เงินสดย่อย (Petty Cash) คืออะไร มีกี่ระบบ บันทึกบัญชีอย่างไร พร้อมใบเบิกและวิธีคุมไม่ให้เงินหาย

บทความนี้อธิบายเงินสดย่อยครบทั้งวงจร ตั้งแต่เลือกระบบ ตั้งวงเงิน เบิกและเติมเงิน ตัวอย่างการบันทึกบัญชี ใบเบิกและทะเบียนใน Excel ไปจนถึงการควบคุมขั้นต่ำและสัญญาณผิดปกติที่ควรตรวจต่อ

เงินสดย่อย (Petty Cash) คืออะไร ใช้จ่ายอะไรได้บ้าง

เงินสดย่อย หรือ Petty Cash คือเงินสดจำนวนไม่มากที่กิจการกันไว้ให้ผู้รักษาเงินคนหนึ่งดูแล เพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ที่เกิดบ่อยและไม่คุ้มที่จะโอนเงินหรือออกเช็คทีละรายการ

ตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากเงินสดย่อยได้

• ค่าส่งเอกสารและค่าไปรษณีย์
• ค่าเดินทางระยะสั้น เช่น ค่ารถรับจ้างไปส่งเอกสารที่ธนาคารหรือหน่วยงานราชการ
• ค่าเครื่องเขียนและวัสดุสำนักงานชิ้นเล็ก
• ค่าน้ำดื่มและของใช้ในสำนักงาน

สิ่งที่ไม่ควรจ่ายจากเงินสดย่อยคือรายการที่มีระบบจ่ายเงินปกติรองรับอยู่แล้ว เช่น ค่าสินค้าที่ซื้อจากเจ้าหนี้การค้า เงินเดือน หรือรายจ่ายก้อนใหญ่ เพราะรายการเหล่านี้ควรผ่านขั้นตอนอนุมัติและมีหลักฐานการโอนเงินที่ตรวจย้อนได้ เงินสดย่อยมีไว้ให้งานเล็ก ๆ เดินได้คล่อง ไม่ใช่ทางลัดของการจ่ายเงิน

ในทางบัญชี เงินสดย่อยเป็นบัญชีสินทรัพย์บัญชีหนึ่งที่แยกจากบัญชีเงินฝากธนาคาร และตัวเงินไม่ควรปนกับเงินสดที่รับจากการขายหรือเงินส่วนตัวของใคร

ระบบเงินสดย่อยมีกี่ระบบ

ในทางปฏิบัติแบ่งได้เป็นสองแบบหลัก คือระบบวงเงินคงที่ (Imprest System) และระบบไม่กำหนดวงเงิน (Fluctuating Fund System) ทั้งสองแบบต่างกันที่วิธีเติมเงินและจังหวะที่บันทึกค่าใช้จ่ายเข้าบัญชี

ระบบวงเงินคงที่ (Imprest System)

กิจการกำหนดวงเงินไว้ตายตัว เช่น (สมมติ) 5,000 บาท ระหว่างรอบ ผู้รักษาเงินจ่ายเงินและเก็บใบเบิกพร้อมใบเสร็จไว้ เมื่อถึงรอบเติมเงิน กิจการเติมเงินให้กลับเต็มวงเงิน ซึ่งปกติเท่ากับยอดที่ใช้ไปตามใบเบิก เงินสดย่อยจึงกลับมาเต็มวงเงินทุกครั้ง

จุดเด่นของระบบนี้คือ ณ เวลาใดก็ตาม เงินสดที่เหลืออยู่ บวกใบเบิกที่จ่ายแล้วแต่ยังไม่ได้เติมเงิน บวกใบเบิกชั่วคราวที่ยังไม่เคลียร์ (ถ้ามี) ต้องเท่ากับวงเงินเสมอ คนที่มาตรวจนับจึงรู้ตัวเลขเป้าหมายทันทีโดยไม่ต้องเปิดบัญชีดู ส่วนบัญชีเงินสดย่อยในบัญชีแยกประเภทก็คงยอดเท่าวงเงินไว้ตลอด จะเปลี่ยนก็ต่อเมื่อกิจการตัดสินใจเพิ่มหรือลดวงเงิน และค่าใช้จ่ายถูกบันทึกเข้าบัญชีตอนเติมเงิน

ระบบไม่กำหนดวงเงิน (Fluctuating Fund System)

