นับสต็อกสิ้นปี การตรวจนับสินค้าคงเหลือทำอย่างไร ใบตรวจนับควรมีอะไร นับไม่ตรงทำอย่างไร พร้อมเช็กลิสต์

บทความนี้พาวางแผนและคุมการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปีทีละช่วง ตั้งแต่ก่อนนับ วันนับ จนถึงหลังนับ พร้อมคอลัมน์ใบตรวจนับใน Excel ตัวอย่างบันทึกบัญชีปรับปรุง และเช็กลิสต์สรุปท้ายบท

นับสต็อกสิ้นปีคืออะไร ทำไมต้องตรวจนับสินค้าคงเหลือ

การนับสต็อกสิ้นปี หรือการตรวจนับสินค้าคงเหลือ คือการนับสินค้าที่เป็นของกิจการซึ่งมีอยู่จริง ณ วันสิ้นรอบปีบัญชีหรือวันที่ใกล้ที่สุด แล้วนำจำนวนที่นับได้ไปเทียบกับยอดในระบบหรือสต็อกการ์ด

ยอดสินค้าคงเหลือในงบการเงินควรสะท้อนของที่มีอยู่จริง แต่ยอดในระบบคลาดเคลื่อนได้ เช่น บันทึกรับหรือจ่ายตกหล่น บันทึกผิดหน่วย ของเสียที่ทิ้งไปโดยไม่ได้บันทึก หรือของสูญหาย การนับจึงเป็นจุดควบคุมที่ยืนยันว่าของที่บันทึกไว้มีอยู่จริง ของที่มีอยู่ถูกบันทึกครบ และชี้ของชำรุดเสื่อมสภาพ แต่จะยืนยันได้ก็ต่อเมื่อคุมขั้นตอนนับได้ ซึ่งเป็นเนื้อหาของหัวข้อถัดไป

ก่อนวันนับ วางแผนนับสต็อกให้ครบทุกพื้นที่

การนับที่ถูกต้องเริ่มจากการเตรียมก่อนวันนับ คือกำหนดวัน ออกคำสั่งนับเป็นลายลักษณ์อักษร ทำแผนผังพื้นที่ และเตรียมใบนับ

1. กำหนดวันนับ นับในวันสิ้นรอบปีบัญชีหรือใกล้ที่สุด ถ้านับวันอื่น ต้องมีบันทึกรับและจ่ายสินค้าระหว่างวันนับกับวันสิ้นงวดที่เชื่อถือได้ เพื่อปรับยอดที่นับได้ให้เป็นยอด ณ วันสิ้นงวด และยังต้องตรวจการตัดยอดเอกสารรับส่ง ณ วันสิ้นงวดอีกครั้ง กิจการที่ไม่มีสต็อกการ์ดควรนับให้ตรงวันสิ้นงวด
2. ออกคำสั่งนับ ระบุเวลาหยุดรับและส่งสินค้า ทีมนับและโซนที่รับผิดชอบ หน่วยนับของสินค้าแต่ละกลุ่ม วิธีนับของที่ต้องชั่ง ตวง วัด และสินค้าระหว่างผลิต (ถ้ามี) วิธีจัดการของชำรุดและของที่ไม่ใช่ของกิจการ และผู้ควบคุมการนับ
3. ทำแผนผังพื้นที่ แบ่งทุกจุดเก็บเป็นโซนที่มีรหัส รวมหน้าร้าน รถส่งของ และของที่เก็บไว้นอกสถานที่ แล้วมอบหมายโซนให้แต่ละทีม ไม่ให้มีพื้นที่ตกหล่นหรือนับซ้ำ
4. จัดของก่อนนับ รวมสินค้าชนิดเดียวกันไว้ด้วยกัน และติดป้ายแยกของที่บันทึกขายแล้วแต่รอส่งหรือรอลูกค้ามารับ ของที่ผู้อื่นนำมาฝากขาย และของชำรุด
5. เตรียมใบนับ พิมพ์ใบนับที่มีเลขที่เรียงต่อกัน และทำทะเบียนคุมใบนับ
6. แจ้งผู้เกี่ยวข้อง ส่งวันนับและคำสั่งนับให้ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีของกิจการ (ถ้ามี) ล่วงหน้า

