ทะเบียนทรัพย์สิน และการตรวจนับสิ้นปี ทำอย่างไรให้ตรงกับบัญชี

บทความนี้พาทำทะเบียนทรัพย์สินใน Excel และกระทบยอดกับบัญชี แล้ววางแผนและคุมการตรวจนับทรัพย์สินถาวรสิ้นปี จัดการผลต่าง และขออนุมัติตัดจำหน่าย พร้อมตัวอย่างบันทึกบัญชีและเช็กลิสต์

ทะเบียนทรัพย์สินคืออะไร

ทะเบียนทรัพย์สิน หรือทะเบียนสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset Register) คือรายการทรัพย์สินถาวรของกิจการทีละชิ้นหรือทีละชุด ที่บอกว่าแต่ละรายการคืออะไร อยู่ที่ไหน ใครดูแล ได้มาเมื่อไร ราคาทุนเท่าไร และคิดค่าเสื่อมราคาสะสมไปแล้วเท่าไร

บัญชีแยกประเภท เช่น บัญชีอุปกรณ์สำนักงานและบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม แสดงยอดรวมของทั้งหมวด แต่ไม่บอกว่ามีของชิ้นไหนบ้างและอยู่ที่ไหน ทะเบียนจึงเป็นรายละเอียดของยอดในบัญชี ยอดรวมราคาทุนและค่าเสื่อมราคาสะสมในทะเบียนควรเท่ากับยอดในบัญชีแยกประเภทของหมวดเดียวกัน ถ้าไม่เท่า แปลว่ามีรายการที่บันทึกไม่ตรงกันระหว่างสองที่

บทความนี้เขียนสำหรับกิจการเอกชน เช่น ห้างหุ้นส่วนและบริษัทจำกัด ไม่ครอบคลุมครุภัณฑ์ของส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐ

ทรัพย์สินแบบไหนต้องขึ้นทะเบียน

กิจการควรเขียนเกณฑ์ว่าอะไรต้องขึ้นทะเบียนไว้เป็นนโยบาย และใช้เกณฑ์เดียวกันทุกครั้ง นโยบายควรตอบอย่างน้อยสามเรื่อง

• หมวดทรัพย์สิน เช่น อาคารและส่วนปรับปรุง เครื่องจักร ยานพาหนะ คอมพิวเตอร์ และเครื่องตกแต่งสำนักงาน แต่ละหมวดผูกกับรหัสบัญชีในผังบัญชี
• วงเงินขั้นต่ำ ตัวอย่างสมมติ กิจการหนึ่งกำหนดว่าของที่ใช้งานได้เกินหนึ่งปีและราคาทุนต่อชิ้นตั้งแต่ 10,000 บาทขึ้นไปให้ขึ้นทะเบียน ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างเท่านั้น กิจการควรกำหนดเองโดยปรึกษาผู้ทำบัญชี และแจ้งผู้สอบบัญชีของกิจการ
• ของที่ซื้อเป็นชุด เช่น โต๊ะเก้าอี้ 20 ชุด จะขึ้นเป็นรายการเดียวพร้อมจำนวนก็ได้ แต่ถ้าอาจย้ายหรือตัดจำหน่ายทีละชิ้น ควรแยกรหัสย่อยรายชิ้น

การตัดสินว่ารายจ่ายใดเป็นทรัพย์สินถาวรหรือเป็นค่าใช้จ่าย ให้เป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กิจการใช้ วงเงินขึ้นทะเบียนควรเป็นเกณฑ์เดียวกับที่ใช้บันทึกเป็นทรัพย์สินในบัญชี ทุกรายการที่บันทึกเป็นทรัพย์สินจึงควรมีแถวในทะเบียน ส่วนเรื่องภาษีอยู่นอกขอบเขตของบทความนี้

ของที่ราคาต่ำกว่าวงเงินแต่หายง่าย เช่น โทรศัพท์มือถือและเครื่องมือช่าง ถึงจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายแล้ว ก็ควรมีรายการคุมแยกว่าใครถือชิ้นไหน และนับไปพร้อมกับทรัพย์สินถาวร

