ตารางอำนาจอนุมัติคืออะไร ต้องมีอะไรบ้าง ตั้งวงเงินอย่างไร พร้อมตัวอย่างสำหรับกิจการขนาดเล็กและวิธีใช้ตรวจเอกสาร

บทความนี้อธิบายว่าตารางอำนาจอนุมัติคืออะไร ควรมีอะไรบ้าง ตั้งวงเงินอย่างไร พร้อมตัวอย่างตารางสมมติสำหรับกิจการ 5 ถึง 10 คน วิธีที่ผู้ทำบัญชีใช้ตรวจเอกสาร จุดรั่วที่ต้องดู และการควบคุมทดแทนเมื่อคนน้อย

ตารางอำนาจอนุมัติคืออะไร

ตารางอำนาจอนุมัติ (approval matrix) คือเอกสารที่กิจการเขียนไว้ว่ารายการแต่ละประเภท วงเงินเท่าไร ใครเสนอ และใครมีอำนาจอนุมัติ ทุกคนจะรู้ตรงกันว่าเอกสารแต่ละฉบับต้องผ่านใครก่อนสั่งซื้อหรือก่อนจ่ายเงิน

ตารางนี้เป็นเครื่องมือควบคุมภายใน ทุกรายการที่ใช้เงินของกิจการจะมีผู้มีอำนาจรับผิดชอบการตัดสินใจ และตรวจย้อนได้ว่าการอนุมัติแต่ละครั้งอยู่ในอำนาจของผู้ลงนามหรือไม่ ในงานบัญชี ตารางนี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการควบคุมภายในระบบจัดซื้อและการควบคุมภายในการจ่ายเงิน

บทความนี้พูดถึงตารางอำนาจอนุมัติในฐานะเอกสารควบคุมภายในเท่านั้น ไม่ครอบคลุมอำนาจของกรรมการตามกฎหมาย อำนาจลงนามผูกพันบริษัท และข้อบังคับของบริษัท เรื่องเหล่านี้ต้องดูจากเอกสารทางกฎหมายของกิจการเอง

ตารางอำนาจอนุมัติเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างไร

ผู้เขียนมองว่าตารางอำนาจอนุมัติเป็นการควบคุมแบบป้องกันเป็นหลัก คือให้รายการผ่านผู้มีอำนาจก่อนเกิดขึ้น และเป็นหลักฐานว่ากิจการกำหนดและจำกัดอำนาจหน้าที่ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของสำนักงาน ก.ล.ต. ถามเรื่องการกำหนดอำนาจหน้าที่และลำดับการอนุมัติไว้หลายข้อ แบบประเมินนี้จัดทำตามแนวคิดของ COSO อ่านภาพรวมได้ที่บทความ การควบคุมภายในคืออะไร กรอบ COSO 5 องค์ประกอบ 17 หลักการ ข้อที่เกี่ยวข้องโดยตรงมีดังนี้

• หลักการที่ 3 ว่าด้วยโครงสร้างสายการรายงาน การกำหนดอำนาจในการสั่งการและความรับผิดชอบที่เหมาะสม ข้อ 3.3 ถามว่ามีการกำหนด มอบหมาย และจำกัดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างเหมาะสมระหว่างคณะกรรมการบริษัท ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหาร และพนักงานหรือไม่
• ข้อ 10.2 ถามถึงมาตรการควบคุมภายในที่กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงขอบเขตอำนาจหน้าที่และลำดับชั้นการอนุมัติของผู้บริหารในแต่ละระดับ และยกตัวอย่างการกำหนดขนาดวงเงินและอำนาจอนุมัติของผู้บริหารแต่ละระดับ และขั้นตอนการจัดซื้อและวิธีการคัดเลือกผู้ขาย
• ข้อ 10.5 ถามว่ากิจการแบ่งแยกหน้าที่ 3 ด้านออกจากกันโดยเด็ดขาดเพื่อตรวจสอบซึ่งกันและกันหรือไม่ คือ หน้าที่อนุมัติ หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และหน้าที่ดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน

