เปลี่ยนโปรแกรมบัญชีต้นปี ย้ายยอดยกมาอย่างไร ให้ผู้สอบบัญชีตรวจได้

เปลี่ยนโปรแกรมบัญชีตอนต้นปี สิ่งที่ผู้สอบบัญชีอาจถามคือยอดยกมามาจากไหนและใครยืนยัน บทความนี้ไม่ได้สอนวิธีนำเข้าของโปรแกรมยี่ห้อใด เพราะแต่ละโปรแกรมมีคู่มือของตัวเอง

ย้ายข้อมูลแล้ว ควรพิสูจน์อะไรได้

เมื่อย้ายเสร็จ กิจการควรแสดงได้ว่ายอดที่อยู่ในระบบใหม่ ณ วันเริ่มใช้ ตรงกับยอดปิดในระบบเก่าทุกบัญชี และรายการย่อยที่ประกอบเป็นยอดนั้นมาครบ ไม่ซ้ำ ไม่ผิดตัว

ยอดรวมตรงกันอย่างเดียวยังไม่พอ ตัวอย่างเช่น ยอดลูกหนี้รวมอาจตรงกันพอดี แต่ใบแจ้งหนี้บางใบไปอยู่ผิดลูกค้า หรือวันครบกำหนดเพี้ยนไป รายงานอายุลูกหนี้จากระบบใหม่ก็จะผิดตั้งแต่เดือนแรก ทั้งที่งบทดลองดูเหมือนถูก

ในปีแรกที่ใช้ระบบใหม่ ผู้สอบบัญชีอาจขอดูว่ายอดยกมาในระบบใหม่มาจากไหน กิจการตรวจผลการย้ายอย่างไร และใครเป็นคนยืนยัน ถ้ากิจการเก็บหลักฐานไว้ตั้งแต่ตอนย้าย จะตอบได้ทันทีโดยไม่ต้องย้อนไปเปิดระบบเก่า

มาตรฐานการสอบบัญชี พูดถึงการแปลงข้อมูลไว้อย่างไร

มาตรฐานการสอบบัญชี รหัส 315 (ปรับปรุง 2564) เรื่อง การระบุและประเมินความเสี่ยงจากการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญ ของสภาวิชาชีพบัญชี (ไฟล์ PDF) เป็นมาตรฐานที่ผู้สอบบัญชีใช้ทำความเข้าใจกิจการ ไม่ใช่ข้อบังคับที่สั่งให้กิจการต้องมีการควบคุมแบบใด แต่ช่วยให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีมองเรื่องนี้อย่างไร

ภาคผนวก 6 ของมาตรฐานยก "การแปลงข้อมูล" เป็นตัวอย่างหนึ่งของการควบคุมทั่วไปด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ในกลุ่มการจัดการการเปลี่ยนแปลงโปรแกรม และอธิบายว่าเป็น "การควบคุมเกี่ยวกับการแปลงข้อมูลในระหว่างการพัฒนา การนำไปปฏิบัติ หรือการอัพเกรดสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีสารสนเทศ"

ตารางท้ายภาคผนวกเดียวกันยกตัวอย่างความเสี่ยงว่า "ข้อมูลที่แปลงจากระบบดั้งเดิมหรือเวอร์ชั่นเก่าที่ให้ข้อมูลผิดพลาด หากการแปลงข้อมูลให้ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ ซ้ำซ้อน ล้าสมัย หรือไม่ถูกต้อง" และยกตัวอย่างการควบคุมว่า "ผู้บริหารอนุมัติผลของการแปลงข้อมูล (เช่น การเปรียบเทียบและกระทบยอด) จากระบบงานหรือโครงสร้างข้อมูลเก่าไปยังระบบงานหรือโครงสร้างข้อมูลใหม่ และคอยติดตามการแปลงข้อมูลตามนโยบายหรือวิธีปฏิบัติที่กำหนดไว้"

ตารางแยกระบบงานไอทีเป็น 3 แบบ สำหรับซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่ไม่ซับซ้อน ช่องของการควบคุมข้อนี้เขียนว่า "ไม่เกี่ยวข้อง" และอธิบายต่อว่า "จัดการโดยการควบคุมด้วยมือ" ส่วนซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์หรือระบบงานไอทีที่มีขนาดกลางและซับซ้อนปานกลาง กับระบบงานไอทีขนาดใหญ่หรือซับซ้อน ตารางเขียนว่า "ใช่"