ทะเบียนทรัพย์สิน Excel ควรมีคอลัมน์อะไร

ใช้หนึ่งแถวต่อหนึ่งรหัสทรัพย์สิน คอลัมน์ที่ควรมีได้แก่

• รหัสทรัพย์สินที่ตรงกับป้าย หมวด และรหัสบัญชี
• ชื่อ ยี่ห้อ รุ่น และเลขเครื่อง (Serial Number) หรือเลขทะเบียนรถ
• วันที่ได้มา วันที่เริ่มใช้งาน ผู้ขาย และเลขที่เอกสารซื้อ
• ราคาทุน อายุการใช้งาน วิธีคิดค่าเสื่อมราคา และมูลค่าคงเหลือ ตามนโยบายบัญชีของกิจการ
• ค่าเสื่อมราคาสะสมถึงวันสิ้นงวด และมูลค่าตามบัญชี
• สถานที่ เช่น สาขา อาคาร และห้อง พร้อมผู้ดูแลหรือผู้ใช้
• สถานะ เช่น ใช้งาน ชำรุดรอซ่อม เลิกใช้ และตัดจำหน่ายแล้ว พร้อมวันที่และเลขที่เอกสารอนุมัติเมื่อโอนย้ายหรือตัดจำหน่าย
• วันที่ตรวจนับล่าสุด ผลการนับ และหมายเหตุ

ข้อแนะนำเวลาทำใน Excel

• ใช้รหัสที่ไม่ซ้ำกัน และไม่นำรหัสเดิมกลับมาใช้ แม้ของชิ้นนั้นตัดจำหน่ายไปแล้ว
• ไม่ลบแถวของที่ตัดจำหน่าย ให้เปลี่ยนสถานะแล้วกรองออกตอนสรุปยอด ประวัติจะได้ไม่หาย
• แยกชีตบันทึกการรับเข้า โอนย้าย และตัดจำหน่ายโดยอ้างเลขที่เอกสาร และทำชีตสรุปยอดตามหมวดไว้เทียบกับบัญชีแยกประเภท
• จำกัดสิทธิ์แก้ไฟล์ทะเบียนไว้ที่ผู้ดูแลทะเบียน และเก็บสำเนาไฟล์ทุกสิ้นเดือน

ถ้าสำนักงานบัญชีทำตารางค่าเสื่อมราคาให้ ควรใช้รหัสชุดเดียวกับทะเบียนของกิจการ และตกลงกันว่าใครดูแลคอลัมน์ไหน

รหัสและป้ายติดทรัพย์สิน

รหัสควรบอกสาขาและหมวด ตัวอย่างสมมติ HQ-IT-0012 คือสำนักงานใหญ่ หมวดคอมพิวเตอร์ ลำดับที่ 12 ป้ายควรทนและลอกยาก ติดตรงที่มองเห็นตอนนับโดยไม่ต้องยกเครื่อง จะใช้ป้ายที่มีบาร์โค้ดหรือคิวอาร์โค้ดเพื่อให้นับเร็วขึ้นก็ได้ ของที่ติดป้ายไม่ได้ให้ใช้เลขเครื่องแทน

ผูกป้ายกับการรับของตั้งแต่วันแรก ผู้ดูแลทะเบียนเพิ่มแถวจากเอกสารซื้อและออกรหัส ผู้ใช้ติดป้ายและลงนามรับมอบ เมื่อย้ายของข้ามห้อง ข้ามสาขา หรือเปลี่ยนผู้ใช้ ให้ทำใบโอนย้ายที่ผู้ส่งและผู้รับลงนาม แล้วส่งให้ผู้ดูแลทะเบียนแก้สถานที่ ผลต่างแบบย้ายที่ตอนนับสิ้นปีจะได้น้อยลง

กระทบยอดทะเบียน กับบัญชีแยกประเภท

ควรกระทบยอดอย่างน้อยสามครั้ง คือก่อนวันนับ หลังบันทึกผลนับ และ ณ วันสิ้นงวด ถ้าซื้อหรือตัดจำหน่ายบ่อยควรทำทุกเดือน การกระทบยอดก่อนนับทำให้รายการที่ใช้นับครบ และผลต่างทางบัญชีไม่ปนกับผลนับ