แบบประเมินเป็นเครื่องมือช่วยประเมินที่ปรับให้เหมาะกับบริษัทจดทะเบียนไทย ไม่ใช่กฎหมาย บทความนี้ไม่ได้ตอบว่ากิจการใดมีหน้าที่ต้องมีระบบควบคุมภายใน แต่ใช้คำถามเหล่านี้เป็นแนวว่าตารางที่ดีควรตอบเรื่องอะไรได้

ตารางอำนาจอนุมัติต้องมีอะไรบ้าง

ตารางที่ใช้ได้จริงควรตอบได้ 8 เรื่อง คือ รายการอะไร วงเงินเท่าไร ใครเสนอ ใครอนุมัติ ใครอนุมัติแทน แนบเอกสารอะไร มีผลเมื่อไร และทบทวนเมื่อไร รายการด้านล่างไม่ได้คัดมาจากแบบประเมิน

• ประเภทรายการ เช่น ซื้อสินค้าและบริการ จ่ายเงินให้ผู้ขาย เงินสดย่อย เงินทดรองจ่าย เงินเดือน คืนเงินลูกค้า และการแก้ข้อมูลผู้ขาย
• วงเงินพร้อมฐานการนับ คิดต่อเอกสาร หรือรวมทุกใบของการซื้อครั้งเดียวกัน ใช้ยอดเต็มตามเอกสารหรือยอดสุทธิ และสัญญาที่จ่ายเป็นงวด เช่น ค่าเช่ารายเดือน นับทั้งสัญญาหรือต่องวด ถ้าไม่เขียนไว้ วงเงินเดียวกันจะถูกตีความคนละแบบ
• ผู้เสนอ คนที่จัดทำหรือขออนุมัติรายการ ไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้อนุมัติ
• ผู้อนุมัติ ระบุเป็นตำแหน่ง แล้วแนบรายชื่อคนปัจจุบันพร้อมตัวอย่างลายมือชื่อไว้ให้ผู้ตรวจเอกสารเทียบ
• ผู้อนุมัติแทนเมื่อไม่อยู่ แทนได้เฉพาะรายการใด วงเงินเท่าไร ในช่วงวันที่ใด และใช้อะไรเป็นหลักฐานการมอบหมาย
• เอกสารประกอบ เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ หลักฐานการรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ หรือสัญญา
• วันที่มีผลและผู้อนุมัติตาราง ตารางแต่ละฉบับมีเลขฉบับและลายมือชื่อผู้อนุมัติตาราง ซึ่งควรเป็นผู้มีอำนาจสูงสุดของกิจการ เช่น เจ้าของกิจการหรือคณะกรรมการ ฉบับเก่าเก็บไว้ใช้ตรวจรายการในช่วงที่ฉบับนั้นมีผล
• การทบทวน รอบทบทวนตามปกติ และเหตุที่ต้องทบทวนทันที เช่น เปลี่ยนผู้อนุมัติ เปลี่ยนธนาคาร หรือเปลี่ยนโปรแกรมบัญชี

ท้ายตารางควรมีข้อห้ามทั่วไป เช่น ห้ามอนุมัติรายการของตัวเองและห้ามแตกบิล และเขียนขั้นตอนกรณีเร่งด่วนไว้ด้วย ข้อยกเว้นจะได้ไม่กลายเป็นทางปกติ

ตั้งวงเงินอนุมัติอย่างไร

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของ ก.ล.ต. ไม่ได้กำหนดตัวเลขวงเงินไว้ ผู้เขียนแนะนำให้ตั้งจากยอดรายการจริงของกิจการ และจากความเสียหายที่รับได้ถ้าอนุมัติผิดหนึ่งรายการ แนวคิดนี้สอดคล้องกับข้อ 10.1 ของแบบประเมินที่ถามว่ามาตรการควบคุมเหมาะสมกับความเสี่ยงและลักษณะเฉพาะขององค์กรหรือไม่