ผู้เขียนอ่านว่า สำหรับกิจการที่ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทั่วไป ผลการย้ายข้อมูลตรวจโดยคน ไม่ใช่โดยการควบคุมในระบบ ได้แก่ การกระทบยอดและการอนุมัติผลที่อธิบายในหัวข้อถัดไป ภาพรวมของการควบคุมทั่วไปด้านไอทีอ่านได้ที่บทความ ITGC 4 กลุ่ม และ IT Audit สำหรับนักบัญชี

เลือกวันตัดยอดให้ตรวจง่าย

วันตัดยอดที่ตรวจง่ายที่สุดคือวันเริ่มงวดบัญชี เช่น กิจการที่ปิดบัญชีสิ้นเดือนธันวาคม เริ่มใช้ระบบใหม่วันที่ 1 มกราคม ยอดยกมาจะเท่ากับยอดในงบทดลองหลังปิดบัญชีของปีก่อน คือบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายโอนเข้ากำไรสะสมแล้ว และรายการทั้งปีใหม่อยู่ในระบบเดียว ถ้าเริ่มกลางปี รายการของปีเดียวกันจะแยกอยู่สองระบบ และต้องรวมสองแหล่งทุกครั้งที่ทำงบ

สิ่งที่ควรตกลงกันก่อนถึงวันตัดยอด

• วันสุดท้ายที่บันทึกในระบบเก่า หลังวันนั้นปิดสิทธิบันทึกรายการใหม่ในระบบเก่า เหลือสิทธิดูอย่างเดียว เพื่อไม่ให้มีคนบันทึกเพิ่มหลังดึงยอดไปแล้ว ยกเว้นรายการปรับปรุงของปีก่อนตามข้อถัดไป
• เอกสารที่คาบเกี่ยว เช่น ใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับของ ใบส่งของที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ เช็คที่จ่ายแล้วแต่ยังไม่ขึ้นเงิน ควรตัดสินว่าจะย้ายรายการค้างเหล่านี้ไปอย่างไร
• รายการปรับปรุงปีก่อนที่ยังไม่จบ ตอนเริ่มใช้ระบบใหม่ งบปีก่อนมักยังไม่ผ่านการตรวจสอบ ถ้ามีรายการปรับปรุงทีหลัง ยอดยกมาในระบบใหม่จะต้องแก้ตาม ควรวางแผนไว้ว่าจะปรับยอดยกมาเมื่อไร ใครอนุมัติ และกระทบยอดใหม่อีกรอบ ตกลงด้วยว่าจะบันทึกรายการปรับปรุงของปีก่อนในระบบเก่าอย่างไร เช่น เปิดสิทธิบันทึกชั่วคราวให้คนที่ได้รับอนุมัติแล้วปิดกลับ เพื่อให้บัญชีปีก่อนแสดงยอดหลังปรับปรุง แล้วจึงปรับยอดยกมาในระบบใหม่ให้ตรงกัน

เตรียมข้อมูลหลักก่อนย้าย

ข้อมูลหลักคือข้อมูลที่รายการทุกรายการอ้างถึง ถ้าข้อมูลหลักผิด รายการที่บันทึกหลังจากนั้นจะผิดตามไปด้วย ควรทำความสะอาดก่อนย้าย ไม่ใช่ย้ายของเดิมไปทั้งหมดแล้วค่อยแก้

• ผังบัญชี ทำตารางจับคู่รหัสบัญชีเก่ากับรหัสบัญชีใหม่ทุกบัญชีที่มียอด ถ้ารวมหลายบัญชีเก่าเป็นบัญชีใหม่บัญชีเดียว หรือแยกบัญชีเก่าออกเป็นหลายบัญชี ให้เขียนไว้ในตารางเดียวกัน ตารางนี้คือสิ่งที่ใช้อธิบายผู้สอบบัญชีว่ายอดในงบทดลองใหม่มาจากบัญชีใดในระบบเก่า
• ลูกค้าและผู้ขาย ตัดรายชื่อซ้ำ รายชื่อที่ไม่มีรายการแล้ว ตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่ สำหรับผู้ขาย เลขบัญชีธนาคารที่ย้ายเข้าระบบใหม่ควรเทียบกับข้อมูลที่ยืนยันแล้ว เพราะการแก้เลขบัญชีผู้ขายควรผ่านขั้นตอนอนุมัติเสมอ แม้จะเป็นการย้ายระบบ
• สินค้า ตรวจรหัสสินค้าซ้ำ หน่วยนับ และวิธีคำนวณต้นทุน ระบบใหม่ควรตั้งวิธีคำนวณต้นทุนให้ตรงกับนโยบายที่ใช้อยู่ ไม่ใช่ค่าตั้งต้นของโปรแกรม
• ทรัพย์สิน ย้ายจากทะเบียนทรัพย์สินที่กระทบกับบัญชีแล้ว ไม่ใช่จากรายชื่อทรัพย์สินที่ไม่เคยเทียบกับบัญชี วิธีทำทะเบียนให้ตรงกับบัญชีอ่านได้ที่บทความ ทะเบียนทรัพย์สินและการตรวจนับสิ้นปี