1. สรุปยอดราคาทุนและค่าเสื่อมราคาสะสมในทะเบียนตามหมวด ณ วันเดียวกับยอดในบัญชีแยกประเภท แล้วเทียบกับบัญชีของแต่ละหมวด
2. ไล่สาเหตุของผลต่าง เช่น ซื้อแล้วบันทึกบัญชีแต่ยังไม่ขึ้นทะเบียน ตัดจำหน่ายที่ฝั่งหนึ่งแต่ไม่ได้ทำอีกฝั่ง ลงผิดหมวด และค่าเสื่อมราคาที่บันทึกบัญชีไม่ตรงกับที่ทะเบียนคำนวณ
3. แก้ที่ต้นเหตุ แล้วให้ผู้ที่ไม่ได้ทำทะเบียนสอบทานและลงนามในกระดาษกระทบยอด

กรณีสมมติ (ไม่ใช่เหตุการณ์จริง) บัญชีอุปกรณ์สำนักงานมีราคาทุน 486,000 บาท แต่ทะเบียนรวมได้ 448,000 บาท ต่างกัน 38,000 บาท เมื่อไล่รายการพบเครื่องพิมพ์ที่ซื้อเมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน 2569 ราคา 38,000 บาท บันทึกบัญชีแล้วแต่ยังไม่ขึ้นทะเบียน ผู้ดูแลทะเบียนจึงเพิ่มแถว ออกรหัส และให้ผู้ใช้ติดป้าย ถ้าค่าเสื่อมราคาคำนวณจากทะเบียน รายการที่ตกหล่นแบบนี้จะไม่ถูกคิดค่าเสื่อมราคาด้วย

ตรวจนับทรัพย์สินถาวรสิ้นปี วางแผนอย่างไร

ทรัพย์สินถาวรไม่ได้รับเข้าและจ่ายออกทุกวันเหมือนสินค้า การตรวจนับสินทรัพย์ถาวรจึงทำในช่วงก่อนปิดงบได้ ไม่จำเป็นต้องตรงวันสิ้นงวด ถ้าคุมรายการซื้อ โอนย้าย และตัดจำหน่ายระหว่างวันนับกับวันสิ้นงวดได้ครบ แล้วปรับทะเบียนให้เป็นยอด ณ วันสิ้นงวด รอบการนับให้กำหนดไว้ในนโยบายของกิจการ เช่น อย่างน้อยปีละครั้ง วันสิ้นงวดในบทความนี้คือวันสิ้นรอบปีบัญชีของกิจการ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็น 31 ธันวาคม

1. ออกคำสั่งนับ ระบุวันนับ พื้นที่ ทีมนับ ผู้ควบคุมการนับ และวิธีจดของที่หาไม่เจอ ชำรุด หรือไม่อยู่ในรายการ
2. ตัดยอดทะเบียน ณ วันนับ ใช้ทะเบียนฉบับที่กระทบยอดแล้ว พิมพ์รายการแยกตามพื้นที่ และเก็บไฟล์ฉบับนั้นไว้โดยไม่แก้ทับ
3. แบ่งพื้นที่ให้ครบทุกจุด รวมห้องเก็บของและสาขา แล้วมอบหมายให้แต่ละทีม
4. ทำรายการของที่อยู่นอกสถานที่ เช่น เครื่องที่ส่งซ่อม และโน้ตบุ๊กที่พนักงานนำกลับบ้าน ของที่พนักงานถือไว้ให้นัดนำเครื่องมาให้ทีมนับดูป้ายและเลขเครื่อง ส่วนของที่อยู่กับบุคคลภายนอก เช่น ร้านซ่อม ให้ขอหนังสือยืนยันจากผู้ถือ
5. แจ้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีของกิจการ (ถ้ามี) ล่วงหน้า ผู้สอบบัญชีอาจขอเข้าสังเกตการณ์หรือขอดูผลนับ

แบ่งหน้าที่ ใครนับ ใครตรวจ ใครอนุมัติ

ผู้ดูแลหรือผู้ใช้ทรัพย์สินไม่ควรเป็นผู้นับคนเดียวในพื้นที่ของตัวเอง เพราะเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงเมื่อของหาย

แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของสำนักงาน ก.ล.ต. ข้อ 10.5 ถามว่ากิจการแบ่งแยกหน้าที่ 3 ด้านออกจากกันโดยเด็ดขาดเพื่อตรวจสอบซึ่งกันและกันหรือไม่ คือ หน้าที่อนุมัติ หน้าที่บันทึกรายการบัญชีและข้อมูลสารสนเทศ และหน้าที่ในการดูแลจัดเก็บทรัพย์สิน แบบประเมินนี้ปรับมาให้เหมาะกับบริษัทจดทะเบียนและไม่ใช่กฎหมาย แต่ใช้เป็นแนวแบ่งหน้าที่ในงานทรัพย์สินได้ อ่านภาพรวมกรอบ COSO ได้ที่ การควบคุมภายในคืออะไร กรอบ COSO 5 องค์ประกอบ 17 หลักการ

• ผู้ดูแลหรือผู้ใช้ทรัพย์สิน ชี้ตำแหน่งของ และลงนามรับทราบผลนับในพื้นที่ของตัวเอง
• ทีมนับ นับเป็นคู่ ในแต่ละคู่ควรมีคนจากฝ่ายอื่นหรือฝ่ายบัญชีอย่างน้อยหนึ่งคน และให้คนนั้นเป็นผู้จดผลในใบนับ ผู้ดูแลหรือผู้ใช้ช่วยชี้ของได้แต่ไม่จดผลเอง
• ผู้ควบคุมการนับ ที่ไม่ได้ดูแลทรัพย์สินในพื้นที่นั้น แจกและรับคืนใบนับ นับซ้ำแบบสุ่ม และตรวจว่าทุกพื้นที่นับครบ
• ผู้อนุมัติ เจ้าของหรือผู้บริหารที่ไม่ได้ดูแลทรัพย์สินนั้น อนุมัติผลต่างและการตัดจำหน่าย ส่วนผู้ดูแลทะเบียนควรเป็นคนที่ไม่ได้ถือหรือใช้ทรัพย์สินนั้น และแก้ทะเบียนตามผลที่อนุมัติแล้วเท่านั้น เช่น ถ้าฝ่ายไอทีเก็บคอมพิวเตอร์สำรองไว้ ไม่ควรให้ฝ่ายไอทีเป็นผู้แก้ทะเบียนคอมพิวเตอร์

กิจการที่มีพนักงานไม่กี่คนอาจแยกครบทุกบทบาทไม่ได้ ให้เจ้าของกิจการนับซ้ำแบบสุ่มเอง ลงนามรับรองผล และเก็บหลักฐานไว้ ถ้าเจ้าของกิจการเป็นผู้ดูแลทรัพย์สินเอง ให้ผู้ทำบัญชีหรือบุคคลภายนอกร่วมนับ วิธีนี้ใช้ระหว่างที่ยังแยกหน้าที่ไม่ได้ เป็นแนวคิดเดียวกับมาตรการชดเชย (Compensating Control) ในบทความ การแบ่งแยกหน้าที่ในระบบ IT (Segregation of Duties) ที่นักบัญชีควรรู้

ใบตรวจนับทรัพย์สินควรมีอะไร

ใช้เอกสารสองชุด ชุดแรกคือใบนับที่พิมพ์จากทะเบียนแยกตามพื้นที่ ควรมีช่องต่อไปนี้

• เลขที่ใบนับ วันที่ และพื้นที่
• รหัส ชื่อ และสถานที่ตามทะเบียน ซึ่งพิมพ์ไว้ล่วงหน้า
• พบหรือไม่พบ สถานที่ที่พบจริง ผู้ใช้จริง และเลขเครื่องที่อ่านจากตัวเครื่อง (ของมูลค่าสูง)
• สภาพ (ใช้งาน ชำรุด ไม่ได้ใช้งาน) และป้ายอยู่ครบหรือไม่
• หมายเหตุ และลายมือชื่อผู้นับ ผู้ดูแลพื้นที่ และผู้ควบคุมการนับ