1. ดึงรายการจ่ายเงินย้อนหลัง เช่น 12 เดือน แยกตามประเภท แล้วดูว่ายอดต่อรายการกระจายอยู่ช่วงใด
2. ให้รายการเล็กที่เกิดเป็นประจำจบที่ระดับล่าง ถ้าทุกใบต้องรอเจ้าของ เจ้าของจะกลายเป็นคอขวด และเกิดแรงกดดันให้ลงนามโดยไม่เปิดดูเอกสาร
3. ตั้งระดับบนจากความเสียหายที่รับได้ ยอดที่ถ้าอนุมัติผิดแล้วกระทบสภาพคล่องของกิจการ ควรถึงมือเจ้าของกิจการ
4. รายการเสี่ยงสูงไม่ใช้วงเงินเป็นเกณฑ์ เช่น เพิ่มผู้ขายรายใหม่ แก้เลขที่บัญชีธนาคารของผู้ขาย หรือคืนเงินลูกค้าเข้าบัญชีที่ไม่ใช่บัญชีที่ลูกค้าใช้ชำระมา ให้ผู้อนุมัติระดับสูงดูทุกรายการแม้ยอดน้อย
5. ตั้งจำนวนระดับให้พอดีกับคน กิจการ 5 ถึง 10 คน สองถึงสามระดับก็พอ ถ้าระดับมากกว่าจำนวนคน คนเดียวจะนั่งหลายระดับและตารางไม่มีความหมาย

ตัวอย่างตารางอำนาจอนุมัติสำหรับกิจการ 5 ถึง 10 คน (สมมติ)

บริษัทจัดจำหน่ายสมมติแห่งหนึ่งมีคนทำงาน 8 คนใน 6 ตำแหน่ง ได้แก่ กรรมการผู้จัดการซึ่งเป็นเจ้าของ ผู้จัดการทั่วไป พนักงานการเงิน พนักงานธุรการและจัดซื้อ พนักงานขาย และพนักงานคลังสินค้า ส่วนการบันทึกบัญชีจ้างสำนักงานบัญชีภายนอก ตัวเลขทุกตัวในตารางเป็นตัวเลขสมมติ ไม่ใช่วงเงินที่แนะนำ

ฉบับที่ 1 มีผล 1 พฤศจิกายน 2569 อนุมัติโดยกรรมการผู้จัดการ วงเงินคิดจากยอดเต็มตามใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ รวมทุกใบของการซื้อครั้งเดียวกัน และสัญญาที่จ่ายเป็นงวดนับมูลค่าทั้งสัญญาตอนอนุมัติทำสัญญา (ทั้งหมดสมมติ)