เมื่อทำความสะอาดข้อมูลหลักแล้ว ควรให้คนที่ไม่ได้เป็นคนแก้ เปิดดูรายการที่แก้ไขหรือลบทิ้งก่อนย้าย และเก็บรายการนั้นไว้

กระทบยอด ระหว่างระบบเก่ากับระบบใหม่

การกระทบยอดควรทำสองชั้น คือ ระดับบัญชีแยกประเภท และระดับรายตัว และควรใช้รายงานที่ดึงออกมาจากแต่ละระบบโดยตรง ไม่ใช้ไฟล์ที่เตรียมไว้สำหรับนำเข้า เพราะไฟล์นั้นยังไม่ได้พิสูจน์ว่าเข้าไปในระบบใหม่ครบ

ชั้นแรก งบทดลอง

1. ดึงงบทดลองหลังปิดบัญชีของระบบเก่า ณ วันปิด คือหลังโอนบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรสะสมแล้ว และงบทดลองยอดยกมาของระบบใหม่ ณ วันเริ่มใช้ ถ้าใช้งบทดลองก่อนปิดบัญชี จะเจอผลต่างทุกบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรสะสม
2. ใช้ตารางจับคู่ผังบัญชี เทียบยอดทีละบัญชี ไม่ใช่เทียบแค่ยอดรวมเดบิตและเครดิต
3. ทุกผลต่างควรหาสาเหตุและแก้ให้หมด หรือบันทึกเหตุผลที่ยอมรับไว้ พร้อมผู้อนุมัติ

ถ้าจะนำยอดรายเดือนของปีก่อนเข้าระบบใหม่ไว้ใช้เปรียบเทียบ ให้กระทบยอดชุดนั้นแยกอีกชุดหนึ่ง

ชั้นที่สอง ยอดคงเหลือรายตัว

• ลูกหนี้ เทียบรายงานลูกหนี้คงค้างแยกตามลูกค้าและตามใบแจ้งหนี้ จากทั้งสองระบบ ตรวจทั้งยอด วันที่เอกสาร และวันครบกำหนด เพราะรายงานอายุลูกหนี้คำนวณจากวันที่เหล่านี้ แล้วรวมยอดรายตัวในระบบใหม่ให้เท่ากับยอดบัญชีคุมลูกหนี้ในงบทดลองใหม่
• เจ้าหนี้ ทำแบบเดียวกับลูกหนี้ แยกตามผู้ขายและตามใบแจ้งหนี้
• สินค้า เทียบจำนวนและมูลค่าแยกตามรหัสสินค้าและคลัง ถ้าจำนวนตรงแต่มูลค่าไม่ตรง ให้ดูต้นทุนต่อหน่วยที่ย้ายมาก่อน
• ทรัพย์สิน เทียบราคาทุน ค่าเสื่อมราคาสะสม และมูลค่าสุทธิตามบัญชีรายตัว และตรวจว่าวันเริ่มคิดค่าเสื่อมราคาและอายุการใช้งานที่เหลือในระบบใหม่ ตรงกับระบบเก่า ไม่อย่างนั้นค่าเสื่อมราคาเดือนแรกจะผิด
• เงินฝากธนาคาร เทียบยอดตามบัญชีรายธนาคาร และย้ายรายการค้างในงบกระทบยอดธนาคาร เช่น เช็คที่จ่ายแล้วแต่ยังไม่ขึ้นเงิน ให้ครบ

ตรวจด้วยว่ายอดยกมาของลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้า ไม่ได้เข้าบัญชีคุมสองทาง คือทั้งจากการนำเข้ารายใบและจากรายการยอดยกมาของงบทดลอง ถ้าโปรแกรมใช้บัญชีพักสำหรับยอดยกมา บัญชีพักนั้นต้องเหลือศูนย์เมื่อย้ายเสร็จ

นอกจากยอดเงิน ควรนับจำนวนรายการด้วย เช่น จำนวนลูกค้าที่มียอดค้าง จำนวนใบแจ้งหนี้ค้างรับ จำนวนรหัสสินค้าที่มียอด ถ้าจำนวนไม่เท่ากัน แปลว่ามีรายการหายหรือซ้ำ แม้ยอดเงินจะบังเอิญตรงกัน