กิจการเติมเงินเข้าเงินสดย่อยเป็นครั้ง ๆ ตามที่เห็นว่าพอใช้ จำนวนที่เติมแต่ละครั้งไม่จำเป็นต้องเท่ากับที่ใช้ไป และบันทึกค่าใช้จ่ายลดยอดบัญชีเงินสดย่อยทุกครั้งที่จ่าย ยอดบัญชีเงินสดย่อยจึงขึ้นลงตลอดเวลา

ข้อดีคือค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีทันทีที่จ่าย ข้อเสียคือการตรวจนับไม่มีตัวเลขเป้าหมายคงที่ ต้องบันทึกบัญชีให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะรู้ว่าควรมีเงินเหลือเท่าไร และเมื่อเติมเงินไม่เป็นรอบ ยอดเงินสดในมือก็อาจโตขึ้นเรื่อย ๆ โดยไม่มีใครตั้งใจ

ควรเลือกระบบไหน

สำหรับกิจการขนาดเล็กที่คนดูแลเงินมีไม่กี่คน ระบบวงเงินคงที่คุมง่ายกว่า เพราะการตรวจนับใช้แค่การบวกเลขไม่กี่จำนวน และการเติมเงินทุกรอบเปิดโอกาสให้ผู้อนุมัติตรวจใบเสร็จของรอบนั้น บทความนี้จึงใช้ระบบวงเงินคงที่เป็นตัวอย่างหลัก

ขั้นตอนตั้ง เบิก และเติมเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่

วงจรของเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่มี 5 ขั้น ตั้งแต่อนุมัติวงเงินไปจนถึงตรวจนับ

1. อนุมัติวงเงินและกติกาเป็นลายลักษณ์อักษร เจ้าของกิจการหรือผู้มีอำนาจกำหนดวงเงินรวม วงเงินจ่ายต่อครั้ง ประเภทค่าใช้จ่ายที่จ่ายได้ ผู้รักษาเงิน ผู้อนุมัติใบเบิก และรอบเติมเงิน
2. ตั้งวงเงิน ถอนเงินสดจากบัญชีธนาคารของกิจการ หรือออกเช็คสั่งจ่ายผู้รักษาเงินสดย่อยเพื่อนำไปขึ้นเงินสด ตามวงเงินที่อนุมัติ เก็บไว้ในกล่องที่ล็อกได้ ไม่พักเงินไว้ในบัญชีส่วนตัวของผู้รักษาเงิน แล้วบันทึกบัญชีตั้งวงเงิน
3. เบิกจ่าย ผู้เบิกกรอกใบเบิกเงินสดย่อย แนบใบเสร็จ ให้ผู้อนุมัติลงนาม ผู้รักษาเงินจ่ายเงินแล้วลงทะเบียนเงินสดย่อย
4. เติมเงิน เมื่อเงินเหลือถึงระดับที่กำหนดหรือครบรอบ ผู้รักษาเงินรวมใบเบิกทั้งรอบ สรุปยอดตามประเภทค่าใช้จ่าย นับเงินคงเหลือ แล้วส่งชุดเอกสารให้ผู้อนุมัติ ผู้อนุมัติตรวจใบเสร็จจริง ประทับ “จ่ายแล้ว” แล้วจึงเบิกเงินจากบัญชีธนาคารของกิจการมาเติมให้กลับเต็มวงเงิน (วงเงินลบเงินสดที่นับได้)
5. ตรวจนับ นอกจากนับตอนเติมเงิน ควรมีคนที่ไม่ใช่ผู้รักษาเงินมาตรวจนับโดยไม่แจ้งล่วงหน้าเป็นครั้งคราว

การตั้งวงเงินให้พอดีไม่มีตัวเลขตายตัว ให้ประมาณจากค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ที่เกิดจริงในหนึ่งรอบเติมเงิน เช่น สองสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน วงเงินที่สูงเกินจำเป็นไม่ได้ช่วยให้งานคล่องขึ้น แต่เพิ่มเงินที่เสี่ยงหาย และทำให้รอบเติมเงินห่างออกไป ซึ่งแปลว่าใบเสร็จถูกตรวจช้าลง

เงินสดย่อย บันทึกบัญชีอย่างไร

ระบบวงเงินคงที่บันทึกบัญชีแค่สามจังหวะ คือตอนตั้งวงเงิน ตอนเติมเงิน และตอนเปลี่ยนวงเงิน (และรายการปรับปรุงตอนปิดงวดถ้าเติมเงินไม่ทัน) ระหว่างรอบไม่ต้องบันทึกบัญชี ใช้ทะเบียนเงินสดย่อยติดตามแทน