1. ซื้อสินค้าและบริการ (ใบสั่งซื้อ) ผู้เสนอ พนักงานธุรการและจัดซื้อ, ไม่เกิน 30,000 บาท ผู้จัดการทั่วไปอนุมัติ, เกินกว่านั้น กรรมการผู้จัดการอนุมัติ หรือกรณีที่ซื้อจากผู้ขายรายใหม่หรือรายการที่ไม่ได้ซื้อประจำ เกิน 200,000 บาท แนบใบเสนอราคาอย่างน้อย 2 ราย หรือบันทึกเหตุผลถ้ามีผู้ขายรายเดียว
2. จ่ายเงินให้ผู้ขาย ผู้เสนอ พนักงานการเงิน, ผู้อนุมัติระดับเดียวกับข้อ 1, กำหนดให้แนบใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้ว หลักฐานการรับสินค้าหรือบริการ และใบแจ้งหนี้
3. เงินสดย่อย เบิกครั้งละไม่เกิน 1,000 บาท ผู้จัดการทั่วไปอนุมัติ เกินกว่านั้นไม่จ่ายจากเงินสดย่อย ให้จ่ายผ่านขั้นตอนจ่ายเงินปกติ, การเติมเงินสดย่อย ให้กรรมการผู้จัดการอนุมัติ
4. เงินทดรองจ่ายพนักงาน ไม่เกิน 10,000 บาท ผู้จัดการทั่วไปอนุมัติ, เกินกว่านั้น กรรมการผู้จัดการอนุมัติ และกำหนดให้เคลียร์พร้อมใบเสร็จภายใน 7 วัน หากยังไม่เคลียร์ใบเดิม ไม่จ่ายใบใหม่
5. เงินเดือนและค่าจ้าง กรรมการผู้จัดการอนุมัติสรุปเงินเดือนทุกงวด, รับพนักงานใหม่หรือปรับเงินเดือนต้องมีหนังสืออนุมัติก่อนเข้าระบบเงินเดือน
6. เพิ่มผู้ขายรายใหม่หรือแก้เลขที่บัญชีธนาคารของผู้ขาย ทุกวงเงิน กรรมการผู้จัดการอนุมัติ และกำหนดให้โทรยืนยันกับผู้ขายตามเบอร์ที่มีอยู่เดิม ไม่ใช่เบอร์ในเอกสารแจ้งเปลี่ยน
7. ลดหนี้หรือคืนเงินลูกค้า ไม่เกิน 5,000 บาทต่อรายการ ผู้จัดการทั่วไปอนุมัติ, เกินกว่านั้น กรรมการผู้จัดการอนุมัติ, การคืนเงินเข้าบัญชีที่ลูกค้าใช้ชำระมา ถ้าลูกค้าขอให้โอนเข้าบัญชีอื่น กรรมการผู้จัดการอนุมัติทุกยอด
8. ผู้อนุมัติแทน ผู้จัดการทั่วไปไม่อยู่ กรรมการผู้จัดการอนุมัติแทน, กรรมการผู้จัดการไม่อยู่ ผู้จัดการทั่วไปอนุมัติแทนได้เฉพาะข้อ 2 ไม่เกิน 100,000 บาท เมื่อมีหนังสือมอบหมายระบุช่วงวันที่ และกรรมการผู้จัดการลงนามรับทราบเมื่อกลับมา
9. ข้อห้ามและกรณีเร่งด่วน ห้ามอนุมัติรายการที่ตนเองเป็นผู้เสนอหรือผู้รับเงิน รายการของผู้จัดการทั่วไปให้กรรมการผู้จัดการอนุมัติ รายการที่กรรมการผู้จัดการเป็นผู้รับเงินให้แนบเอกสารครบ และสำนักงานบัญชีสรุปยอดแยกไว้ทุกเดือน, ห้ามแตกบิล, ห้ามลงวันที่อนุมัติย้อนหลัง, กรณีเร่งด่วน ผู้มีอำนาจอนุมัติทางอีเมลหรือแอปแชตจากบัญชีที่แจ้งไว้ในตารางก่อนจ่าย โดยระบุผู้รับเงิน ยอดเงิน และเลขที่เอกสาร แล้วลงนามภายใน 2 วันทำการพร้อมเหตุผล, คำสั่งให้โอนที่มาจากบัญชีหรือเบอร์ใหม่ของผู้บริหาร หรือให้โอนเข้าบัญชีที่ไม่เคยจ่าย ต้องโทรยืนยันกับผู้สั่งตามเบอร์เดิมก่อนโอน
10. การทบทวน อย่างน้อยปีละครั้ง และทันทีเมื่อเปลี่ยนผู้อนุมัติ เงื่อนไขกับธนาคาร หรือโปรแกรมบัญชี

สามหน้าที่ตามข้อ 10.5 ในตัวอย่างนี้อยู่คนละคน หน้าที่อนุมัติอยู่ที่ผู้จัดการทั่วไปหรือกรรมการผู้จัดการ หน้าที่ดูแลเงินอยู่ที่พนักงานการเงินซึ่งทำรายการโอนเงิน และหน้าที่บันทึกบัญชีอยู่ที่สำนักงานบัญชีภายนอก ไม่มีใครทำตั้งแต่สองหน้าที่ขึ้นไป รายละเอียดใบเบิกและการตรวจนับเงินสดย่อยอ่านได้ที่บทความ เงินสดย่อย (Petty Cash) บันทึกบัญชีและวิธีคุมไม่ให้เงินหาย

ให้ตารางอำนาจอนุมัติตรงกับเงื่อนไขธนาคารและสิทธิในระบบ

ตรวจว่าเงื่อนไขการสั่งจ่ายที่แจ้งธนาคาร สิทธิในระบบโอนเงิน และสิทธิในโปรแกรมบัญชี บังคับตามตารางได้จริง เงื่อนไขในธนาคารและระบบอย่างน้อยต้องไม่หลวมกว่าตาราง ไม่อย่างนั้นตารางจะมีผลแค่บนกระดาษ หัวข้อนี้เป็นความเห็นของผู้เขียน