ตัวอย่างสมมติ ยอดลูกหนี้การค้าในงบทดลองระบบเก่าเท่ากับ 1,250,000 บาท แต่รายงานลูกหนี้รายตัวในระบบใหม่รวมได้ 1,262,000 บาท ผลต่าง 12,000 บาท เมื่อเทียบรายใบพบว่าใบแจ้งหนี้ 1 ใบถูกนำเข้าซ้ำสองครั้ง หลังลบรายการซ้ำและกระทบยอดอีกรอบ ยอดตรงกัน บันทึกที่ควรเก็บไว้คือ ผลต่างที่พบ สาเหตุ วิธีแก้ ผู้แก้ และผลการกระทบยอดรอบสุดท้าย

ก่อนเริ่มบันทึกรายการจริงในระบบใหม่ ควรลองออกรายงานที่ใช้บ่อย เช่น รายงานอายุลูกหนี้ รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย และงบทดลอง แล้วดูว่าตัวเลขสมเหตุสมผลกับที่เคยเห็นในระบบเก่า

ใครอนุมัติผลการย้าย

คนที่ทำการย้ายและกระทบยอดไม่ควรเป็นคนเดียวกับคนอนุมัติผล ในกิจการทั่วไป ผู้อนุมัติควรเป็นผู้บริหารที่รับผิดชอบงานบัญชี หรือเจ้าของกิจการ ส่วนผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีเป็นคนจัดทำและสรุปผล

เอกสารอนุมัติไม่ต้องยาว ควรมีอย่างน้อย

• วันตัดยอด และวันเริ่มใช้ระบบใหม่
• รายการรายงานที่ใช้กระทบยอด และผลการกระทบยอดแต่ละชั้น
• ผลต่างที่ยังเหลือ เหตุผลที่ยอมรับ และแผนแก้ (ถ้ามี)
• ชื่อผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และวันที่ลงนาม

การอนุมัติควรทำก่อนเปิดให้บันทึกรายการจริงในระบบใหม่ ถ้าอนุมัติหลังจากใช้งานไปหลายเดือน การหาสาเหตุของผลต่างจะยากขึ้นมาก เพราะรายการใหม่ปนกับยอดยกมาแล้ว ถ้ากิจการมีตารางอำนาจอนุมัติอยู่ ควรเพิ่มรายการนี้ลงไป วิธีจัดตารางดูได้ที่บทความ ตารางอำนาจอนุมัติ

หลักฐานที่ควรเก็บไว้ ให้ผู้สอบบัญชี

เก็บไว้ในแฟ้มเดียว แยกจากงานบัญชีประจำเดือน และระบุวันที่ของทุกเอกสาร

• งบทดลองหลังปิดบัญชีของระบบเก่า ณ วันปิด และงบทดลองยอดยกมาของระบบใหม่ ณ วันเริ่มใช้ เป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ยาก เช่น PDF ที่ดึงจากระบบโดยตรง
• ตารางจับคู่ผังบัญชีเก่ากับใหม่
• รายงานลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า และทรัพย์สินรายตัว จากทั้งสองระบบ
• กระดาษทำการกระทบยอดทั้งสองชั้น พร้อมผลต่างและสาเหตุ
• รายการข้อมูลหลักที่แก้ไขหรือลบทิ้งก่อนย้าย
• เอกสารอนุมัติผลการย้าย
• รายชื่อผู้ใช้และสิทธิในระบบใหม่ ณ วันเริ่มใช้ พร้อมผู้อนุมัติ

สิทธิผู้ใช้ในระบบใหม่

การเปลี่ยนโปรแกรมเป็นโอกาสตั้งสิทธิใหม่ทั้งหมด ไม่ควรลอกสิทธิทั้งหมดจากระบบเก่ามาโดยไม่ได้ทบทวน

• กำหนดสิทธิตามหน้าที่ของแต่ละคน และให้ผู้บริหารอนุมัติรายชื่อผู้ใช้และสิทธิก่อนเปิดใช้งาน
• บัญชีผู้ใช้ที่ผู้ติดตั้งระบบหรือที่ปรึกษาใช้ระหว่างย้ายข้อมูล ควรปิดหรือลดสิทธิทันทีเมื่อย้ายเสร็จ
• บัญชีผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิสูงสุด ควรมีน้อยที่สุด ไม่ใช้เป็นบัญชีทำงานประจำวัน และไม่ใช้ร่วมกันหลายคน
• สิทธิแก้ยอดยกมา แก้ผังบัญชี และแก้งวดบัญชีที่ปิดแล้ว ควรจำกัดไว้กับคนที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น