ชุดที่สองคือใบพบแต่ไม่อยู่ในรายการ ไว้จดของที่ไม่มีป้ายหรือไม่อยู่ในใบนับ พร้อมรายละเอียด เลขเครื่อง สถานที่ และภาพถ่าย ส่วนการคุมใบนับให้ครบทุกเลขและการขีดฆ่าแก้แทนการลบ ใช้วิธีเดียวกับใบนับในบทความ นับสต็อกสิ้นปี การตรวจนับสินค้าคงเหลือทำอย่างไร

วันนับ นับจากทะเบียนไปหาของ แล้วนับกลับ

การตรวจนับทรัพย์สินถาวรควรนับสองทาง แต่ละทางตอบคำถามคนละข้อ

1. จากทะเบียนไปหาของ ไล่ทีละบรรทัดในใบนับไปหาของจริง ดูป้าย สภาพ และผู้ใช้ เพื่อยืนยันว่าของที่บันทึกไว้มีอยู่จริง
2. จากของกลับมาที่ทะเบียน เดินให้ทั่วทุกห้อง ของที่ดูเป็นทรัพย์สินถาวรแต่ไม่มีป้ายหรือไม่อยู่ในใบนับ ให้จดลงใบพบแต่ไม่อยู่ในรายการ เพื่อยืนยันว่าของที่มีอยู่ถูกบันทึกครบ

ใบนับทรัพย์สินพิมพ์รหัสไว้ให้ เพราะทรัพย์สินแต่ละชิ้นมีตัวตนเฉพาะ ต่างจากใบนับสินค้าที่ไม่พิมพ์ยอดไว้ ความเสี่ยงคือทีมนับติ๊กว่าพบโดยไม่ได้เห็นของจริง ทีมนับจึงควรจดสถานที่ที่พบจริงและสภาพทุกบรรทัด ไม่ใช่ติ๊กว่าพบอย่างเดียว ของมูลค่าสูงให้จดเลขเครื่องที่อ่านจากตัวเครื่อง ของชำรุดให้ถ่ายภาพแนบ และไม่ย้ายหรือทิ้งของระหว่างนับ

ที่ดิน อาคาร และยานพาหนะ ควรตรวจกับเอกสารสิทธิหรือเล่มทะเบียนรถประกอบการนับด้วย

ของที่เช่า ยืม หรือผู้อื่นนำมาวางไว้ในพื้นที่ของกิจการ ให้จดแยกพร้อมชื่อเจ้าของและเอกสารอ้างอิง แล้วส่งให้ผู้ทำบัญชีพิจารณา ไม่เพิ่มเข้าทะเบียนเอง (บทความนี้ไม่ได้พูดเรื่องการบัญชีสัญญาเช่า)

ก่อนปิดการนับ ผู้ควบคุมการนับควรสุ่มนับซ้ำสองทาง เลือกบรรทัดที่จดว่าพบไปดูของจริง และเลือกของในห้องกลับมาหาในใบนับ เน้นของมูลค่าสูงและของที่ถือออกนอกสถานที่ได้ เช่น คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก แล้วรับใบนับคืนครบทุกเลข

นับแล้วไม่ตรงกับทะเบียน แยกผลต่างอย่างไร

อย่าแก้ทะเบียนหรือบันทึกตัดจำหน่ายทันทีที่นับเสร็จ ให้แยกผลต่างตามสาเหตุก่อน เพราะแต่ละแบบจัดการต่างกัน

ก่อนแยก ให้นำใบพบแต่ไม่อยู่ในรายการของทุกพื้นที่มาเทียบกับรายการที่ไม่พบในพื้นที่อื่น และกับแถวที่ตัดจำหน่ายแล้วในทะเบียน รายการที่จับคู่ได้คือของที่ย้ายที่ หรือของที่ตัดจำหน่ายไปแล้วแต่ยังอยู่ ซึ่งควรหาสาเหตุต่อ

