พนักงานเบิกค่าใช้จ่าย ไม่มีใบเสร็จ ฝ่ายบัญชีควรตรวจอะไรก่อนจ่าย

บทความนี้เขียนให้ฝ่ายบัญชีและเจ้าของกิจการเล็กที่ต้องอนุมัติใบเบิกของพนักงาน เมื่อพนักงานจ่ายเงินไปก่อนแล้วไม่มีใบเสร็จมาแนบ ว่าควรตรวจอะไร เอกสารแบบไหนช่วยได้ ใครควรอนุมัติ และเมื่อไรควรถามต่อก่อนจ่ายเงินคืน

ไม่มีใบเสร็จ ฝ่ายบัญชีควรตรวจอะไรก่อนจ่าย

ก่อนจ่ายเงินคืนพนักงาน ให้ตอบสามคำถามนี้จากเอกสารที่อยู่ตรงหน้าให้ได้

1. จ่ายเงินจริงไหม จ่ายเมื่อไร เท่าไร
2. จ่ายเพื่องานของกิจการหรือเปล่า ไม่ใช่เรื่องส่วนตัวของพนักงาน
3. พิสูจน์ได้ไหมว่าเงินไปถึงใคร คือใครเป็นผู้รับเงิน

ถ้าตอบได้ครบด้วยเอกสาร ใบเบิกนั้นพร้อมเสนออนุมัติ ถ้าตอบข้อใดไม่ได้ ให้ขอเอกสารเพิ่มก่อน อย่าเพิ่งจ่าย การไม่มีใบเสร็จไม่ได้แปลว่าเบิกไม่ได้เสมอไป แต่แปลว่าฝ่ายบัญชีต้องหาหลักฐานอย่างอื่นมาตอบสามคำถามนี้แทน

ทำไมต้องพิสูจน์ได้ ว่าใครเป็นผู้รับเงิน

ประมวลรัษฎากรมาตรา 65 ตรี กำหนดรายการที่ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิของบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล มีอย่างน้อยสี่ข้อที่ตรงกับงานตรวจใบเบิก

• มาตรา 65 ตรี (18) รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
• มาตรา 65 ตรี (9) รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง
• มาตรา 65 ตรี (13) รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ
• มาตรา 65 ตรี (3) รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว

สามคำถามในหัวข้อแรกจึงตรงกับสิ่งที่กฎหมายภาษีดู กรมสรรพากรทำคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ฉบับมีนาคม 2559 สำหรับ "ประเด็นรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ" โดยเฉพาะ และคู่มือเขียนกำกับไว้ทุกหน้าว่าเป็นคู่มือและตัวอย่างเพื่อเสริมความเข้าใจ อาจไม่ครอบคลุมทุกกรณี

ใบเสร็จไม่ใช่หลักฐานชนิดเดียวที่ใช้ได้ กรมสรรพากรเคยตอบข้อหารือเรื่องบริษัทจ่ายคืนค่ารถแท็กซี่ให้พนักงานตามใบขอเบิกค่าใช้จ่าย ว่าถ้าบริษัทมีเอกสารหรือหลักฐานใดที่แสดงว่าได้จ่ายเงินให้แก่ผู้ใดหรือใครเป็นผู้รับเงินนั้นแล้ว บริษัทมีสิทธินำรายจ่ายนั้นมาถือเป็นค่าใช้จ่ายได้ ไม่ต้องห้ามตามข้อที่ว่าพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ คำตอบนี้ตอบตามข้อเท็จจริงของผู้ถามรายนั้น จึงใช้เป็นแนวทาง ไม่ใช่คำรับรองว่าใบเบิกทุกใบของกิจการอื่นจะผ่าน

ใบเบิกค่าใช้จ่ายพนักงาน ควรมีอะไร

ใบขอเบิกที่ดีควรอ่านแล้วตอบสามคำถามได้โดยไม่ต้องโทรถามพนักงาน รายการที่ควรมีเป็นแนวปฏิบัติที่ดี ไม่ใช่รายการที่กฎหมายกำหนด