แบ่งหน้าที่ ใครนับ ใครตรวจ ใครอนุมัติ

ผู้ดูแลคลังไม่ควรเป็นผู้นับหรือผู้จดจำนวนในพื้นที่ที่ตัวเองดูแล และไม่ควรปรับยอดสต็อกเอง เพราะเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงเมื่อของขาด

• ผู้ดูแลคลัง ชี้ตำแหน่งของและตอบคำถามระหว่างนับ แต่ไม่ลงจำนวนในใบนับ
• ทีมนับ นับเป็นคู่ คนหนึ่งนับ อีกคนจดและทวนจำนวน ควรเป็นพนักงานจากฝ่ายอื่น
• ผู้ตรวจหรือผู้ควบคุมการนับ ที่ไม่ได้ดูแลคลัง แจกและรับคืนใบนับตามทะเบียน นับซ้ำแบบสุ่ม และตรวจว่าทุกโซนนับครบ
• ผู้อนุมัติ เจ้าของหรือผู้บริหารที่ไม่ได้ดูแลคลัง อนุมัติผลต่างก่อนปรับยอด
• ผู้ทำบัญชี บันทึกบัญชีปรับปรุงตามผลที่อนุมัติแล้วเท่านั้น ส่วนการปรับจำนวนในโปรแกรมสต็อกหรือสต็อกการ์ดให้ทำโดยผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลคลัง ตามใบสรุปที่อนุมัติ

กิจการที่มีพนักงานไม่กี่คนอาจแยกครบทุกบทบาทไม่ได้ ทางที่ใช้ได้คือให้เจ้าของกิจการนับซ้ำแบบสุ่มและลงนามรับรองผลด้วยตัวเอง แล้วเก็บหลักฐานนั้นไว้ ถ้าเจ้าของดูแลคลังเอง ให้ผู้ทำบัญชีหรือบุคคลภายนอกเข้าร่วมนับซ้ำแบบสุ่ม วิธีนี้เป็นทางออกระหว่างที่ยังแยกหน้าที่ไม่ได้ และเป็นแนวคิดเดียวกับมาตรการชดเชย (Compensating Control) ในบทความ การแบ่งแยกหน้าที่ในระบบ IT (Segregation of Duties) ที่นักบัญชีควรรู้

วันนับ หยุดการเคลื่อนไหวและตัดยอดให้ชัด

ระหว่างนับไม่ควรมีสินค้าเข้าออก และควรจดเลขที่เอกสารรับและส่งสินค้าฉบับสุดท้ายก่อนเริ่มนับ เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตัดยอดได้ถูกงวด

• หยุดรับและส่งสินค้า ตามเวลาในคำสั่งนับ ของที่มาถึงหลังเวลานั้นให้วางแยกและไม่นับรวม ถ้าหยุดไม่ได้ ให้รับส่งผ่านจุดเดียว และจดทุกรายการพร้อมเวลา เพื่อนำมาปรับยอด
• จดเลขที่เอกสารฉบับสุดท้าย ของใบรับสินค้า ใบส่งของ ใบเบิกวัตถุดิบ ใบรับคืนหรือส่งคืนสินค้า และใบโอนย้ายระหว่างคลังหรือสาขา (ถ้ามี) ก่อนเริ่มนับ ผู้ทำบัญชีใช้เลขนี้ตรวจว่ารายการก่อนตัดยอดบันทึกครบ และรายการหลังตัดยอดไม่ถูกนับรวมในผลนับ
• นับโดยไม่เห็นยอดในระบบ ใบนับไม่ควรพิมพ์ยอดตามระบบไว้ ทีมนับจะได้นับของจริง ไม่ใช่ลอกตัวเลข
• นับทีละโซนตามแผนผัง นับเสร็จแล้วทำเครื่องหมายที่ชั้นวางหรือกองสินค้า ถ้าต้องแก้จำนวนในใบนับ ให้ขีดฆ่าแล้วเขียนใหม่พร้อมลงชื่อกำกับ ไม่ลบทิ้ง