ตัวอย่างช่องโหว่ (สมมติ) ตารางเขียนว่ารายการเกิน 30,000 บาทต้องให้กรรมการผู้จัดการอนุมัติ แต่ในระบบโอนเงินของธนาคาร พนักงานการเงินคนเดียวทำรายการและยืนยันการโอนได้ทุกยอด ลายมือชื่อบนใบสำคัญจ่ายจึงกันอะไรไม่ได้ สิ่งที่ควรเทียบกับตารางมีดังนี้

• เงื่อนไขการสั่งจ่ายที่แจ้งไว้กับธนาคาร ใครลงนามได้ ต้องลงนามกี่คน และรายชื่อยังเป็นปัจจุบันหรือไม่
• บทบาทในระบบโอนเงินออนไลน์ ถ้าบริการที่ใช้อยู่แยกผู้ทำรายการกับผู้อนุมัติได้ หรือกำหนดวงเงินต่อรายการได้ ให้ตั้งให้ตรงกับตาราง ถ้าตั้งไม่ได้ ให้ใช้การควบคุมทดแทน
• สิทธิในโปรแกรมบัญชี ใครสร้างผู้ขาย แก้เลขที่บัญชีธนาคารของผู้ขาย อนุมัติใบสั่งซื้อ และบันทึกการจ่ายเงินได้ สิทธิเหล่านี้ไม่ควรรวมอยู่ที่คนเดียว
• รหัสผ่านและอุปกรณ์ยืนยันตัวตน ผู้อนุมัติไม่มอบรหัสผ่าน โทรศัพท์ที่รับรหัสยืนยัน หรืออุปกรณ์ยืนยันตัวตนให้คนอื่นใช้แทน และไม่ลงนามเช็คเปล่าไว้ล่วงหน้า ถ้าผู้อนุมัติแทนต้องอนุมัติในระบบธนาคารได้ ให้ขอสิทธิของตัวเองจากธนาคาร ไม่ใช้รหัสของผู้อนุมัติหลัก

ถ้ากิจการอนุมัติผ่านโปรแกรม อีเมล หรือแอปแชตเป็นปกติ ให้เขียนในตารางว่ายอมรับช่องทางใด หลักฐานต้องบอกได้ว่าใครอนุมัติ รายการไหน ยอดเท่าไร และเมื่อไร แล้วเก็บไว้กับชุดเอกสาร คำสั่งโอนที่มาผิดช่องทางต้องโทรยืนยันกับผู้สั่งตามเบอร์เดิมก่อนโอนเสมอ

ผู้ทำบัญชีใช้ตารางอำนาจอนุมัติตรวจเอกสารอย่างไร

ผู้ทำบัญชีและนักบัญชีในกิจการใช้ตารางเป็นเกณฑ์ตรวจได้ว่าใบสำคัญแต่ละใบอนุมัติโดยคนที่มีอำนาจ ในวงเงินที่ถูกต้อง และก่อนรายการเกิดขึ้น ขั้นตอนด้านล่างเป็นวิธีของผู้เขียน

1. ใช้ตารางฉบับที่มีผล ณ วันที่ของรายการ รายการของเดือนก่อนต้องเทียบกับตารางที่ใช้ในเดือนนั้น ไม่ใช่ฉบับล่าสุดเสมอไป
2. จับประเภทรายการแล้วเทียบยอดกับวงเงิน ตามฐานการนับที่ตารางเขียน ถ้านับรวมทุกใบของการซื้อครั้งเดียวกัน ให้รวมยอดก่อนเทียบ
3. ตรวจผู้ลงนาม อยู่ในรายชื่อผู้อนุมัติของระดับนั้น ลายมือชื่อตรงกับตัวอย่าง หรือมีหลักฐานการอนุมัติในระบบหรือช่องทางที่ตารางยอมรับ และไม่ใช่ผู้เสนอหรือผู้รับเงิน ถ้าเป็นผู้อนุมัติแทน ให้ดูหนังสือมอบหมายและช่วงวันที่
4. ตรวจวันที่อนุมัติ ใบสั่งซื้อต้องอนุมัติก่อนสั่งซื้อ และใบสำคัญจ่ายต้องอนุมัติก่อนจ่ายเงิน รายการที่ตารางให้อนุมัติครั้งเดียวตอนทำสัญญา เช่น ค่าเช่ารายเดือน ให้ดูการอนุมัติสัญญาแทน ถ้าอนุมัติหลังวันที่จ่าย ให้ดูหลักฐานกรณีเร่งด่วนหรือข้อยกเว้นที่ตารางยอมรับไว้
5. ตรวจเอกสารประกอบ ให้ครบตามที่ตารางกำหนด