• ชื่อและตำแหน่งของผู้เบิก
• วันที่จ่ายเงินจริงของแต่ละรายการ ไม่ใช่วันที่เขียนใบเบิก
• รายการที่จ่าย จำนวนเงิน และผู้รับเงินหรือชื่อร้าน ถ้าทราบ
• งานที่เกี่ยวข้อง เช่น ไปพบลูกค้ารายใด ไปส่งเอกสารที่หน่วยงานใด ไปติดตั้งงานที่ไหน
• เอกสารที่แนบ และเหตุผลถ้ารายการใดไม่มีใบเสร็จ
• ลายมือชื่อผู้เบิก ผู้อนุมัติ และผู้ตรวจเอกสารของฝ่ายบัญชี

ช่องงานที่เกี่ยวข้องควรละเอียดพอให้คนนอกเข้าใจ คำว่า "ค่าเดินทาง" อย่างเดียวไม่พอ ควรเขียนว่าเดินทางจากที่ไหนไปที่ไหน เพื่อทำอะไร เพราะข้อนี้คือสิ่งที่ตอบคำถามว่าจ่ายเพื่องานของกิจการหรือเปล่า

เอกสารแทนใบเสร็จ เลือกตามสถานการณ์

คู่มือของกรมสรรพากรให้เลือกเอกสารแสดงการรับเงินอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี ผู้เขียนแนะนำให้ขอแบบที่ผู้รับเงินทำให้ได้ก่อน แล้วจึงใช้แบบที่กิจการทำเองเมื่อทางแรกทำไม่ได้ เพราะใบรับรองแทนใบเสร็จเป็นเอกสารที่กิจการทำขึ้นเองทั้งหมด

• ผู้ขายออกใบเสร็จได้ ขอใบเสร็จรับเงินหรือใบรับจากผู้ขาย และถ้าผู้ขายเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คู่มือเขียนไว้ว่าผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อทุกกรณี ให้พนักงานขอใบกำกับภาษีในชื่อกิจการ
• ผู้ขายออกใบเสร็จไม่ได้ แต่ยอมลงชื่อ ใช้ใบสำคัญรับเงินที่ผู้รับเงินลงลายมือชื่อ คู่มือให้ตัวอย่างแบบฟอร์มที่มีชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน และแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
• เรียกใบเสร็จไม่ได้จริง และผู้รับเงินไม่ลงชื่อ ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ซึ่งพนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเอง

คู่มือของกรมสรรพากรเขียนว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน "ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว" และยกตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่ผู้รับเงินออกหลักฐานไม่ได้ เช่น ค่าเดินทาง ค่ารถแท็กซี่ และค่าจ้างคนส่งเอกสาร

ในแบบฟอร์มตัวอย่างของคู่มือ ผู้เบิกจ่ายรับรองสองเรื่อง คือรายจ่ายนั้นไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และได้จ่ายไปในงานของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนโดยแท้ แล้วลงชื่อทั้งผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติ สำหรับกรณีค่าเดินทางและค่าแท็กซี่ คู่มือระบุเอกสารที่ควรมีเพิ่ม คือมติที่ประชุมหรือเอกสารการอนุมัติจากผู้มีอำนาจให้ถือเป็นรายจ่าย

ผู้อนุมัติดูอะไรในใบรับรองแทนใบเสร็จ

• เป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่ผู้รับเงินออกเอกสารไม่ได้จริงหรือเปล่า ถ้าเป็นร้านที่ออกใบเสร็จได้ ควรให้พนักงานกลับไปขอ
• รายละเอียดพอให้รู้ว่าจ่ายเพื่องานอะไร เมื่อไร ที่ไหน
• จำนวนเงินสมเหตุสมผลกับงานนั้น
• ผู้เบิกไม่ได้เป็นผู้อนุมัติใบรับรองของตัวเอง