ของที่ไม่ใช่ของเรา และของเราที่อยู่ที่คนอื่น

• ของที่ผู้อื่นนำมาฝากขาย ของที่ลูกค้าฝากไว้ และของที่บันทึกขายแล้วแต่ลูกค้ายังไม่มารับ ไม่ใช่สินค้าคงเหลือของกิจการ ให้นับและจดแยกพร้อมเลขที่เอกสารอ้างอิง (สัญญาฝากขาย ใบรับฝาก ใบกำกับภาษีหรือใบส่งของ) แล้วส่งรายการให้ผู้ทำบัญชีตรวจกับเอกสารว่าเป็นอย่างที่ติดป้ายไว้จริง และรายการขายบันทึกถูกงวด
• ของที่ลูกค้าสั่งหรือวางมัดจำไว้แต่ยังไม่ได้บันทึกขาย ยังเป็นของกิจการ ต้องนับรวม
• ของกิจการที่ฝากขายไว้กับร้านอื่น เก็บที่คลังภายนอก หรือส่งให้ผู้รับจ้างผลิตหรือซ่อม ยังเป็นของกิจการ ให้ไปนับหรือขอหนังสือยืนยันยอดจากผู้เก็บรักษา
• ของที่ซื้อแล้วยังอยู่ระหว่างขนส่ง หรือส่งออกแล้วแต่ลูกค้ายังไม่ได้รับ ให้ทำรายการพร้อมเลขที่เอกสารส่งผู้ทำบัญชีพิจารณาว่าเป็นของกิจการ ณ วันสิ้นงวดหรือไม่

ของชำรุด เสื่อมสภาพ หรือไม่เคลื่อนไหวนาน

นับแยกพร้อมระบุสภาพในใบนับ ไม่ทิ้งระหว่างนับ แล้วทำรายการส่งผู้ทำบัญชี เพราะของกลุ่มนี้ต้องนำไปพิจารณามูลค่าต่อตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กิจการใช้ (อยู่นอกขอบเขตของบทความนี้) ส่วนการทำลายหรือตัดจำหน่ายให้ขออนุมัติแยกต่างหาก คนนับดูไม่ออกว่าของไหนไม่เคลื่อนไหวนาน ผู้ทำบัญชีจึงควรดูรายงานอายุสินค้าจากระบบประกอบ

นับซ้ำแบบสุ่มก่อนปิดการนับ

ผู้ควบคุมการนับควรสุ่มนับซ้ำสองทาง ทางแรกเลือกรายการจากใบนับแล้วไปนับของจริง เพื่อยืนยันว่าของที่จดไว้มีอยู่จริง ทางที่สองเลือกของจากชั้นวางแล้วตามหาในใบนับ เพื่อยืนยันว่าของที่มีอยู่ถูกจดครบ ควรเน้นรายการมูลค่าสูง ถ้าสุ่มแล้วไม่ตรง ให้พิจารณานับใหม่ทั้งโซน

ก่อนเปิดให้สินค้าเคลื่อนไหวตามปกติ ผู้ควบคุมการนับควรรับใบนับคืนครบทุกเลขตามทะเบียน รวมทั้งใบที่ยกเลิกและใบที่ไม่ได้ใช้