ตารางในภาคผนวก 6 ของมาตรฐานการสอบบัญชีที่อ้างข้างต้น ยกตัวอย่างการควบคุมว่า "ผู้บริหารอนุมัติลักษณะและขอบเขตของสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานใหม่และที่เปลี่ยนแปลงสิทธิ์…" และในช่องซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่ไม่ซับซ้อน การควบคุมข้อนี้เขียนว่า "ใช่" พร้อมหมายเหตุว่าใช้แทนการสอบทานการเข้าถึงของผู้ใช้งาน ต่างจากการแปลงข้อมูลที่เขียนว่าไม่เกี่ยวข้อง เรื่องสิทธิผู้ใช้จึงเป็นเรื่องที่กิจการเล็กควรดูแลด้วย

เก็บระบบเก่า หรือข้อมูลเก่าไว้อย่างไร

ข้อมูลในระบบเก่าคือบัญชีและเอกสารของปีก่อน ๆ หลังเปลี่ยนโปรแกรมแล้ว ผู้สอบบัญชีหรือหน่วยงานราชการอาจขอดูรายการย้อนหลัง กิจการจึงควรวางแผนให้เรียกดูได้ ก่อนเลิกจ่ายค่าบริการหรือถอนการติดตั้งโปรแกรมเก่า

• ถ้ายังเปิดระบบเก่าได้ ให้คงไว้แบบดูอย่างเดียว และกำหนดว่าใครเข้าได้บ้าง
• ถ้าจะเลิกใช้ระบบเก่า ควรดึงรายงานที่ต้องใช้ย้อนหลังออกมาก่อน เช่น สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลองรายเดือน รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย ทะเบียนทรัพย์สิน รายงานสินค้า และรายการเคลื่อนไหวรายตัวของลูกหนี้และเจ้าหนี้ เก็บเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ยาก เช่น PDF ที่ดึงจากระบบโดยตรง
• สำรองไฟล์ข้อมูลของระบบเก่าไว้มากกว่าหนึ่งที่ และลองเปิดไฟล์สำรองดูว่าอ่านได้จริง
• ถ้าระบบเก่าเป็นบริการออนไลน์ ควรถามผู้ให้บริการก่อนยกเลิกว่า หลังยกเลิกข้อมูลจะถูกเก็บไว้นานเท่าไร และส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบใด

ระยะเวลาที่ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี นับจากวันใด และเก็บเป็นไฟล์ได้หรือไม่ อ่านได้ที่บทความ วิธีจัดเก็บเอกสารทางบัญชีให้ถูกต้องตามกฎหมาย

ข้อควรระวัง

• อย่าเทียบแค่ยอดรวม ยอดรวมที่ตรงกันอาจซ่อนรายการที่ผิดตัวหรือซ้ำกับหายที่หักล้างกันพอดี ควรเทียบทีละบัญชีและรายตัว
• อย่าใช้ไฟล์นำเข้าเป็นหลักฐานกระทบยอด ไฟล์นั้นบอกได้แค่ว่าเตรียมอะไรไว้ ไม่ได้บอกว่าระบบใหม่รับไปครบ ควรใช้รายงานที่ดึงจากระบบใหม่
• อย่าให้ยอดยกมาเข้าบัญชีคุมสองทาง ถ้านำเข้าลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือสินค้ารายใบแล้ว ยังบันทึกยอดเดียวกันในรายการยอดยกมาของงบทดลองซ้ำอีก ยอดบัญชีคุมจะเกินจริง ถ้าโปรแกรมใช้บัญชีพักยอดยกมา ดูให้บัญชีพักเหลือศูนย์
• อย่าเทียบงบทดลองก่อนปิดบัญชีกับยอดยกมา ยอดยกมาในระบบใหม่ไม่มีบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายของปีก่อน ควรเทียบกับงบทดลองหลังปิดบัญชี

บทความนี้เรียบเรียงจากมาตรฐานการสอบบัญชี รหัส 315 (ปรับปรุง 2564) ของสภาวิชาชีพบัญชี ณ ปี 2569 ขั้นตอนย้ายข้อมูลและกระทบยอดเป็นคำแนะนำของผู้เขียน ไม่ใช่ข้อกฎหมาย ตัวเลขในตัวอย่างเป็นตัวเลขสมมติ แนะนำให้ตรวจสอบมาตรฐานฉบับล่าสุดที่สภาวิชาชีพบัญชี (tfac.or.th) และคุยกับผู้สอบบัญชีของกิจการก่อนเปลี่ยนระบบ