วิธีกรอกช่องต่าง ๆ ในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินอยู่ในบทความ ไม่มีใบเสร็จ ทำอย่างไร จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้อง

สลิปโอนเงินใช้แทนใบเสร็จได้ไหม

คำตอบขึ้นกับว่าสลิปนั้นพิสูจน์อะไรได้ คู่มือของกรมสรรพากรรวบรวมหนังสือตอบข้อหารือไว้หลายเรื่อง ที่เกี่ยวกับงานเบิกจ่ายมีดังนี้

• กิจการโอนเงินเข้าบัญชีผู้ขายเอง กรมสรรพากรเคยตอบว่า ถ้าแบบฟอร์มการโอนเงินเข้าบัญชีเจ้าหนี้มีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ และเป็นการชำระหนี้ที่เกิดจากการประกอบกิจการ บริษัทนำมาเป็นหลักฐานในการคำนวณกำไรสุทธิได้ อีกเรื่องหนึ่งระบุว่าหลักฐานการโอนที่ปรากฏชื่อเจ้าหนี้ผู้รับเงิน จำนวนเงินที่ชำระ และเลขที่บัญชีของเจ้าหนี้ เป็นหลักฐานพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ เรื่องนี้ผู้ขายออกใบเสร็จไว้แล้วแต่ยังไม่ได้ลงชื่อ กรมสรรพากรจึงให้ใช้หลักฐานการโอนประกอบกับใบเสร็จนั้น ส่วนกรณีที่ไม่มีเอกสารการรับเงินจากผู้รับ คู่มือให้ทำใบสำคัญจ่ายที่ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวของผู้รับเงิน มีลายมือชื่อผู้รับเงินและผู้มีอำนาจอนุมัติ แล้วแนบสำเนาใบโอนเงิน
• พนักงานจ่ายด้วยบัตรเครดิตส่วนตัว แล้วนำสลิปมาเบิก กรมสรรพากรเคยตอบในกรณีกรรมการผู้จัดการจ่ายด้วยบัตรเครดิตส่วนตัว แล้วนำสลิปที่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ร้านมาเบิกคืนจากบริษัท ว่าบริษัทใช้สลิปนั้นเป็นหลักฐานบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ได้ เว้นแต่จะมีใบเสร็จรับเงินของร้านค้ามาแสดงประกอบ
• มีแต่รายการหักบัญชีธนาคารกับใบแจ้งหนี้ กรมสรรพากรเคยตอบว่าใช้เป็นหลักฐานบันทึกบัญชีไม่ได้ เว้นแต่มีใบเสร็จรับเงินของเจ้าหนี้ หรือสำเนาเช็คที่ผ่านการเบิกจ่ายจากธนาคารแล้วมาแสดงประกอบ

ในทางปฏิบัติ สลิปโอนเงินที่พนักงานโอนจากบัญชีส่วนตัวเข้าบัญชีร้าน และเห็นชื่อบัญชีผู้รับ ช่วยตอบคำถามว่าใครเป็นผู้รับเงินได้ดีกว่าการจ่ายเงินสด ผู้เขียนแนะนำให้ใช้สลิปแบบนี้เป็นหลักฐานประกอบคู่กับใบรับรองแทนใบเสร็จหรือใบสำคัญรับเงิน ไม่ใช่ใช้สลิปอย่างเดียว เพราะหนังสือตอบข้อหารือข้างต้นเป็นกรณีที่กิจการโอนเงินเอง และสลิปไม่ได้บอกว่าซื้ออะไร จ่ายเพื่องานอะไร ส่วนสลิปบัตรเครดิตควรให้พนักงานขอใบเสร็จจากร้านทุกครั้ง

ขั้นตอนเบิกและอนุมัติที่ควรมี

ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นแนวปฏิบัติการควบคุมภายในที่ใช้ได้กับกิจการเล็ก ไม่ใช่ขั้นตอนที่กฎหมายบังคับ