ถ้ากิจการมีโปรแกรมสต็อกหรือสต็อกการ์ด ให้ผู้ควบคุมการนับเทียบผลนับกับยอดในระบบ ณ เวลาตัดยอดหลังรับใบนับคืน แล้วนับซ้ำรายการที่ผลต่างสูงก่อนเปิดให้สินค้าเคลื่อนไหว ผลนับซ้ำให้จดแยกและอ้างเลขที่ใบนับเดิม ไม่แก้ใบนับเดิม วิธีนี้ยังนับโดยไม่เห็นยอดได้ เพราะคนเทียบคือผู้ควบคุมการนับ ไม่ใช่ทีมนับ

ใบตรวจนับสินค้าคงเหลือควรมีอะไร ทำใน Excel อย่างไร

เอกสารหลักมีสามชุด คือใบนับ ทะเบียนคุมใบนับ และไฟล์กระทบยอด จะทำบนกระดาษหรือ Excel ก็ได้ แต่ใบนับที่ใช้หน้างานควรมีเลขที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า

ใบตรวจนับสินค้าคงเหลือหรือใบนับ ควรมีช่องต่อไปนี้

• เลขที่ใบนับ วันที่ รหัสโซนตามแผนผัง และตำแหน่งหรือชั้นวาง
• รหัสสินค้า ชื่อหรือรายละเอียดสินค้า และหน่วยนับ
• จำนวนที่นับได้ และจำนวนนับซ้ำกับผู้นับซ้ำ (ถ้ามี)
• สภาพ (ปกติ ชำรุด เสื่อมสภาพ) และหมายเหตุ
• ชื่อและลายมือชื่อผู้นับ ผู้จด และผู้ควบคุมการนับ

เขียนด้วยปากกา และขีดฆ่าบรรทัดว่างที่เหลือก่อนลงชื่อส่งคืน ของที่ไม่ใช่ของกิจการ (ของฝากขาย ของลูกค้า ของที่บันทึกขายแล้ว) ให้จดในใบนับแยกชุดหรือช่องแยก เพื่อไม่ให้ถูกรวมในยอดที่นับได้

ทะเบียนคุมใบนับ ควรมีช่องเลขที่ใบนับ โซน ทีมที่รับ เวลาแจก เวลารับคืน และสถานะ (ใช้แล้ว ยกเลิก ไม่ได้ใช้) ทุกเลขต้องมีที่ไป ใบที่หายคือจุดที่ต้องตามทันที

ไฟล์กระทบยอดสต็อกสินค้าใน Excel ควรมีคอลัมน์รหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วย ยอดตามระบบ ณ เวลาตัดยอด ยอดที่นับได้ (รวมจากทุกใบนับ) ผลต่างจำนวน (นับได้ลบยอดตามระบบ) ต้นทุนต่อหน่วย ผลต่างมูลค่า สาเหตุที่ตรวจพบ รายการแก้ที่ต้นเหตุ ผลต่างที่เหลือซึ่งใช้ขออนุมัติ และสถานะการอนุมัติ

เมื่อทำใน Excel ให้แยกชีตยอดตามระบบออกจากชีตที่กรอกผลนับ ล็อกเซลล์ที่เป็นสูตร และอ้างเลขที่ใบนับทุกบรรทัดที่กรอก เพื่อตามกลับไปหาใบนับต้นฉบับได้ รายการในไฟล์ต้องครอบคลุมทั้งรหัสที่มีในระบบและรหัสที่นับเจอแต่ไม่มีในระบบ รหัสที่ไม่มีในใบนับให้ถือว่านับได้ศูนย์ ไม่ปล่อยว่าง ยอดตามระบบให้ดึงหลังบันทึกเอกสารถึงเลขฉบับสุดท้ายครบ โดยผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลคลัง ให้อีกคนตรวจยอดที่คีย์กับใบนับ และเก็บไฟล์ฉบับที่อนุมัติเป็น PDF ไว้