ตัวเลขทั้งหมดในหัวข้อนี้เป็นตัวอย่างสมมติของบริษัทสมมติที่ตั้งวงเงินสดย่อยไว้ 5,000 บาท และไม่ได้แยกภาษีซื้อ เพื่อให้เห็นโครงของรายการชัด ๆ (การแยกภาษีซื้อเป็นเรื่องของกฎหมายภาษีซึ่งอยู่นอกขอบเขตบทความนี้)

ตั้งวงเงินสดย่อย

วันที่ 1 ตุลาคม บริษัทเบิกเงิน 5,000 บาทจากบัญชีธนาคารมอบให้ผู้รักษาเงินสดย่อย

• เดบิต เงินสดย่อย 5,000 บาท
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 5,000 บาท

ระหว่างรอบ ไม่ต้องบันทึกบัญชี

ระหว่างวันที่ 1 ถึง 15 ตุลาคม มีการเบิกจ่ายตามใบเบิก รวมเป็นค่าใช้จ่าย 4 ประเภท ผู้รักษาเงินลงทะเบียนเงินสดย่อยทุกใบ แต่ยังไม่มีรายการเข้าสมุดรายวัน

• ค่าส่งเอกสาร 620 บาท
• ค่าเดินทาง 1,180 บาท
• ค่าวัสดุสำนักงาน 950 บาท
• ค่าน้ำดื่มและของใช้ในสำนักงาน 500 บาท

รวมใบเบิก 3,250 บาท วันที่ 16 ตุลาคม นับเงินสดคงเหลือได้ 1,750 บาท ใบเบิกบวกเงินสดคงเหลือเท่ากับ 5,000 บาท ตรงกับวงเงินพอดี

เติมเงินพร้อมบันทึกค่าใช้จ่าย

วันที่ 16 ตุลาคม ผู้อนุมัติตรวจใบเสร็จครบแล้ว บริษัทเบิกเงิน 3,250 บาทจากบัญชีธนาคารมาเติมให้กลับเป็น 5,000 บาท และบันทึกค่าใช้จ่ายแยกตามประเภทในจังหวะนี้

• เดบิต ค่าส่งเอกสาร 620 บาท
• เดบิต ค่าเดินทาง 1,180 บาท
• เดบิต ค่าวัสดุสำนักงาน 950 บาท
• เดบิต ค่าน้ำดื่มและของใช้ในสำนักงาน 500 บาท
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 3,250 บาท

สังเกตว่าบัญชีเงินสดย่อยไม่ถูกแตะเลยตอนเติมเงิน ยอดยังคงเป็น 5,000 บาทเท่าเดิม

เงินสดย่อยขาดหรือเกิน

ถ้าตอนเติมเงินพบว่าใบเบิกบวกเงินสดคงเหลือไม่เท่ากับวงเงิน ให้เติมเงินเท่ากับวงเงินลบเงินสดที่นับได้จริง แล้วบันทึกผลต่างในบัญชีเงินขาดเกินบัญชี (Cash Short and Over)

ตัวอย่างสมมติรอบถัดไป ใบเบิกรวม 2,860 บาท (สมมติว่าเป็นค่าเดินทางทั้งหมด) นับเงินสดได้ 2,110 บาท รวมกันได้ 4,970 บาท แปลว่าเงินขาด 30 บาท บริษัทต้องเติมเงิน 5,000 − 2,110 = 2,890 บาท

• เดบิต ค่าเดินทาง 2,860 บาท
• เดบิต เงินขาดเกินบัญชี 30 บาท
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 2,890 บาท

ถ้ารอบเดียวกันนี้นับเงินสดได้ 2,160 บาทแทน รวมกับใบเบิกเป็น 5,020 บาท แปลว่าเงินเกิน 20 บาท บริษัทเติมเงิน 5,000 − 2,160 = 2,840 บาท

• เดบิต ค่าเดินทาง 2,860 บาท
• เครดิต เงินขาดเกินบัญชี 20 บาท
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 2,840 บาท

โดยทั่วไป ยอดคงเหลือของบัญชีเงินขาดเกินบัญชี ณ วันสิ้นงวด ถ้าเป็นยอดเดบิตถือเป็นค่าใช้จ่าย ถ้าเป็นยอดเครดิตถือเป็นรายได้อื่น แต่ตัวเลขในบัญชีไม่ใช่จุดจบของเรื่อง เงินขาดทุกครั้งควรหาสาเหตุ ถ้าหาสาเหตุเจอ เช่น มีใบเบิกที่ลืมเขียน ให้บันทึกเข้าค่าใช้จ่ายนั้นแทน และถ้าเงินขาดเล็ก ๆ เกิดซ้ำหลายรอบ ให้ถือเป็นสัญญาณที่ต้องตรวจต่อ