1. พนักงานส่งใบขอเบิกพร้อมเอกสารภายในกรอบเวลาที่กิจการกำหนด เช่น ภายในสิ้นเดือนที่จ่าย เพื่อให้ยังจำรายละเอียดได้และขอเอกสารเพิ่มทัน
2. ผู้บังคับบัญชาที่รู้ว่างานนั้นเกิดขึ้นจริงอนุมัติ ตามวงเงินในตารางอำนาจอนุมัติของกิจการ ผู้เบิกไม่ควรอนุมัติใบเบิกของตัวเอง ถ้าผู้เบิกเป็นผู้จัดการเอง ควรส่งให้ผู้มีอำนาจระดับสูงขึ้นไปอนุมัติ
3. ฝ่ายบัญชีตรวจเอกสารกับสามคำถามในหัวข้อแรก ตรวจยอดรวม และดูว่ารายการนี้ไม่เคยเบิกมาแล้ว
4. ผู้จ่ายเงินโอนเข้าบัญชีของพนักงานผู้เบิก ไม่จ่ายเงินสดถ้าเลี่ยงได้ เพื่อให้มีร่องรอยการจ่าย ผู้จ่ายเงินไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้อนุมัติ
5. ฝ่ายบัญชีบันทึกบัญชี แล้วเก็บใบเบิกพร้อมเอกสารแนบเป็นชุดเดียวกัน พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ให้เก็บเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี รายละเอียดอยู่ในบทความ เอกสารทางบัญชีเก็บกี่ปี

วิธีตั้งวงเงินและผู้มีอำนาจอนุมัติแต่ละระดับอยู่ในบทความ ตารางอำนาจอนุมัติ ต้องมีอะไรบ้าง ตั้งวงเงินอย่างไร ส่วนค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ที่เกิดบ่อย เช่น ค่าส่งเอกสาร อาจจ่ายจากเงินสดย่อยแทนการให้พนักงานสำรองจ่าย ดูวิธีตั้งและคุมได้ที่บทความ เงินสดย่อย (Petty Cash) คืออะไร

กิจการควรเขียนนโยบายสั้น ๆ ไว้ล่วงหน้าว่าค่าใช้จ่ายประเภทใดใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จได้ และวงเงินต่อครั้งเท่าไร เกินวงเงินต้องมีเอกสารจากผู้รับเงินหรือโอนเงินให้ผู้ขายโดยตรง ตัวเลขวงเงินไม่มีกฎหมายกำหนด แต่ละกิจการตั้งเองตามลักษณะงาน

เงินทดรองจ่ายพนักงาน เคลียร์อย่างไร

บางงานกิจการให้เงินพนักงานไปก่อน เช่น เดินทางไปติดตั้งงานต่างจังหวัด เงินก้อนนี้ยังไม่ใช่ค่าใช้จ่ายจนกว่าพนักงานจะนำเอกสารมาเคลียร์ ระหว่างนั้นบันทึกเป็นเงินทดรองจ่ายพนักงาน ซึ่งเป็นสินทรัพย์ของกิจการ

ตัวอย่างสมมติ กิจการให้เงินทดรองพนักงาน 5,000 บาท พนักงานกลับมาพร้อมเอกสารค่าใช้จ่าย 4,200 บาท และคืนเงินที่เหลือ 800 บาทเข้าบัญชีกิจการ

• ตอนจ่ายเงินทดรอง เดบิต เงินทดรองจ่ายพนักงาน 5,000 บาท เครดิต เงินฝากธนาคาร 5,000 บาท
• ตอนเคลียร์ เดบิต ค่าใช้จ่ายตามประเภท 4,200 บาท และเดบิต เงินสดหรือเงินฝากธนาคาร 800 บาท เครดิต เงินทดรองจ่ายพนักงาน 5,000 บาท ถ้ามีใบกำกับภาษีในชื่อกิจการ ให้แยกภาษีซื้อออกจากค่าใช้จ่าย