นับแล้วไม่ตรง กระทบยอด หาสาเหตุ แล้วจึงขออนุมัติ

หัวข้อนี้ใช้กับกิจการที่มีโปรแกรมสต็อกหรือสต็อกการ์ด กิจการที่ใช้ระบบสิ้นงวดไม่มียอดให้เทียบ ผลนับจะกลายเป็นตัวเลขปลายงวดโดยตรง จึงต้องเน้นการนับซ้ำและการตัดยอดให้มากขึ้น

อย่าปรับยอดในระบบให้เท่ากับที่นับได้ทันที ให้หาสาเหตุก่อน เพราะผลต่างบางส่วนเป็นความผิดพลาดที่แก้ได้ที่รายการต้นเหตุ

1. ก่อนเทียบ ตรวจว่ามูลค่ารวมตามสต็อกการ์ดหรือโปรแกรมสต็อกเท่ากับยอดบัญชีสินค้าคงเหลือ แล้วเทียบยอดที่นับได้กับยอดในระบบ ณ เวลาตัดยอด เรียงรายการตามมูลค่าผลต่างโดยไม่สนเครื่องหมายบวกลบ และดูผลต่างจำนวนที่สูงผิดปกติด้วย (มักเป็นความผิดพลาดเรื่องหน่วยนับ)
2. ไล่สาเหตุที่เป็นไปได้ เช่น เอกสารรับหรือส่งที่ยังไม่บันทึกหรือบันทึกผิดงวด หน่วยนับไม่ตรงกัน (กล่องกับชิ้น) รหัสสินค้าสลับกัน นับซ้ำหรือนับตกบางโซน และของเสียที่ทิ้งไปโดยไม่ได้บันทึก
3. นับซ้ำรายการที่ผลต่างยังอธิบายไม่ได้ ถ้าสินค้าเคลื่อนไหวไปแล้ว ต้องย้อนปรับผลนับซ้ำด้วยรายการรับจ่ายหลังเวลาตัดยอด
4. ผลต่างที่มาจากรายการบันทึกผิด ให้แก้ที่รายการต้นเหตุ เช่น บันทึกรายการรับหรือส่งที่ตกไป เอกสารที่ใช้แก้ต้องเป็นเลขที่ไม่เกินเลขฉบับสุดท้ายที่จดไว้ตอนตัดยอด และให้ผู้อนุมัติเห็นรายการแก้เหล่านี้ในใบสรุปด้วย
5. ผลต่างที่เหลือ ทำใบสรุปพร้อมสาเหตุเท่าที่ตรวจได้ เสนอผู้อนุมัติที่ไม่ได้ดูแลคลังลงนาม ผลต่างที่สูงผิดปกติหรือเกิดซ้ำในสินค้ากลุ่มเดิมควรสอบสวนต่อ ไม่ใช่แค่อนุมัติปรับยอด
6. ผู้ทำบัญชีบันทึกบัญชีปรับปรุงตามใบสรุปที่อนุมัติแล้ว

กรณีสมมติ (ไม่ใช่เหตุการณ์จริง) ร้านวัสดุก่อสร้างนับปูนซีเมนต์ได้น้อยกว่ายอดในระบบ 40 ถุง เมื่อไล่เอกสารจากเลขที่ฉบับสุดท้ายที่จดไว้ พบใบส่งของ 1 ใบ จำนวน 40 ถุง ที่ส่งออกก่อนเริ่มนับแต่ยังไม่ได้บันทึกตัดสต็อก ผลต่างนี้จึงแก้ด้วยการบันทึกรายการส่งของที่ตกไป พร้อมตรวจว่ารายการขายของใบส่งของนี้บันทึกในงวดแล้ว ไม่ใช่บันทึกเป็นสินค้าขาด