• หาไม่เจอ ตามหาอีกรอบ ถามผู้ใช้เดิม ดูใบโอนย้าย ใบรับซ่อม และรายการที่ขายหรือทิ้งไปแล้วแต่ยังไม่ได้บันทึก ถ้ายังไม่เจอ ให้ทำบันทึกว่าตามหาที่ไหนบ้าง แล้วเสนอผู้อนุมัติพิจารณาตัดจำหน่าย ถ้ามีเหตุสงสัยว่าถูกลักขโมย ให้รายงานผู้บริหารตามขั้นตอนของกิจการ
• ชำรุดหรือเสื่อมสภาพ จดสภาพพร้อมภาพถ่าย แล้วเสนอให้ตัดสินว่าจะซ่อม เลิกใช้ หรือตัดจำหน่าย การพิจารณามูลค่าของทรัพย์สินที่ชำรุดให้เป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กิจการใช้ ซึ่งอยู่นอกขอบเขตบทความนี้
• เลิกใช้แต่ของยังอยู่ ยังเป็นทรัพย์สินของกิจการ ให้เสนอเปลี่ยนสถานะเป็นเลิกใช้ พร้อมเสนอว่าจะเก็บไว้ ขาย หรือทิ้ง ซึ่งควรได้รับอนุมัติก่อนลงมือ
• ย้ายที่ พบคนละที่หรือคนละผู้ใช้กับทะเบียน โดยปกติไม่ต้องบันทึกบัญชี ถ้ากิจการแยกค่าเสื่อมราคาตามสาขาหรือแผนก ให้แจ้งผู้ทำบัญชีด้วย ทุกรายการให้ผู้ใช้เดิมและผู้ใช้ปัจจุบันลงนามยืนยันการย้าย เสนอแก้สถานที่ไปพร้อมใบสรุปผลการนับ และหาสาเหตุว่าทำไมไม่มีใบโอนย้าย
• พบแต่ไม่อยู่ในทะเบียน ตรวจก่อนว่าเป็นของกิจการหรือไม่ ถ้าใช่ ดูว่าเป็นของต่ำกว่าวงเงินที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายไว้ถูกแล้ว บันทึกบัญชีแล้วแต่ทะเบียนตกหล่น หรือยังไม่ได้บันทึกบัญชีเลย แล้วให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่าต้องปรับปรุงบัญชีหรือไม่

กรณีสมมติ (ไม่ใช่เหตุการณ์จริง) ทะเบียน ณ วันนับมี 120 รายการ นับพบตรงสถานที่ 113 รายการ พบคนละที่ 5 รายการ และไม่พบ 2 รายการ ในรายการที่พบมี 3 รายการชำรุด และยังพบของที่ไม่อยู่ในทะเบียนอีก 2 รายการ เมื่อตามต่อ ของที่ไม่พบรายการหนึ่งอยู่ที่ร้านซ่อมตามใบรับซ่อม อีกรายการเป็นโน้ตบุ๊กที่ตามหาแล้วไม่พบ ส่วนของที่ไม่อยู่ในทะเบียน รายการหนึ่งเป็นพัดลมที่ราคาต่ำกว่าวงเงินและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายไว้แล้ว อีกรายการเป็นเครื่องที่ผู้ขายนำมาให้ทดลองใช้ รายการที่ต้องขออนุมัติตัดจำหน่ายจึงเหลือโน้ตบุ๊กเครื่องเดียว ส่วนที่พบคนละที่ 5 รายการเสนอแก้สถานที่ในทะเบียน และของชำรุด 3 รายการเสนอแยกว่าจะซ่อมหรือเลิกใช้

ขออนุมัติ ก่อนแก้ทะเบียนหรือตัดจำหน่าย

ผู้ควบคุมการนับทำใบสรุปผลการนับ แยกตามแบบของผลต่าง พร้อมสาเหตุ รายการที่เสนอให้แก้ และเอกสารแนบ เช่น บันทึกการตามหา ภาพถ่าย และใบรับซ่อม แล้วเสนอผู้อนุมัติที่ไม่ได้ดูแลทรัพย์สินนั้นลงนาม