เจอรายการที่ไม่ตรงตารางและยังไม่จ่ายเงิน เช่น นักบัญชีในกิจการที่จัดชุดเอกสารก่อนจ่าย ให้ส่งกลับไปขออนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อน ถ้าจ่ายไปแล้ว เช่น ผู้ทำบัญชีจากสำนักงานบัญชีที่ได้รับเอกสารหลังสิ้นเดือน ผู้เขียนเห็นว่ารายการที่เกิดขึ้นจริงยังต้องบันทึกบัญชีตามหลักฐาน ถ้าหลักฐานไม่พอให้เชื่อว่าเป็นรายจ่ายของกิจการ ให้ขอคำอธิบายและหลักฐานเพิ่ม รายการที่ไม่ตรงตารางให้ทำเป็นรายการข้อยกเว้นแจ้งเจ้าของกิจการเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุเลขที่เอกสาร ยอดเงิน และจุดที่ไม่ตรงตาราง แล้วเก็บสำเนาไว้ ผู้ทำบัญชีไม่ได้เป็นผู้อนุมัติแทนเจ้าของกิจการ การตัดสินใจเรื่องรายการนั้นยังเป็นของผู้มีอำนาจตามตาราง

จุดรั่วของตารางอำนาจอนุมัติที่ต้องดู

ตารางที่เขียนดีแล้วยังรั่วได้ 5 จุด วิธีรับมือในแต่ละจุดเป็นคำแนะนำของผู้เขียน

• แตกบิลให้ต่ำกว่าวงเงิน แตกบิล (บางแห่งเรียกแยกบิล) คือแบ่งการซื้อครั้งเดียวเป็นหลายใบให้แต่ละใบต่ำกว่าวงเงินของผู้อนุมัติระดับสูง สัญญาณคือหลายใบจากผู้ขายรายเดียวกันในเวลาใกล้กัน หรือยอดเฉียดเพดานพอดี ทางป้องกันคือนับวงเงินรวมทุกใบของการซื้อครั้งเดียวกัน และให้ผู้อนุมัติระดับสูงดูยอดซื้อรวมรายผู้ขายทุกเดือน
• อนุมัติรายการของตัวเอง เช่น ผู้จัดการอนุมัติเงินทดรองจ่ายของตัวเอง แบบนี้ไม่มีการตรวจสอบซึ่งกันและกัน ซึ่งเป็นเหตุผลของการแบ่งแยกหน้าที่ในข้อ 10.5 ให้เขียนในตารางว่ารายการของผู้อนุมัติให้ระดับถัดขึ้นไปลงนาม ส่วนรายการของเจ้าของกิจการ ถ้ามีหุ้นส่วนหรือกรรมการอีกคน ให้คนนั้นลงนาม ถ้าไม่มี ให้แนบเอกสารที่แสดงว่าเป็นรายจ่ายของกิจการ และให้ผู้ทำบัญชีสรุปรายการที่เจ้าของเป็นผู้รับเงินแยกไว้ทุกเดือน เพราะความเสี่ยงหลักคือรายจ่ายส่วนตัวปนกับรายจ่ายของกิจการ
• อนุมัติย้อนหลังนอกเงื่อนไขของตาราง คือลงนามหลังสั่งซื้อหรือจ่ายเงินไปแล้ว ทั้งที่ตารางให้อนุมัติก่อน การลงนามภายหลังกันความเสียหายไม่ได้ แต่ยังทำให้ผู้มีอำนาจรู้และรับผิดชอบรายการนั้น จึงต้องลงวันที่ตามวันลงนามจริง ห้ามลงวันที่ย้อน รายการที่ตารางตั้งใจให้จ่ายก่อนแล้วสอบทานภายหลัง เช่น ใบเบิกเงินสดย่อยบางประเภทที่ตรวจตอนเติมเงิน ไม่ใช่จุดรั่วนี้ ถ้าการอนุมัติย้อนหลังเกิดซ้ำ แปลว่าขั้นตอนอนุมัติช้ากว่างานจริง ให้ปรับวงเงินระดับล่างหรือขั้นตอนกรณีเร่งด่วน
