล แต่ยังอยู่ในประวัติแชต
• Temporary chat ไม่ขึ้นในประวัติ ไม่สร้างหรือแก้ความจำ และไม่ถูกใช้ปรับปรุงโมเดล
• ความจำเป็นการตั้งค่าแยกจากการฝึกโมเดล ต้องเปิดดูแยกต่างหาก

อ่านเงื่อนไขเต็มได้ที่ Data controls in ChatGPT

Claude

• ที่ Settings > Memory ดูและลบความจำทีละหัวข้อได้ ปิดทั้งบัญชีด้วยสวิตช์ “Generate memory from chats” ซึ่งให้เลือกระหว่าง Pause ที่เก็บความจำเดิมไว้แต่ไม่ใช้และไม่สร้างใหม่ กับ Reset ที่ลบความจำทั้งหมดถาวร
• เปิดดูในหน้าตั้งค่าความเป็นส่วนตัวว่าเปิด Model Improvement ไว้หรือไม่
• แชต Incognito ไม่ถูกใช้ฝึกแม้เปิด Model Improvement ไว้ และไม่เข้าประวัติและความจำ

อ่านเงื่อนไขเต็มได้ที่ Use Claude's chat search and memory, Is my data used for model training? และ Use incognito chats

Copilot

• ดูก่อนว่าใช้แอป Microsoft Copilot รุ่นใหม่ที่มีให้ใช้ตั้งแต่ 18 ส.ค. 2569 หรือรุ่นเก่า เพราะหน้าความเป็นส่วนตัวแยกกัน หน้าของรุ่นใหม่บอกว่าถ้ายังไม่ได้อัปเดต หน้านั้นใช้กับเราไม่ได้ ให้ไปอ่านหน้าเดิมของรุ่นเก่าแทน
• หน้าประวัติกิจกรรมของรุ่นใหม่ระบุว่าข้อความที่พิมพ์ คำตอบ และเนื้อหาไฟล์ ไม่ถูกใช้ฝึกโมเดลพื้นฐาน (foundation models) แต่ข้อมูลก็ยังออกจากเครื่องไปอยู่ในระบบของผู้ให้บริการ กติกาของบทนี้จึงใช้กับบัญชีส่วนตัวของ Copilot เหมือนเดิม
• ความจำอยู่ที่ Settings > Personalization สวิตช์ “Saved memories” การปิดสวิตช์อย่างเดียวไม่ลบความจำที่บันทึกไว้แล้ว ลบได้จาก Manage ข้างสวิตช์นั้น แล้วเลือกลบทีละรายการหรือ Delete all memories

อ่านเงื่อนไขของรุ่นใหม่ได้ที่หน้า Microsoft Copilot for individuals: your activity history และ Microsoft Copilot for individuals: your privacy controls and choices

ส่งข้อมูลจริงเข้าไปแล้ว ทำอย่างไร

ถ้าเผลอส่งข้อมูลลูกค้าจริงเข้าบัญชีที่ไม่ควรใช้ ผู้เขียนแนะนำให้ทำตามลำดับนี้

1. หยุดแชตนั้น ไม่ส่งข้อความต่อ ไม่กดถูกใจหรือไม่ถูกใจ และไม่ส่ง feedback
2. จดว่าส่งอะไรไป ก่อนลบ ให้จดว่าเป็นไฟล์หรือข้อมูลอะไร ของลูกค้ารายใด ส่งเข้าเครื่องมือและบัญชีใด เมื่อไร จดเป็นคำอธิบาย ไม่คัดลอกข้อมูลนั้นไปเก็บซ้ำ
3. ลบแชต ตามวิธีของเครื่องมือนั้น
4. ตรวจและลบความจำแยกต่างหาก หน้าช่วยเหลือของ Claude ระบุว่าลบแชตแล้วความจำที่สร้างจากแชตนั้นไม่ถูกลบไปด้วย ต้องไปลบที่ Settings > Memory ส่วน Copilot การปิดความจำไม่ลบความจำที่บันทึกไว้แล้ว เครื่องมืออื่นก็ให้เปิดดูหน้าความจำด้วย
5. แจ้งผู้รับผิดชอบของสำนักงาน ให้รู้เร็วที่สุด พร้อมบันทึกจากข้อ 2 ถ้าทำงานคนเดียว ผู้ที่ต้องประเมินเรื่องนี้คือตัวเราเอง

การลบไม่ได้รับประกันว่าข้อมูลหายจากระบบของผู้ให้บริการ เช่น Gemini Apps Privacy Hub ระบุว่าแชตที่ผู้ตรวจอ่านแล้วเก็บได้ถึง 3 ปีแม้เราลบกิจกรรม ส่วนเรื่องที่ต้องแจ้งลูกค้าหรือทำต่อตามกฎหมาย ให้ผู้รับผิดชอบของสำนักงานประเมินจากกฎหมายและข้อตกลงกับลูกค้า บทความนี้ไม่ลงรายละเอียดขั้นตอนตามกฎหมาย

บทความนี้เรียบเรียงจากข้อบังคับและคู่มือประมวลจรรยาบรรณ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และหน้าความเป็นส่วนตัวของผู้ให้บริการ AI ณ ปี 2569 กติกาการใช้บัญชีและขั้นตอนเตรียมไฟล์เป็นความเห็นของผู้เขียน ไม่ใช่ข้อกฎหมาย แนะนำให้ตรวจหน้าตั้งค่าของเครื่องมือที่ใช้ และข้อมูลล่าสุดที่สภาวิชาชีพบัญชี (tfac.or.th) หรือ สคส. (pdpc.or.th) ก่อนใช้กับงานจริง

เปิดอ่านเอกสารต้นฉบับ: ข้อบังคับจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2569, คู่มือประมวลจรรยาบรรณ แนบท้ายประกาศสภาวิชาชีพบัญชีที่ 19/2568 และ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562