เพิ่มหรือลดวงเงิน

ถ้าใช้ไปแล้วพบว่าวงเงิน 5,000 บาทไม่พอ ต้องเติมถี่จนเสียเวลา และผู้มีอำนาจอนุมัติให้เพิ่มเป็น 8,000 บาท บัญชีเงินสดย่อยจึงจะเปลี่ยนยอด

• เดบิต เงินสดย่อย 3,000 บาท
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 3,000 บาท

กลับกัน ถ้าลดวงเงินจาก 5,000 บาทเหลือ 3,000 บาท ผู้รักษาเงินนำเงินสดส่วนเกินฝากคืนเข้าบัญชีธนาคาร

• เดบิต เงินฝากธนาคาร 2,000 บาท
• เครดิต เงินสดย่อย 2,000 บาท

การเปลี่ยนวงเงินควรทำพร้อมรอบเติมเงิน หลังตรวจนับและเคลียร์ใบเบิกของรอบนั้นแล้ว จะได้ไม่ปนกับการบันทึกค่าใช้จ่าย

ก่อนปิดงวดบัญชี

ระบบวงเงินคงที่บันทึกค่าใช้จ่ายตอนเติมเงิน ถ้าวันสิ้นงวดตรงกับกลางรอบ ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปแล้วแต่ยังไม่ได้เติมเงินจะยังไม่อยู่ในบัญชี และยอดบัญชีเงินสดย่อยจะสูงกว่าเงินสดที่มีอยู่จริง ทางแก้มีสองทาง

1. เติมเงินหนึ่งรอบ ณ วันสิ้นงวด พร้อมนับเงินและเคลียร์ใบเบิกในวันนั้น ถ้าปิดบัญชีรายเดือน การตั้งรอบเติมเงินที่สิ้นเดือนเสมอจะทำให้ไม่ต้องปรับปรุง
2. ถ้าเติมเงินวันนั้นไม่ได้ เช่น วันสิ้นงวดตรงกับวันหยุด หรือสำนักงานบัญชีได้รับเอกสารหลังวันปิดงวด ให้บันทึกรายการปรับปรุง ณ วันสิ้นงวดจากใบเบิกที่ยังไม่ได้เติมเงิน โดยเดบิตค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท (และเงินขาดเกินบัญชีถ้านับแล้วขาด) เครดิตเงินสดย่อย ยอดเงินสดย่อยจะเท่ากับเงินที่นับได้ แล้วกลับรายการในวันแรกของงวดถัดไป เพื่อให้รายการเติมเงินรอบถัดไปบันทึกได้ตามปกติโดยไม่บันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำ

ใบเบิกชั่วคราวที่ยังค้าง ณ วันสิ้นงวดไม่ใช่เงินสดและยังไม่ใช่ค่าใช้จ่าย ถ้ายอดมีสาระสำคัญ ให้จัดประเภทเป็นเงินทดรองจ่าย (เดบิตเงินทดรองจ่าย เครดิตเงินสดย่อย) แล้วกลับรายการต้นงวดถัดไปเช่นเดียวกัน

ถ้าใช้ระบบไม่กำหนดวงเงิน

ระบบนี้บันทึกบัญชีทุกครั้งที่เติมเงินและทุกครั้งที่จ่าย ตัวอย่างสมมติ ตอนเติมเงิน 3,000 บาท

• เดบิต เงินสดย่อย 3,000 บาท
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 3,000 บาท

ตอนจ่ายค่าเดินทาง 400 บาท

• เดบิต ค่าเดินทาง 400 บาท
• เครดิต เงินสดย่อย 400 บาท

ส่งใบเบิกและใบเสร็จให้ผู้ทำบัญชีครบทุกรอบ

ผู้ทำบัญชีลงรายการค่าใช้จ่ายของเงินสดย่อยจากใบเบิกและใบเสร็จของแต่ละรอบ

สำหรับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัท ซึ่งเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 8 กฎหมายฉบับเดียวกันมาตรา 12 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้บัญชีแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี ส่วนเอกสารใดเป็นเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี มาตรา 7 (4) ให้อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นผู้ประกาศกำหนด

ในทางปฏิบัติ กิจการที่จ้างสำนักงานบัญชีจึงควรส่งชุดใบเบิกพร้อมใบเสร็จของทุกรอบเติมเงิน ไม่ส่งแค่ยอดสรุป