• ตารางไม่อัปเดตเมื่อคนเปลี่ยน ผู้อนุมัติลาออกหรือย้ายตำแหน่งแล้ว แต่ชื่อยังอยู่ในตาราง ในเงื่อนไขธนาคาร หรือในระบบ ข้อ 12.7 ของแบบประเมินถามว่ากิจการทบทวนนโยบายและกระบวนการปฏิบัติให้มีความเหมาะสมอยู่เสมอหรือไม่ ทางแก้คือแก้ตาราง ธนาคาร และสิทธิในระบบในคราวเดียวกันทุกครั้งที่มีคนรับหรือพ้นตำแหน่ง
• ผู้บริหารฝ่าฝืนหรือข้ามขั้นตอนการควบคุม (Management Override) เช่น สั่งให้โอนเงินก่อนแล้วค่อยหาเอกสารมาประกอบ ข้อ 8.1 ของแบบประเมินถามถึงการประเมินโอกาสที่จะเกิดการทุจริตแบบต่าง ๆ และยกตัวอย่างหนึ่งคือการที่ผู้บริหารสามารถฝ่าฝืนระบบควบคุมภายใน ตารางกันเรื่องนี้ได้ไม่ทั้งหมด เพราะผู้ข้ามขั้นตอนเป็นผู้บริหารที่มีอำนาจอยู่แล้ว และในกิจการขนาดเล็กอาจเป็นเจ้าของกิจการเอง สิ่งที่ช่วยได้คือบันทึกข้อยกเว้นทุกรายการพร้อมเหตุผล ให้หุ้นส่วนคนอื่นหรือผู้ที่อยู่เหนือขึ้นไปเห็นเป็นประจำ และมีช่องทางลับให้แจ้งเบาะแสถึงหุ้นส่วนหรือผู้ถือหุ้นอื่นได้อย่างปลอดภัย ซึ่งข้อ 14.3 ถามถึงช่องทางลับให้บุคคลภายในแจ้งเบาะแสเกี่ยวกับการฉ้อฉลหรือทุจริต อ่านวิธีวางระบบได้ที่บทความ Whistleblower คืออะไร และระบบแจ้งเบาะแสที่ใช้งานได้จริง

คนน้อย แยกหน้าที่ไม่ได้ ใช้การควบคุมทดแทนอย่างไร

เมื่อกิจการมีคนไม่พอจะแยกสามหน้าที่ที่ข้อ 10.5 ถามถึง คือ อนุมัติ บันทึกบัญชี และดูแลทรัพย์สิน ผู้เขียนแนะนำให้ใช้การควบคุมทดแทนหรือมาตรการชดเชย (Compensating Control) คือให้คนที่ไม่ได้ทำรายการสอบทานผลภายหลังอย่างสม่ำเสมอและเก็บหลักฐานการสอบทานไว้ ตัวอย่างการควบคุมภายในกิจการขนาดเล็ก เช่น เจ้าของกิจการดึงรายการเดินบัญชีจากธนาคารเอง แล้วเทียบเงินออกและชื่อผู้รับเงินกับใบสำคัญที่อนุมัติ และลงนามกำกับทุกเดือน ดูรายงานผู้ขายรายใหม่และการแก้เลขที่บัญชีธนาคารของผู้ขาย และรับรายการข้อยกเว้นจากผู้ทำบัญชีทุกเดือน