ตัวอย่างบันทึกบัญชีปรับปรุงสินค้าคงเหลือ ระบบ Perpetual กับ Periodic

ระบบต่อเนื่อง (Perpetual) มียอดสินค้าในบัญชีตลอดเวลา จึงบันทึกเฉพาะผลต่าง ส่วนระบบสิ้นงวด (Periodic) ไม่มียอดสินค้าคงเหลือที่เป็นปัจจุบันระหว่างปี จึงใช้ยอดที่นับได้เป็นสินค้าคงเหลือปลายงวดแล้วคำนวณต้นทุนขายจากยอดนั้น

ตัวเลขทั้งหมดในหัวข้อนี้เป็นตัวอย่างสมมติ ไม่แยกภาษี และชื่อบัญชีให้ใช้ตามผังบัญชีของกิจการ

ระบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

ตัวอย่างสมมติ สินค้า ก ยอดตามระบบ 1,200 ชิ้น นับได้ 1,180 ชิ้น ขาด 20 ชิ้น ต้นทุนชิ้นละ 45 บาท ผลต่าง 900 บาท ส่วนสินค้า ข ยอดตามระบบ 300 กล่อง นับได้ 304 กล่อง เกิน 4 กล่อง ต้นทุนกล่องละ 120 บาท ผลต่าง 480 บาท ทั้งสองรายการตรวจแล้วไม่พบสาเหตุ และผู้อนุมัติลงนามแล้ว

สินค้า ก ขาด

• เดบิต ผลต่างจากการตรวจนับสินค้า 900 บาท
• เครดิต สินค้าคงเหลือ 900 บาท

สินค้า ข เกิน

• เดบิต สินค้าคงเหลือ 480 บาท
• เครดิต ผลต่างจากการตรวจนับสินค้า 480 บาท

ยอดสุทธิของบัญชีผลต่างจากการตรวจนับสินค้าเป็นเดบิต 420 บาท (900 − 480) ผู้ทำบัญชีนำไปแสดงเป็นต้นทุนขายหรือค่าใช้จ่ายตามนโยบายบัญชีของกิจการ

ระบบสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

ตัวอย่างสมมติ สินค้าคงเหลือต้นงวด 250,000 บาท ซื้อระหว่างปี 1,150,000 บาท รวมสินค้าที่มีไว้ขาย 1,400,000 บาท นับสต็อกสิ้นปีแล้วคำนวณมูลค่าตามวิธีราคาทุนที่กิจการใช้ได้ 310,000 บาท (ก่อนพิจารณามูลค่าของชำรุดเสื่อมสภาพ) ต้นทุนขายจึงเท่ากับ 1,400,000 − 310,000 = 1,090,000 บาท (ถ้ามีค่าขนส่งเข้า ส่งคืน หรือส่วนลดรับ ให้รวมในการคำนวณด้วย) รายการบันทึกสิ้นงวดเพื่อตั้งสินค้าปลายงวดและคำนวณต้นทุนขายมีได้หลายรูปแบบ (ทำเป็นรายการปรับปรุง หรือปิดเข้าบัญชีกำไรขาดทุน) ตัวอย่างนี้เป็นแบบหนึ่ง

• เดบิต สินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) 310,000 บาท
• เดบิต ต้นทุนขาย 1,090,000 บาท
• เครดิต สินค้าคงเหลือ (ต้นงวด) 250,000 บาท
• เครดิต ซื้อ 1,150,000 บาท

ระบบสิ้นงวดไม่มียอดตามบัญชีให้เทียบ สินค้าที่ขาดหายจึงรวมอยู่ในต้นทุนขายโดยไม่แยกให้เห็น และผลนับคือข้อมูลเดียวที่มี กิจการที่ใช้ระบบนี้ควรทำสต็อกการ์ดคู่ไว้อย่างน้อยกับสินค้ามูลค่าสูง