ใบเบิกเงินสดย่อยต้องมีอะไรบ้าง

ใบเบิกเงินสดย่อย (บางแห่งเรียกใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย) ที่ดีควรตอบได้ว่าใครเบิก เบิกเท่าไร เพื่ออะไร ใครอนุมัติ และมีหลักฐานอะไรแนบ รายการด้านล่างเป็นแนวปฏิบัติด้านการควบคุมภายใน ไม่ได้คัดมาจากตัวบทกฎหมาย ช่องที่ควรมีอย่างน้อยคือ

• ชื่อกิจการและชื่อเอกสาร เช่น “ใบเบิกเงินสดย่อย”
• เลขที่ใบเบิกที่รันต่อเนื่อง พิมพ์เลขไว้ล่วงหน้าหรือดึงเลขจากทะเบียน ใบที่ยกเลิกให้เขียนว่ายกเลิกแล้วเก็บไว้ ไม่ฉีกทิ้ง เพื่อให้ตรวจได้ว่าไม่มีเลขขาดหาย
• วันที่จ่ายเงิน
• รายการและวัตถุประสงค์ จ่ายค่าอะไร เพื่องานอะไร ไม่ใช่แค่ “ค่าใช้จ่ายทั่วไป”
• จำนวนเงิน เขียนทั้งตัวเลขและตัวอักษร
• ประเภทค่าใช้จ่ายหรือรหัสบัญชี ช่วยให้สรุปยอดตอนเติมเงินและบันทึกบัญชีได้เร็ว
• ลายมือชื่อผู้เบิกหรือผู้รับเงิน
• ลายมือชื่อผู้อนุมัติ ซึ่งควรเป็นคนละคนกับผู้เบิก
• ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน คือผู้รักษาเงินสดย่อย
• หลักฐานแนบ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานอื่นจากผู้ขาย แนบติดกับใบเบิกทุกใบ

ถ้าผู้ขายออกใบเสร็จให้ไม่ได้ เช่น แผงลอยหรือรถรับจ้าง ให้พนักงานที่จ่ายเงินให้ผู้ขายจริง (ในกรณีเงินสดย่อยคือผู้เบิกที่ออกไปจ่ายเอง) ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ให้ผู้อนุมัติลงนาม แล้วแนบกับใบเบิกแทน แต่ควรเป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่ทางหลัก อ่านวิธีทำ ข้อควรระวัง และความต่างจากใบสำคัญรับเงินได้ที่บทความ ไม่มีใบเสร็จ ทำอย่างไร จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้อง

หลังเติมเงินแล้ว ใบเบิกพร้อมใบเสร็จของแต่ละรอบควรเย็บเป็นชุดเรียงตามเลขที่ แล้วเก็บรวมกับเอกสารบัญชีของงวดนั้น พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี รายละเอียดเรื่องระยะเวลาเก็บและการนับวันอ่านต่อได้ที่ เอกสารทางบัญชีเก็บกี่ปี

ทำทะเบียนเงินสดย่อยและใบเบิกด้วย Excel

ทะเบียนเงินสดย่อย (บางแห่งเรียกสมุดเงินสดย่อย) คือรายการรับและจ่ายของเงินสดย่อยเรียงตามวันที่ ทำใน Excel ได้ไม่ยาก ขอแค่ออกแบบคอลัมน์ให้สรุปยอดตอนเติมเงินได้ในคราวเดียว

คอลัมน์ของทะเบียนเงินสดย่อยใน Excel

• วันที่
• เลขที่ใบเบิก เรียงต่อเนื่อง ไม่ข้ามเลข
• รายการ สั้น ๆ ตามที่เขียนในใบเบิก
• ผู้เบิก
• รับเงิน ใช้เฉพาะบรรทัดตั้งวงเงิน บรรทัดเติมเงิน และบรรทัดเพิ่มวงเงิน (บรรทัดลดวงเงินใส่ในช่องจ่ายเงิน)
• จ่ายเงิน จำนวนเงินตามใบเบิก
• คงเหลือ ใช้สูตรคงเหลือบรรทัดก่อนบวกรับเงินลบจ่ายเงิน และล็อกเซลล์สูตรไว้ไม่ให้พิมพ์ทับ
• คอลัมน์แยกประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ค่าส่งเอกสาร ค่าเดินทาง ค่าวัสดุสำนักงาน และอื่น ๆ ใส่ยอดเดียวกับช่องจ่ายเงินลงในประเภทที่ตรงกัน และทำเซลล์ตรวจว่าผลรวมทุกคอลัมน์ประเภทเท่ากับผลรวมช่องจ่ายเงิน
• เงินขาดเกิน ใส่ผลต่างจากการนับตอนปิดรอบ
• หมายเหตุ เช่น ชนิดของหลักฐานที่แนบ หรือใบที่ยกเลิก