การตรวจเอกสารตอนเคลียร์ใช้คำถามในหัวข้อแรกเหมือนใบเบิก ข้อที่ควรคุมเพิ่มคือกำหนดวันเคลียร์ และไม่ให้เงินทดรองก้อนใหม่จนกว่าก้อนเดิมจะเคลียร์ครบ และควรดึงยอดเงินทดรองที่ค้างนานขึ้นมาดูทุกสิ้นเดือน

ตัวอย่างสมมติ: ตรวจใบเบิกหนึ่งชุด

พนักงานฝ่ายติดตั้งส่งใบเบิกรวม 2,310 บาท มีสามรายการ

• ค่ารถแท็กซี่ไปและกลับจากหน้างาน 180 บาท และ 220 บาท รวม 400 บาท ไม่มีใบเสร็จ พนักงานทำใบรับรองแทนใบเสร็จ ระบุต้นทางปลายทางและชื่องาน ฝ่ายบัญชีเทียบกับตารางงานติดตั้งของวันนั้นแล้วตรงกัน
• ค่าที่จอดรถ 60 บาท มีใบเสร็จของลานจอด
• ค่าสายไฟและอุปกรณ์ที่ซื้อจากร้านวัสดุใกล้หน้างาน 1,850 บาท จ่ายด้วยบัตรเครดิตส่วนตัว มีแค่สลิปบัตร

ฝ่ายบัญชีตรวจผ่านสองรายการแรก ส่วนรายการที่สามขอให้พนักงานกลับไปขอใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีจากร้านวัสดุ เพราะร้านแบบนี้ออกเอกสารได้ และสลิปบัตรเครดิตอย่างเดียวไม่บอกว่าซื้ออะไร ตัวเลขและรายการทั้งหมดในตัวอย่างนี้เป็นตัวเลขสมมติ

สัญญาณที่ควรถามต่อก่อนอนุมัติ

สัญญาณเหล่านี้ไม่ได้แปลว่ามีการทุจริต แต่เป็นจุดที่ควรขอคำอธิบายหรือเอกสารเพิ่มก่อนจ่าย

• ใบรับรองแทนใบเสร็จของพนักงานคนเดียวกันเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ หรือมีสัดส่วนสูงกว่าคนอื่นที่ทำงานแบบเดียวกัน
• รายการที่ร้านออกใบเสร็จได้แน่ แต่มาในรูปใบรับรอง
• ยอดเงินกลม ๆ ซ้ำกันทุกครั้ง หรือยอดเบิกใกล้วงเงินที่ต้องขออนุมัติระดับสูงขึ้นแทบทุกครั้ง
• วันที่ในใบเบิกไม่ตรงกับตารางงาน วันลา หรือวันหยุดของพนักงาน
• รายการเดียวกันถูกเบิกสองครั้ง เช่น เบิกจากเงินสดย่อยแล้วมาเบิกในใบเบิกอีก
• ผู้อนุมัติลงนามโดยไม่ได้รู้ว่างานนั้นเกิดขึ้นจริง หรือผู้เบิกกับผู้อนุมัติเป็นคนเดียวกัน

บทความนี้เรียบเรียงตามประมวลรัษฎากร คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีของกรมสรรพากร และพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ณ ปี 2569 ขั้นตอนเบิกและอนุมัติเป็นแนวปฏิบัติที่ผู้เขียนแนะนำ ไม่ใช่ข้อกฎหมาย ตัวเลขในตัวอย่างเป็นตัวเลขสมมติ แนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดที่กรมสรรพากร (rd.go.th) หรือปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อนดำเนินการ

เปิดอ่านเอกสารต้นฉบับ: คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ กรมสรรพากร (PDF), ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ถึง 76 และ หนังสือตอบข้อหารือ กค 0706/พ./8779 (ข้อ 3 เรื่องค่ารถแท็กซี่ของพนักงาน)