การควบคุมทดแทนไม่ได้ทำให้ปัญหาการแบ่งแยกหน้าที่หมดไป แค่ทำให้เห็นความผิดปกติเร็วขึ้น แบบประเมินไม่ได้พูดถึงการควบคุมทดแทน ถ้าแยกหน้าที่ไม่ได้จริง คำตอบข้อ 10.5 ตามที่ทำจริงคือ “ไม่ใช่” แล้วอธิบายเหตุผลและแนวทางแก้ไขไว้ ตามแนวการใช้ในหน้าแรกของแบบประเมิน หลัก Maker-Checker ที่แยกคนทำรายการออกจากคนอนุมัติ และมาตรการชดเชย อ่านต่อได้ที่บทความ การแบ่งแยกหน้าที่ในระบบ IT ความรู้เบื้องต้นที่นักบัญชีควรรู้

ใช้แบบประเมินของ ก.ล.ต. ทบทวนตารางอำนาจอนุมัติ

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในใช้เป็นเช็กลิสต์ทบทวนตารางได้ เลือกเฉพาะข้อที่เกี่ยวข้องแล้วตอบตามที่ทำจริง ดาวน์โหลดได้ที่ แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน ของสำนักงาน ก.ล.ต. (ไฟล์ PDF) ข้อที่เลือกมาพร้อมคำถามที่ผู้เขียนใช้ถามกับตารางมีดังนี้

• ข้อ 3.3 ตารางครอบคลุมทุกประเภทรายการที่ใช้เงิน และระบุผู้อนุมัติแทนแล้วหรือยัง
• ข้อ 10.2 ฉบับที่ใช้อยู่มีวันที่มีผลและผู้อนุมัติตารางหรือไม่
• ข้อ 10.5 ทั้งในตาราง ในธนาคาร และในโปรแกรมบัญชี มีใครทำตั้งแต่สองในสามหน้าที่นี้หรือไม่ คือ อนุมัติ บันทึกบัญชี และดูแลเงิน เช่น ทั้งอนุมัติและโอนเงินเอง ถ้ามี ใช้การควบคุมทดแทนอะไรอยู่
• ข้อ 12.7 การทบทวนนโยบายและกระบวนการปฏิบัติ ตารางทบทวนครั้งล่าสุดเมื่อไร
• ข้อ 16.2 การตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบที่วางไว้ มีใครสุ่มตรวจว่าเอกสารที่จ่ายไปแล้วผ่านการอนุมัติตามตารางจริงหรือไม่

ตารางอำนาจอนุมัติทำงานคู่กับการแบ่งแยกหน้าที่และการกระทบยอด หลักสูตรอบรมออนไลน์ ความรู้พื้นฐานของระบบการควบคุมภายในสำหรับนักบัญชี ของ cpdclass ช่วยให้เข้าใจเหตุผลในขั้นตอนการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น กระทบยอด การแบ่งแยกหน้าที่ และอนุมัติ และมีหัวข้อข้อจำกัดของระบบควบคุมภายใน เช่น Management Override การทุจริตแบบสมรู้ร่วมคิด และหลักต้นทุนคุ้มค่า หลักสูตรนี้นับชั่วโมงด้านการบัญชี 3 ชั่วโมง ได้ทั้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ราคา 300 บาท รอบไตรมาส 4/2569 เปิดรับสมัครถึงวันที่ 18 ธันวาคม 2569 และต้องเรียนและสอบให้ผ่านภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2569

บทความนี้เรียบเรียงจากแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของสำนักงาน ก.ล.ต. ณ ปี 2569 ขั้นตอนและคำแนะนำในบทความเป็นความเห็นของผู้เขียน ไม่ใช่ข้อกฎหมาย ตัวเลขและบริษัทในตัวอย่างเป็นสมมติ และบทความไม่ครอบคลุมรายการระหว่างกันและภาษี แบบประเมินอาจมีการปรับปรุง แนะนำให้ตรวจสอบฉบับล่าสุดที่ ก.ล.ต. (sec.or.th) ก่อนนำไปใช้