เมื่อถึงรอบเติมเงิน ให้นับเงินสดก่อน ถ้าคงเหลือในทะเบียนไม่ตรงกับเงินที่นับได้ ให้เพิ่มบรรทัด “เงินขาดเกิน” ในช่องจ่ายเงิน (เงินขาดใส่เป็นยอดบวก เงินเกินใส่เป็นยอดติดลบ) และใส่ยอดเดียวกันในคอลัมน์เงินขาดเกิน คงเหลือในทะเบียนจะเท่ากับเงินที่นับได้ จากนั้นลงบรรทัดเติมเงินในช่องรับเงิน ยอดเติมเงินเท่ากับยอดรวมช่องจ่ายเงินของรอบพอดี และคงเหลือหลังเติมเงินต้องกลับมาเท่ากับวงเงิน ถ้าไม่เท่าแปลว่ามีบรรทัดตกหล่น ยอดรวมของแต่ละคอลัมน์ประเภทค่าใช้จ่ายและคอลัมน์เงินขาดเกิน คือตัวเลขที่ใช้บันทึกรายการเติมเงินได้ทันที

ใบเบิกเงินสดย่อยใน Excel

ใบเบิกทำเป็นแบบฟอร์มในแผ่นงานอีกแผ่นของไฟล์เดียวกันได้ โดยใส่ช่องตามหัวข้อก่อนหน้าให้ครบ แล้วพิมพ์ออกมาให้ผู้เบิก ผู้อนุมัติ และผู้จ่ายเงินลงนาม เพราะการอนุมัติควรมีหลักฐานลายมือชื่อว่าใครเป็นคนอนุมัติ ข้อควรระวังมีสองเรื่อง

• เลขที่ต้องไม่ซ้ำ ดึงเลขที่จากทะเบียนเงินสดย่อย ไม่พิมพ์เลขเองทุกครั้งที่ออกใบ
• ไฟล์ Excel แก้ย้อนหลังได้ง่าย ทุกครั้งที่ปิดรอบ ให้บันทึกทะเบียนของรอบนั้นเป็น PDF แนบไปกับชุดใบเบิกที่ส่งให้ผู้อนุมัติ จะได้มีฉบับที่ตรงกับตอนอนุมัติไว้เทียบ

ไม่ว่าจะทำด้วย Excel หรือโปรแกรมบัญชี ทะเบียนเป็นเครื่องมือติดตามยอด ไม่ใช่หลักฐานแทนใบเสร็จ หลักฐานของแต่ละรายการยังเป็นใบเบิกที่ลงนามครบพร้อมใบเสร็จที่แนบ

คุมเงินสดย่อยอย่างไรไม่ให้เงินหาย

การควบคุมขั้นต่ำของเงินสดย่อยมีไม่กี่ข้อ และทำได้แม้กิจการมีพนักงานไม่กี่คน

• ผู้รักษาเงินคนเดียว เงินสดย่อยแต่ละกล่องมีผู้รับผิดชอบคนเดียว เก็บในที่ล็อกได้ ไม่ใช้กล่องร่วมกันหลายคน ถ้าเงินขาดจะได้รู้ว่าใครต้องอธิบาย
• วงเงินต่ำ ตั้งวงเงินให้พอใช้แค่หนึ่งรอบเติมเงิน วงเงินยิ่งต่ำ ความเสียหายสูงสุดถ้าเงินหายก็ยิ่งจำกัด
• วงเงินจ่ายต่อครั้ง กำหนดเพดานต่อใบเบิก เช่น สมมติครั้งละไม่เกิน 1,000 บาท รายการที่เกินให้จ่ายผ่านระบบจ่ายเงินปกติ และระบุในกติกาว่าห้ามแยกบิลเพื่อให้ต่ำกว่าเพดาน
• ผู้อนุมัติเติมเงินต้องดูใบเสร็จจริง ไม่อนุมัติจากใบสรุปหน้าเดียว ตรวจว่ารายการเกี่ยวกับงาน ยอดตรงกับใบเสร็จ ใบเสร็จเป็นต้นฉบับและลงวันที่อยู่ในรอบนี้ ไม่มีใบซ้ำในชุดเดียวกัน และใบเบิกเลขที่เรียงครบ
• ประทับ “จ่ายแล้ว” ประทับพร้อมวันที่ลงบนใบเบิกและใบเสร็จทุกใบตอนอนุมัติเติมเงิน กันไม่ให้ใบเดิมถูกนำมาเบิกซ้ำในรอบถัดไป
• ตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้า ให้คนที่ไม่ใช่ผู้รักษาเงินนับเงินสดคู่กับใบเบิกและใบเบิกชั่วคราวที่ยังไม่ได้เติมเงินเป็นครั้งคราว นับต่อหน้าผู้รักษาเงิน และลงนามในใบบันทึกผลการตรวจนับทั้งสองฝ่าย
• แยกเงินสดย่อยจากเงินอื่น ไม่ปนกับเงินส่วนตัวของผู้รักษาเงินและไม่ปนกับเงินที่รับจากลูกค้า เติมเงินสดย่อยจากบัญชีธนาคารของกิจการ ไม่หยิบจากเงินขายสด และไม่ให้ใครยืมเงินสดย่อยไปใช้ส่วนตัว
• เงินเบิกล่วงหน้าต้องเคลียร์ตามกำหนด ถ้าจำเป็นต้องให้พนักงานเบิกเงินไปซื้อของก่อน ให้ทำใบเบิกชั่วคราว และกำหนดวันที่ต้องนำใบเสร็จกับเงินทอนมาเคลียร์ ใบเบิกชั่วคราวที่ค้างนานคือเงินที่ยังไม่มีหลักฐานว่าใช้ไปกับอะไร
• ส่งมอบทุกครั้งที่เปลี่ยนคนดูแล ช่วงผู้รักษาเงินลาหยุด ให้ส่งมอบเงินสดย่อยแก่ผู้ดูแลแทนพร้อมนับเงินและใบเบิกต่อหน้ากัน และลงนามส่งมอบทั้งสองฝ่าย