• การตัดจำหน่ายแต่ละรายการควรมีเอกสารอนุมัติที่ระบุรหัส ราคาทุน ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าตามบัญชี และเหตุผล
• ระดับผู้อนุมัติตามมูลค่า ให้เขียนไว้เป็นรายการหนึ่งในตารางอำนาจอนุมัติของกิจการ
• ผู้ทำบัญชีบันทึกบัญชีตามเอกสารที่อนุมัติแล้วเท่านั้น และผู้ดูแลทะเบียนเปลี่ยนสถานะแถวเป็นตัดจำหน่ายแล้ว พร้อมวันที่และเลขที่เอกสาร โดยไม่ลบแถว
• ผลต่างที่พบก่อนวันสิ้นงวดควรอนุมัติให้เสร็จก่อนปิดงบของงวดนั้น ถ้าอนุมัติไม่ทัน ให้แจ้งผู้ทำบัญชีพร้อมเอกสาร เพื่อพิจารณาผลต่อยอดในงบการเงินของงวด

การขายหรือขายซากมีเรื่องรับเงินและภาษีเกี่ยวข้อง บทความนี้ไม่ได้ลงรายละเอียด

ตัวอย่างบันทึกบัญชีตัดจำหน่าย

ตัวเลขในหัวข้อนี้เป็นตัวอย่างสมมติ ไม่แยกภาษี และชื่อบัญชีให้ใช้ตามผังบัญชีของกิจการ

ต่อจากกรณีข้างบน โน้ตบุ๊กรหัส HQ-IT-0012 ราคาทุน 36,000 บาท เริ่มใช้งานวันที่ 1 สิงหาคม 2567 นโยบายของกิจการคิดค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรงเป็นรายเดือน อายุการใช้งาน 3 ปี ไม่มีมูลค่าคงเหลือ ตกเดือนละ 1,000 บาท บันทึกค่าเสื่อมราคาสะสมไว้แล้วถึงสิ้นเดือนพฤศจิกายน 2569 รวม 28 เดือน เป็นเงิน 28,000 บาท ผู้อนุมัติลงนามให้ตัดจำหน่ายเมื่อวันที่ 15 ธันวาคม 2569 และสมมติว่านโยบายของกิจการคิดค่าเสื่อมราคาเต็มเดือนในเดือนที่ตัดจำหน่าย

ขั้นที่ 1 บันทึกค่าเสื่อมราคาถึงวันตัดจำหน่ายตามนโยบายของกิจการ ในตัวอย่างนี้คือค่าเสื่อมราคาเต็มเดือนธันวาคม 2569 ถ้านโยบายคิดตามจำนวนวัน ให้คิดถึงวันที่ตัดจำหน่าย

• เดบิต ค่าเสื่อมราคา 1,000 บาท
• เครดิต ค่าเสื่อมราคาสะสม อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 1,000 บาท

ค่าเสื่อมราคาสะสมจึงเป็น 29,000 บาท มูลค่าตามบัญชีที่เหลือคือ 7,000 บาท (ราคาทุน 36,000 บาท หักค่าเสื่อมราคาสะสม 29,000 บาท)

ขั้นที่ 2 ล้างราคาทุนและค่าเสื่อมราคาสะสมออก และรับรู้ผลขาดทุนเท่ามูลค่าตามบัญชีที่เหลือ

• เดบิต ค่าเสื่อมราคาสะสม อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 29,000 บาท
• เดบิต ขาดทุนจากการตัดจำหน่ายอุปกรณ์ 7,000 บาท
• เครดิต อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 36,000 บาท

ยอดเดบิตรวม 36,000 บาท เท่ากับยอดเครดิต หลังบันทึกแล้วให้กระทบยอดทะเบียนกับบัญชีอีกครั้ง ยอดหมวดคอมพิวเตอร์ทั้งสองฝั่งควรยังเท่ากัน

เก็บเอกสารการตรวจนับ

เอกสารที่ควรเก็บไว้ทั้งชุด ได้แก่

• นโยบายการขึ้นทะเบียน คำสั่งนับ ทะเบียนฉบับ ณ วันนับ และกระดาษกระทบยอด
• ใบนับทุกเลขรวมใบที่ยกเลิก ใบพบแต่ไม่อยู่ในรายการ ภาพถ่าย และผลการนับซ้ำ
• หนังสือยืนยันจากผู้ถือทรัพย์สินภายนอก และใบรับซ่อม
• ใบสรุปผลการนับ เอกสารอนุมัติตัดจำหน่าย รายการบันทึกบัญชี และทะเบียนฉบับหลังปรับปรุง