เก็บเอกสารการนับ และเตรียมพร้อมเมื่อผู้สอบบัญชีขอเข้าสังเกตการณ์

เอกสารการนับทั้งชุดควรเก็บรวมกับเอกสารประกอบการลงบัญชีของงวดนั้น ได้แก่

• คำสั่งนับและแผนผังพื้นที่
• ใบนับทุกเลขรวมใบที่ยกเลิก ทะเบียนคุมใบนับ และผลการนับซ้ำแบบสุ่มของผู้ควบคุมการนับ
• บันทึกเลขที่เอกสารรับส่งฉบับสุดท้าย และยอดตามระบบที่ดึง ณ เวลาตัดยอด
• รายการของฝากขาย ของลูกค้า และหนังสือยืนยันยอดจากผู้เก็บรักษาภายนอก
• ไฟล์กระทบยอด ใบสรุปผลต่างที่ลงนามอนุมัติ และรายการบันทึกบัญชีปรับปรุง

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 12 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (เช่น ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน และบริษัทจำกัด ตามมาตรา 8) ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน และมาตรา 14 ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี ส่วนเอกสารชนิดใดเป็นเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี มาตรา 7 (4) ให้อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นผู้ประกาศกำหนด บทความนี้ไม่ได้ยืนยันว่าเอกสารการนับแต่ละชิ้นเข้าข่ายตามประกาศนั้น

คำแนะนำในทางปฏิบัติคือ ส่งผลนับและใบสรุปผลต่างที่อนุมัติแล้วให้ผู้ทำบัญชีครบชุด ไม่ส่งแค่ยอดรวม เพราะเป็นหลักฐานที่ผู้ทำบัญชีใช้ลงรายการปรับปรุงสินค้าคงเหลือ และเก็บเอกสารการนับทั้งชุดไว้คู่กับเอกสารประกอบการลงบัญชีของงวดนั้น ส่วนวิธีเก็บและการนับระยะเวลาอ่านต่อได้ที่ วิธีจัดเก็บเอกสารทางบัญชี เก็บกี่ปี เก็บไฟล์ได้ไหม

ถ้ากิจการมีผู้สอบบัญชี ผู้สอบบัญชีอาจขอเข้าสังเกตการณ์การนับ ข้อแนะนำในการเตรียมตัว

• ถ้ายังไม่ได้แต่งตั้งผู้สอบบัญชีของปีนี้ ให้ติดต่อผู้สอบบัญชีที่จะสอบงบปีนี้ก่อนวันนับ เพราะถ้าไม่ได้สังเกตการณ์ ผู้สอบบัญชีอาจต้องใช้วิธีอื่นที่ยุ่งยากกว่า เช่น ขอนับใหม่ภายหลังแล้วย้อนยอดกลับ
• แจ้งวันเวลาและสถานที่นับทุกแห่ง พร้อมส่งคำสั่งนับให้ผู้สอบบัญชีล่วงหน้า
• เตรียมทะเบียนคุมใบนับและเลขที่เอกสารรับส่งฉบับสุดท้ายให้ดูได้ในวันนับ
• เปิดให้ผู้สอบบัญชีนับทดสอบได้ ยินยอมให้ถ่ายสำเนาใบนับ และจดรายการที่ผู้สอบบัญชีนับไว้
• หลังปิดการนับ ไม่แก้ใบนับเดิม ผลนับซ้ำให้บันทึกแยกพร้อมอ้างเลขที่ใบนับเดิม

เช็กลิสต์นับสต็อกสิ้นปี

ก่อนนับ

• กำหนดวันนับให้ใกล้วันสิ้นรอบปีบัญชีที่สุด
• ออกคำสั่งนับเป็นลายลักษณ์อักษร แจ้งทีมนับ ผู้ทำบัญชี และผู้สอบบัญชี (ถ้ามี)
• ทำแผนผังโซนให้ครบทุกจุดเก็บ และติดป้ายแยกของที่บันทึกขายแล้ว ของฝากขาย และของชำรุด
• เตรียมใบนับเลขรันกับทะเบียนคุมใบนับ และมอบหมายทีมนับที่ไม่ใช่ผู้ดูแลคลัง
• นัดนับหรือขอหนังสือยืนยันยอดของกิจการที่อยู่นอกสถานที่