หัวใจของทุกข้อข้างบนคือไม่ให้คนคนเดียวทำครบทั้งวงจร ผู้รักษาเงินไม่ควรเป็นคนอนุมัติการเติมเงินและไม่ควรเป็นคนบันทึกบัญชีเอง ซึ่งเป็นหลักเดียวกับการแยก “คนทำ” ออกจาก “คนตรวจ” ที่อธิบายไว้ในบทความ การแบ่งแยกหน้าที่ในระบบ IT (Segregation of Duties)

ในกิจการที่มีพนักงานธุรการคนเดียว รูปแบบที่ใช้ได้คือ พนักงานธุรการเป็นผู้รักษาเงิน เจ้าของกิจการเป็นผู้อนุมัติเติมเงินและเป็นคนสุ่มตรวจนับ ส่วนผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีบันทึกบัญชีจากชุดใบเบิกและใบเสร็จที่ได้รับ ถ้าแยกคนไม่ได้จริง ให้เจ้าของกิจการสอบทานทะเบียนเงินสดย่อยกับใบเสร็จอย่างสม่ำเสมอ และเก็บหลักฐานการสอบทานไว้ทุกครั้ง

ถ้าเจ้าของกิจการไม่ได้อยู่ลงนามก่อนจ่ายทุกครั้ง ให้กำหนดในกติกาว่าค่าใช้จ่ายประเภทใดและไม่เกินเท่าไรที่ผู้รักษาเงินจ่ายไปก่อนได้ แล้วให้เจ้าของลงนามอนุมัติทุกใบตอนตรวจชุดเติมเงิน รายการนอกประเภทหรือเกินเพดานต้องขออนุมัติก่อนจ่ายเสมอ และใบเบิกที่ผู้รักษาเงินเบิกให้ตัวเองต้องมีคนอื่นลงนามอนุมัติ

สัญญาณผิดปกติของเงินสดย่อยที่ควรตรวจต่อ

สัญญาณเหล่านี้ไม่ได้แปลว่ามีการทุจริตเสมอไป แต่เป็นจุดที่ผู้อนุมัติหรือเจ้าของกิจการควรเปิดดูเอกสารต่อ

• รอบเติมเงินถี่ขึ้นผิดปกติ โดยที่ปริมาณงานไม่ได้เพิ่มขึ้น
• ใบเสร็จเขียนมือที่จำนวนเงินกลม ๆ เช่น 500 หรือ 1,000 บาทพอดี มาจากร้านเดิมซ้ำ ๆ หรือหลายร้านแต่ลายมือคล้ายกัน
• ใบรับรองแทนใบเสร็จเยอะผิดปกติ เมื่อเทียบกับใบเสร็จจริงในรอบเดียวกัน
• ยอดเบิกเฉียดเพดานต่อครั้งบ่อย ๆ หรือมีหลายใบเบิกจากร้านเดียวกันในวันเดียวกัน ซึ่งอาจเป็นการแยกบิล
• เลขที่ใบเบิกขาดช่วงหรือข้าม หรือใบเสร็จที่ผ่านการเติมเงินแล้วไม่มีตรา “จ่ายแล้ว”
• เงินขาดเล็ก ๆ ซ้ำหลายรอบ
• ใบเบิกชั่วคราวค้างนาน หรือมีใบยืมเงินส่วนตัวอยู่ในกล่องเงินสดย่อย
• ผู้รักษาเงินไม่อยากให้ใครนับเงิน ขอให้นัดล่วงหน้าก่อนนับ หรือไม่ยอมให้คนอื่นดูแลแทนช่วงลาหยุด