ส่งผลการนับและเอกสารอนุมัติให้ผู้ทำบัญชีครบชุด ไม่ส่งแค่ยอดรวม แล้วเก็บไว้คู่กับเอกสารประกอบการลงบัญชีของงวดนั้น ส่วนวิธีเก็บและระยะเวลาเก็บอ่านต่อได้ที่ วิธีจัดเก็บเอกสารทางบัญชี เก็บกี่ปี เก็บไฟล์ได้ไหม

เช็กลิสต์ ตรวจนับทรัพย์สินถาวรสิ้นปี

ก่อนนับ

• เขียนนโยบายขึ้นทะเบียน และใช้รหัสกับป้ายแบบเดียวกันทั้งกิจการ
• กระทบยอดทะเบียนกับบัญชีแยกประเภท และแก้รายการที่ตกหล่น
• ออกคำสั่งนับ แบ่งพื้นที่ให้ครบ และไม่ให้ผู้ดูแลพื้นที่นับคนเดียว
• พิมพ์ใบนับจากทะเบียนที่กระทบยอดแล้ว นัดพนักงานนำของที่ถือไว้มานับ และขอหนังสือยืนยันจากบุคคลภายนอกที่ถือของของกิจการ

วันนับ

• นับจากทะเบียนไปหาของ จดสถานที่ที่พบจริง สภาพ และป้าย
• เดินให้ทั่วแล้วนับจากของกลับมาที่ทะเบียน จดของที่ไม่อยู่ในรายการพร้อมภาพถ่าย
• สุ่มนับซ้ำของมูลค่าสูงและของที่ถือออกนอกสถานที่ได้ แล้วรับใบนับคืนครบทุกเลข

หลังนับ

• แยกผลต่างเป็นหาไม่เจอ ชำรุด เลิกใช้ ย้ายที่ และพบแต่ไม่อยู่ในทะเบียน แล้วตามหาของที่ไม่พบ
• ทำใบสรุปเสนอผู้อนุมัติที่ไม่ได้ดูแลทรัพย์สินนั้น ก่อนแก้ทะเบียนหรือตัดจำหน่าย
• บันทึกค่าเสื่อมราคาถึงวันตัดจำหน่าย แล้วบันทึกตัดจำหน่ายตามเอกสารที่อนุมัติ และกระทบยอดทะเบียนกับบัญชีอีกครั้ง
• ถ้านับก่อนวันสิ้นงวด ไล่รายการซื้อ โอนย้าย และตัดจำหน่ายตั้งแต่วันนับถึงวันสิ้นงวด แล้วกระทบยอดทะเบียนกับบัญชี ณ วันสิ้นงวด
• เก็บเอกสารการนับทั้งชุด

ขั้นตอนข้างบนเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายในสินทรัพย์ถาวร ใช้หลักชุดเดียวกับการควบคุมภายในของงานส่วนอื่น เช่น การแบ่งแยกหน้าที่ การอนุมัติ และการกระทบยอด ถ้าอยากเข้าใจเหตุผลของหลักเหล่านี้ cpdclass มีหลักสูตร e-Learning ความรู้พื้นฐานของระบบการควบคุมภายในสำหรับนักบัญชี นับชั่วโมงด้านการบัญชี 3 ชั่วโมง ได้ทั้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ราคา 300 บาท รอบนี้เปิดรับสมัครถึงวันที่ 18 ธันวาคม 2569 และเรียนได้ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2569

บทความนี้เรียบเรียงจากแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของ ก.ล.ต. และแนวปฏิบัติด้านการควบคุมภายในที่ใช้ทั่วไป ณ ปี 2569 ขั้นตอนเป็นคำแนะนำของผู้เขียน ไม่ใช่ข้อกฎหมาย วงเงินและตัวเลขเป็นตัวอย่างสมมติ บทความไม่ครอบคลุมเรื่องภาษีกับการวัดมูลค่า แนะนำให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการก่อนนำไปใช้

เปิดอ่านเอกสารต้นฉบับ: แบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน (ไฟล์ PDF บนเว็บไซต์ ก.ล.ต.)