วันนับ

• หยุดรับส่งสินค้า และจดเลขที่เอกสารรับส่งฉบับสุดท้าย
• แจกใบนับตามทะเบียน นับเป็นคู่ทีละโซน โดยไม่เห็นยอดในระบบ
• จดของชำรุดในใบนับพร้อมสภาพ และจดของที่ไม่ใช่ของกิจการแยกชุดพร้อมเลขที่เอกสาร
• นับซ้ำแบบสุ่มสองทาง เน้นรายการมูลค่าสูง
• รับใบนับคืนครบทุกเลข เทียบผลนับกับระบบและนับซ้ำรายการผลต่างสูงก่อนเปิดคลัง (ถ้ามีระบบ)

หลังนับ

• ผู้ทำบัญชีตรวจการตัดยอดรับส่งจากเลขที่เอกสารฉบับสุดท้าย
• กระทบยอดกับระบบหรือสต็อกการ์ด ณ เวลาตัดยอด หาสาเหตุ และนับซ้ำรายการที่ยังอธิบายไม่ได้ (ถ้ามีระบบ)
• แก้รายการต้นเหตุ แล้วสรุปผลต่างที่เหลือให้ผู้อนุมัติลงนาม ก่อนบันทึกบัญชีปรับปรุง
• ส่งรายการของฝากขาย ของลูกค้า และของที่บันทึกขายแล้วให้ผู้ทำบัญชีตรวจกับเอกสาร
• ส่งรายการของชำรุดและเสื่อมสภาพให้ผู้ทำบัญชีพิจารณามูลค่า
• เก็บเอกสารการนับทั้งชุดรวมกับเอกสารประกอบการลงบัญชี

ขั้นตอนทั้งหมดข้างบนเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายในสินค้าคงเหลือ ซึ่งใช้หลักชุดเดียวกับการควบคุมภายในของงานส่วนอื่น เช่น การแบ่งแยกหน้าที่ การอนุมัติ และการกระทบยอด ถ้าอยากเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังหลักเหล่านี้ cpdclass มีหลักสูตร e-Learning ความรู้พื้นฐานของระบบการควบคุมภายในสำหรับนักบัญชี นับชั่วโมงด้านการบัญชี 3 ชั่วโมง ได้ทั้งผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ราคา 300 บาท รอบนี้เปิดรับสมัครถึงวันที่ 18 ธันวาคม 2569 และเรียนได้ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2569 ชั่วโมงจากหลักสูตรนี้ยังไม่ครบเกณฑ์ชั่วโมงทั้งปีของทั้งสองกลุ่ม

บทความนี้อ้างอิงพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (ให้ไว้ ณ วันที่ 4 พฤษภาคม 2543 มีผลใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดเก้าสิบวันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา ตามมาตรา 2 ยกเลิกประกาศของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ 285) มาตรา 7 (4) มาตรา 8 มาตรา 12 และมาตรา 14 ตามฉบับที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเผยแพร่ ส่วนอื่นทั้งหมด ได้แก่ ขั้นตอนการตรวจนับ การแบ่งหน้าที่ ใบนับ เช็กลิสต์ การเตรียมรับผู้สอบบัญชี คำแนะนำให้ส่งและเก็บเอกสารการนับทั้งชุด และรูปแบบรายการบันทึกบัญชี เป็นแนวปฏิบัติทั่วไปด้านการควบคุมภายในและการบัญชี ไม่ใช่ข้อกฎหมาย ตัวเลขและกรณีในบทความเป็นตัวอย่างสมมติ และบทความไม่ครอบคลุมประเด็นภาษีกับวิธีวัดมูลค่าสินค้าคงเหลือ แนะนำให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการก่อนนำไปใช้

เปิดอ่านเอกสารต้นฉบับ: พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (ฉบับที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเผยแพร่)