กรณีสมมติ (ไม่ใช่เหตุการณ์จริง) กิจการค้าส่งแห่งหนึ่งมีพนักงานธุรการคนเดียวดูแลเงินสดย่อยวงเงิน 10,000 บาท เป็นทั้งคนจ่ายเงิน คนลงทะเบียน และคนทำใบสรุปขอเติมเงิน ซึ่งเป็นเรื่องปกติของกิจการเล็ก ช่องโหว่อยู่ที่เจ้าของกิจการลงนามอนุมัติเติมเงินจากใบสรุปหน้าเดียวโดยไม่เปิดดูใบเสร็จ ต่อมารอบเติมเงินถี่ขึ้นจากเดือนละครั้งเป็นเดือนละสามครั้ง ใบเสร็จส่วนใหญ่เป็นแบบเขียนมือจากร้านเดิม ๆ เมื่อเจ้าของเริ่มสุ่มเปิดใบเสร็จ จึงเห็นว่าใบเสร็จชุดเดียวกันถูกนำมาแนบเบิกในสองรอบ เพราะไม่เคยมีการประทับ “จ่ายแล้ว”

ช่องโหว่ในกรณีสมมตินี้ปิดได้ด้วยการควบคุมพื้นฐานที่ไม่ต้องลงทุนอะไร คือผู้อนุมัติเปิดดูใบเสร็จจริงทุกครั้งที่เติมเงิน ประทับ “จ่ายแล้ว” ทุกใบ และให้คนที่ไม่ใช่ผู้รักษาเงินสุ่มตรวจนับเป็นครั้งคราว

การควบคุมเงินสดย่อยทั้งหมดในบทความนี้ใช้หลักชุดเดียวกับการควบคุมภายในของกระบวนการอื่น ๆ คือ การอนุมัติ การแบ่งแยกหน้าที่ การกระทบยอด และการตรวจนับ ถ้าอยากเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังขั้นตอนเหล่านี้เพื่อนำไปใช้กับงานส่วนอื่น หลักสูตร e-Learning ความรู้พื้นฐานของระบบการควบคุมภายในสำหรับนักบัญชี ของ cpdclass อธิบายหลักการควบคุมภายในตามกรอบ COSO ทั้ง 5 องค์ประกอบ รวมถึงประโยชน์และข้อจำกัดของระบบควบคุมภายใน พร้อมกรณีศึกษา หลักสูตรนี้นับชั่วโมงด้านการบัญชี 3 ชั่วโมง ได้ทั้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ราคา 300 บาท รอบไตรมาส 4/2569 เปิดรับสมัครถึงวันที่ 18 ธันวาคม 2569 และต้องเรียนและสอบให้ผ่านภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2569 หนังสือรับรองจะออกหลังเจ้าหน้าที่ตรวจภาพยืนยันตัวตนระหว่างเรียน จึงควรเรียนให้จบล่วงหน้า

บทความนี้เรียบเรียงจากหลักการบัญชีและแนวปฏิบัติการควบคุมภายในที่ใช้ทั่วไป ตัวเลข ชื่อกิจการ และกรณีทุจริตในบทความเป็นตัวอย่างสมมติทั้งหมด ส่วนที่อ้างกฎหมายคือพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (ให้ไว้ ณ วันที่ 4 พฤษภาคม 2543 ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนด 90 วันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา ยกเลิกประกาศของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ 285 ลงวันที่ 24 พฤศจิกายน 2515) มาตรา 7 (4) มาตรา 8 มาตรา 12 และมาตรา 14 ตามฉบับที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเผยแพร่ บทความนี้ไม่ครอบคลุมประเด็นภาษีของรายการที่จ่ายจากเงินสดย่อย เช่น ภาษีซื้อหรือการหักภาษี ณ ที่จ่าย แนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากกรมสรรพากร หรือปรึกษาผู้ทำบัญชีของกิจการก่อนดำเนินการ

เปิดอ่านเอกสารต้นฉบับ: พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (ไฟล์บนเว็บไซต์กรมพัฒนาธุรกิจการค้า)